Kompletowanie danych i dokumentów niezbędnych do nawiązania stosunku pracy

Zatrudnienie w warunkach spełniających pięć znamion stosunku pracy:

• praca określonego rodzaju,
• praca na rzecz pracodawcy,
• praca pod kierownictwem pracodawcy,
• praca w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę,
• praca za wynagrodzeniem,

jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.

Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu znamion stosunku pracy.

Kto może być pracownikiem?

Pracownikiem może być osoba, która ukończyła 18 lat. Wyjątek stanowi osoba, która ukończyła 15 rok życia, jeśli praca miałaby być wykonywana na warunkach określonych w dziale dziewiątym kodeksu pracy, pod warunkiem, że:

• ukończył on co najmniej ośmioletnią szkołę podstawową,
• przedstawi świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża jego zdrowiu.

Osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych może bez zgody przedstawiciela ustawowego nawiązać stosunek pracy oraz dokonywać czynności prawnych, które dotyczą tego stosunku. Jednakże gdy stosunek pracy sprzeciwia się dobru tej osoby, przedstawiciel ustawowy za zezwoleniem sądu opiekuńczego może stosunek pracy rozwiązać.

Przed podpisaniem umowy o pracę mamy prawo żądać od pracownik, aby dostarczył nam następujące dokumenty:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy,
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy obejmujących rok kalendarzowy, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• świadectwo lub świadectwa ukończenia szkoły potwierdzające wykształcenie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
• orzeczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Przed podpisaniem umowy o pracę mamy prawo żądać od pracownik, aby podał nam następujące dane osobowe:

• imię (imiona) i nazwisko,
• imiona rodziców,
• datę urodzenia,
• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
• wykształcenie,
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa powyżej, także:

• numeru PESEL,
• innych danych jeśli jest to konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci z uwagi na konieczność ustalenia uprawnień związanych z rodzicielstwem).
• innych danych jeśli wynika to z odrębnych przepisów.

Udostępnienie w/w danych następuje w formie oświadczenia i podlegają one ochronie w myśl przepisów „Ustawy o ochronie danych osobowych  z dnia 29.08.1997 r.”

Kompletowanie dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika

Stosunek pracy jest relacją zachodzącą pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w ramach której strony posiadają wzajemne zobowiązania. Dotyczą one zarówno praw jak i obowiązków dotyczących stron stosunku pracy, czyli pracownika i pracodawcy.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Pracodawca jest zobowiązany do weryfikacji i zapewnienia uprawnień pracowniczych oraz poprawnego dokumentowania przysługujących pracownikowi świadczeń i przywilejów. I tak do jego obowiązków zaraz po zawarciu stosunku pracy należy:

• uzyskanie od pracownika wypełnionego kwestionariusz osobowego dla pracownika,
• zapoznanie pracownika z obowiązującym u danego pracodawcy regulaminem pracy (o ile dotyczy),
• przeszkolenie pracownika w zakresie BHP i ppoż.,
• zapoznanie pracownika z zakresem obowiązków,
• zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego w ciągu 7 dni  od daty zatrudnienia,
• uzyskanie od pracownika PIT-2 – przed terminem wypłaty pierwszego wynagrodzenia,
• uzyskanie od pracownika oświadczenie o wysokości osiągniętego przychodu – przed terminem wypłaty pierwszego wynagrodzenia,
• uzyskanie zgody pracownika na przekazanie wynagrodzenia na rachunek bankowy,
• ustalenie uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• w przypadku adnotacji, w świadectwie pracy przedłożonym przez pracownika, o zajęciu wynagrodzenia powiadomienie zakładu pracy, który to świadectwo wystawił oraz właściwego komornika  o zatrudnieniu w/w pracownika zgodnie z Art. 884 § 3 Kodeksu postępowania cywilnego),
• w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę poinformowanie pracownika na piśmie o: obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, przysługującym wymiarze urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty. A jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy również o: porze nocnej obowiązującej u danego pracodawcy, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Mam też dla Ciebie coś specjalnego

Wymienione wyżej dokumenty przygotowałam do pobrania w pakiecie startowym dla nowego pracownika. Kliknij w poniższą grafikę i skompletuj teczkę kadrowej/kadrowego.

Podstawa prawna:

1. Rozporządzenie MP i PS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U z 1996  nr 62 poz. 286 z późniejszymi zmianami)
2. Art. 22¹ § 1 i § 2 Kodeksu Pracy