fbpx

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli ewidencja czasu pracy po 1 stycznia 2019 roku

1 stycznia 2019
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy po 1 stycznia 2019 roku to jeden z najgorętszych tematów poruszanych w ostatnich dniach i tygodniach przez kadrowców.

Mnożą się pytania o to jak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy po Nowym Roku, czy musimy dostosować dokumentację dotychczasowych pracowników do nowych przepisów. Pytań jest mnóstwo a czasu mało. Postanowiłam więc przybliżyć nieco tę tematykę w cyklu kilku kolejnych artykułów. Dzisiaj zapraszam na kolejny z nich. Omówię w nim obowiązki pracodawcy związane prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. 

Pierwszy wpis dotyczył sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.

Zgodnie z Art. 94. Pracodawca jest zobowiązany

  • prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników
  • przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;

Z dniem 01 stycznia 2019 roku wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, regulujące m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmuje:

1. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:
  • ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:
    • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
    • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
    • liczbie godzin nadliczbowych,
    • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, a każdy dzień wolny od pracy powinien być oznaczony z jakiego tytułu wystąpił, czy jest to np. wolne za niedzielę, wolne za święto, wolne z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, czy może „zwykły” dzień harmonogramowo wolny od pracy,
    • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, to całkowita nowość dotychczas ewidencja czasu pracy musiała zawierać tylko ilość godzin bez konieczności podawania godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsca jego pełnienia,
    • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
    • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
    • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
    • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, że w poprzednim stanie prawnym ustawodawca wyraźnie wskazywał sposób prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie „Karty ewidencji czasu pracy”, aktualnie ustawodawca wskazuje jedynie zakres ewidencji a nie wskazuje formy czy dokumentu w jakim taka ewidencja powinna się odbywać.

  • wnioski pracownika dotyczące:
    • udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, tzw. wnioski o wyjścia prywatne. Do lamusa odchodzą więc często stosowane w formach tzw. książki wyjść czy „przepustek”,
    • ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),
    • ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
    • stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
    • stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
    • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
    • stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych.

Zgodnie z § 8a poprzedniego rozporządzenia (Dz.u. 62 poz. 286 z 1996 r.), do karty ewidencji czasu pracy pracownika należało obowiązkowo dołączyć jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, aktualnie takiego zapisu w rozporządzeniu brak. Czy ministerstwo przeoczyło ten ważny szczegół, czy wystarczy sama ewidencja zdarzenia? A to przecież niezwykle ważny dokument. 

  • Dokumenty związane:
    • ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), dotychczas dokumenty te zwyczajowo wyłączane były do części B akt osobowych,
    • z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy), to całkowicie nowy obowiązek dokumentacyjny,
    • z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, tu z całą pewnością umieścimy polecenie pracy w nadgodzinach czy dokumenty związane z powierzeniem pracownikowi dyżuru. 
  • zgoda:
    • pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
    • pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy),
2. Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
3. Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);
4. Kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

Czy dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy dotychczasowych pracowników musi zostać dostosowana do zmian?

Nowe przepisy dotyczące zakresu i sposobu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy stosujemy w odniesieniu do pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019r.

Dokumentację zgromadzoną w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników pozostających w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia w stosunku pracy lub pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., prowadzi się według dotychczas obowiązujących zasad. Sukcesywnie jednak z chwilą pojawienia się nowych dokumentów będziemy je już „gromadzić” po nowemu.

Rozporządzenie mówi bowiem, że do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

Do zakresu kart ewidencji czasu pracy prowadzonych w dniu wejścia w życie nowego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

Oczywiście Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników do nowych regulacji, nie mają jednak takiego obowiązku. Z pragmatycznego punktu widzenia wskazane jest prowadzenie od 1 stycznia jednolite prowadzenie dokumentacji dla wszystkich zatrudnionych pracowników chociażby ze względu na standaryzację dokumentów czy funkcjonalności  narzędzi do planowania i rozliczania czasu pracy czy systemów kadrowo-płacowych.

Nowa dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli co musimy zmienić i w jakim terminie?

Zgodnie z nowym rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek zapewnienia odpowiednich warunki zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Co prawda do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie nowych przepisów, stosuje się dotychczasowe przepisy w zakresie sposobu prowadzenia akt osobowych, jednak pracodawca ma obowiązek dostosowania warunków przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w nowym rozporządzeniu w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów.

Zobacz też koniecznie

Wpis dotyczący sposobu i zakresu prowadzenia akt osobowych po 1 stycznia 2019 roku.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 12,000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

„O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!