timestamp
30 grudnia 2018
timestamp
29
...

Akta osobowe po 1 stycznia 2019 roku

timestamp
30 grudnia 2018
timestamp
29
...

Akta osobowe i dokumentacja pracownicza po 1 stycznia 2019 roku to jeden z najgorętszych tematów poruszanych w ostatnich dniach i tygodniach przez kadrowców. Mnożą się pytania o to jak będą wyglądały akta osobowe po Nowym Roku, czy musimy dostosować dokumentację dotychczasowych pracowników do nowych przepisów. Pytań jest mnóstwo a czasu mało. Postaram się więc przybliży nieco tę tematykę w cyklu kilku kolejnych artykułów. Dzisiaj zapraszam na pierwszy z nich.

Akta osobowe, ich zawartość oraz sposób prowadzenia po 1 stycznia to często wywoływany temat na moim funpage, w grupie oraz wśród uczestników Akademii Online i właśnie aktom osobowym chciałabym poświęcić dzisiejszy wpis. Omówię w nim obowiązki pracodawcy związane prowadzeniem akt osobowych pracownika. Wkrótce kolejne publikacje w tematyce dokumentacji pracowniczej, śledź mój blog i zasubskrybuj, a nie ominie Cię żaden wpis.

Zgodnie z Art. 94. Pracodawca jest zobowiązany:

  • prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników
  • przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Z dniem 01 stycznia 2019 roku wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, regulujące m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca jest zobowiązany prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.  Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

  • część A
  • część B
  • część C
  • część D

Co powinny zawierać akta osobowe w poszczególnych częściach?

W części A pracodawca gromadzi i przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy), które pracownik przedkłada pracodawcy przed nawiązaniem stosunku pracy.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika (jeśli prowadzone są w postaci papierowej) odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. To całkowita nowość, dotychczasowe przepisy nie nakazywały pracodawcy poświadczenia za zgodność z oryginałem odpisów i kopii dokumentów.

W części B pracodawca gromadzi i przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f) potwierdzenie poinformowania pracownika:

– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),

– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),

– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821eKodeksu pracy),

o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867Kodeksu pracy),

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891Kodeksu pracy),

q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741Kodeksu pracy),

r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 10111 Kodeksu pracy),

t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 15176 Kodeksu pracy),

u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

W części C pracodawca gromadzi i przechowuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

d) kopię wydanego świadectwa pracy,

e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 10121 Kodeksu pracy),

g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

W części D (to nowa część w aktach, która pojawiła się wraz z nowym rozporządzenie) pracodawca gromadzi i przechowuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. W tej części akt osobowych będziemy przechowywać kary upomnienia, kary nagany i kary pieniężne.

Zasady prowadzenia dokumentacji, czyli akta osobowe “po nowemu”.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje, a każda z części akt osobowych powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, które są powiązane ze sobą tematycznie (np. kolejno zawierane umowy o pracę), można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Tu przypominam, że karę uważa się za niebyła i usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika (tych prowadzonych w postaci papierowej) odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. To całkowita nowość, dotychczasowe przepisy nie nakazywały pracodawcy poświadczenia za zgodność z oryginałem odpisów i kopii dokumentów.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Czy akta osobowe dotychczasowych pracowników musimy dostosować do zmian?

Nowe przepisy dotyczące zakresu i sposobu prowadzenia akt osobowych stosujemy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.

Akta osobowe pracowników pozostających w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia w stosunku pracy lub pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., zgromadzone przed 1 stycznia 2019 r. prowadzi się według dotychczas obowiązujących zasad. Sukcesywnie jednak z chwilą pojawienia się nowych dokumentów w aktach osobowych będziemy je już “gromadzić” po nowemu.

Rozporządzenie mówi bowiem, że do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

Oczywiście Pracodawcy mogą dostosować akta osobowe pracowników do nowych regulacji, nie mają jednak takiego obowiązku.

A co musimy zmienić o w jakim terminie?

Zgodnie z nowym rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunki zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Co prawda do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, stosuje się dotychczasowe przepisy w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych, jednak pracodawca ma obowiązek dostosowania warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w nowym rozporządzeniu w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów.

A już wkrótce …

Już wkrótce kolejny wpis na temat zakresu i sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem, o czym też bardzo szczegółowo opowiadam w Kursie KADRY Akademii Online “O kadrach i płacach z pasją”.

Koniecznie zostaw komentarz i napisz proszę, czy materiały które dla Ciebie przygotowuję są pomocne i wartościowe. Co Ci się podoba a co mogłabym zrobić lepiej. Śledź mój blog i zasubskrybuj BLOG, zapisz się na Newsletter a nie ominie Cię żaden wpis.

akademia image
butterflies
Więcej informacji na temat akta osobowe i dokumentacja pracownicza znajdziesz w mojej Akademii Online

29 komentarzy do "Akta osobowe po 1 stycznia 2019 roku"

  1. Bardzo przyjemnie i zrozumiale się czyta, w przeciwieństwie o wielu artykułów dostępnych na różnych portalach. Czekam na kolejne części!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *