timestamp
1 stycznia 2019
timestamp
15
...

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli ewidencja czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku

timestamp
1 stycznia 2019
timestamp
15
...

Akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy po 1 stycznia 2019 roku to jeden z najgorętszych tematów poruszanych w ostatnich dniach i tygodniach przez kadrowców. Mnożą się pytania o to jak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy po Nowym Roku, czy musimy dostosować dokumentację dotychczasowych pracowników do nowych przepisów. Pytań jest mnóstwo a czasu mało. Postanowiłam więc więc przybliżyć nieco tę tematykę w cyklu kilku kolejnych artykułów. Dzisiaj zapraszam na kolejny z nich. Omówię w nim obowiązki pracodawcy związane prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Wkrótce kolejne publikacje w tematyce dokumentacji pracowniczej, śledź mój blog i zasubskrybuj, a nie ominie Cię żaden wpis.

Pierwszy wpis dotyczył sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.

Zgodnie z Art. 94. Pracodawca jest zobowiązany

  • prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników
  • przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Z dniem 01 stycznia 2019 roku wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, regulujące m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, a każdy dzień wolny od pracy powinien być oznaczony z jakiego tytułu wystąpił, czy jest to np. wolne za niedzielę, wolne za święto, wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, czy może „zwykły” dzień harmonogramowo wolny od pracy.

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia.

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w poprzednim stanie prawnym ustawodawca wyraźnie wskazywał sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie „Karty ewidencji czasu pracy”, aktualnie ustawodawca wskazuje jedynie zakres ewidencji a nie wskazuje formy czy dokumentu w jakim taka ewidencja powinna się odbywać.

b) wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, tzw. wnioski o wyjścia prywatne. Do lamusa odchodzą więc często stosowane w formach tzw. książki wyjść czy „przepustek”.

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

Zgodnie z § 8a poprzedniego rozporządzenia (Dz.u. 62 poz. 286 z 1996 r.), do karty ewidencji czasu pracy pracownika należało obowiązkowo dołączyć jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, aktualnie takiego zapisu w rozporządzeniu brak. Czy ministerstwo przeoczyło ten ważny szczegół, czy wystarczy sama ewidencja zdarzenia? A to przecież niezwykle ważny dokument. Zamierzam wystąpić w tym temacie o oficjalne stanowisko do ministerstwa. Jak tylko otrzymam odpowiedź na pewno się nią podzielę.

c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy), to całkowicie nowy obowiązek dokumentacyjny.

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, tu z całą pewnością umieścimy polecenie pracy w nadgodzinach czy  dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi dyżuru. A może w tym miejscu należałoby też umieścić wnioski o odbiór nadgodzin? jak tylkom otrzymam odpowiedź jakie były intencje ustawodawcy na pewno się podzielę.

d) zgoda:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dotychczasowych pracowników musi zostać dostosowana do zmian?

Nowe przepisy dotyczące zakresu i sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stosujemy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.

Dokumentację zgromadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników pozostających w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia w stosunku pracy lub pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., prowadzi się według dotychczas obowiązujących zasad. Sukcesywnie jednak z chwilą pojawienia się nowych dokumentów będziemy je już “gromadzić” po nowemu.

Rozporządzenie mówi bowiem, że do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

Do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonych w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

Oczywiście Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników do nowych regulacji, nie mają jednak takiego obowiązku. Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest prowadzenie od 1 stycznia jednolite prowadzenie dokumentacji dla wszystkich zatrudnionych pracowników chociażby ze względu na standaryzację dokumentów czy funkcjonalności  narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.

Nowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli co musimy zmienić i w jakim terminie?

Zgodnie z nowym rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunki zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Co prawda do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, stosuje się dotychczasowe przepisy w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych, jednak pracodawca ma obowiązek dostosowania warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w nowym rozporządzeniu w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów.

A już wkrótce …

Już wkrótce kolejny wpis na temat szczególnych wymagań dotyczących prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych w postaci elektronicznej, o czym też bardzo szczegółowo opowiadam w Kursie KADRY Akademii Online “O kadrach i płacach z pasją”.

Koniecznie zostaw komentarz i napisz proszę, czy materiały które dla Ciebie przygotowuję są pomocne i wartościowe. Co Ci się podoba a co mogłabym zrobić lepiej. Śledź mój blog i zasubskrybuj BLOG, zapisz się na Newsletter a nie ominie Cię żaden wpis.

Zobacz też koniecznie …

Wpis dotyczący sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.

akademia image
butterflies
Więcej informacji na temat dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz ewidencji czasu pracy znajdziesz w mojej Akademii Online

15 komentarzy do "Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli ewidencja czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku"

  1. czy “Rozdział 7 Przepisy przejściowe i końcowe § 19. Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek
    pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.” oznacza, że ewidencja czasu pracy może na ta chwile nie zawierać godzin rozpoczęcie i zakończenia pracy a dopiero w ciągu 12 miesięcy pracodawca musi taką ewidencję wprowadzić?

  2. Dziękuję bardzo za ten komentarz do zmian. Uporządkowuje w sytuacji małej ilości czasu na wprowadzenie zmian w dokumentacji po wejściu przepisów w życie.
    Choć nadal mam wątpliwość, czy np ewidencję czasu pracy z zaznaczeniem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy prowadzić można tylko dla nowozatrudnionych, a dla dotychczasowych bez takich szczegółów.

  3. Dziękuję bardzo za ten artykuł. Mnie też interesuje jeszcze temat harmonogramów pracy. Czy można prowadzić je razem dla wszystkich czy dla każdego pracownika osobno?

  4. Witam, prowadzenie nowej karty ewidencji czasu pracy nie jest dla mnie do końca jasne. Nie wiem jak rozróżnić pozycje zwolnienia od pracy od usprawiedliwionych nieobecności. W które z tych pół wpisać np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, bezpłatny czy chorobę, opiekę. Mam też problem z pozycją dni wolne od pracy. Zupełnie nie wiem o co w niej chodzi i w jaki sposób miałabym ją wypełniać. Byłabym bardzo wdzięczna za wyjaśnienie.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *