fbpx

Informacja o warunkach zatrudnienia na podstawie Art. 29 § 3 Kodeksu Pracy i konieczność jej aktualizacji

24 marca 2019
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Jednym z obowiązków pracodawcy jest poinformowanie pracownika w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o warunkach zatrudnienia.  Termin ten liczony jest od dnia zawarcia umowy, a nie rozpoczęcia stosunku pracy.

Co powinna zawierać kompletna informacja?

Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu Pracy pracodawca w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę informuje pracownika na piśmie o:

  • obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  • przysługującym wymiarze urlopu wypoczynkowego,
  • długości okresu wypowiedzenia,
  • układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty,

Pobierz wzór informacji dla “dużego” pracodawcy: TUTAJ

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy (tzn. pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników) informuję pracownika na piśmie w ciągu 7 dni również o:

  • porze nocnej obowiązującej u danego pracodawcy,
  • miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
  • sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
  • sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pobierz wzór informacji dla “małego” pracodawcy: TUTAJ

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa powyżej, może nastąpić również przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

A co jeśli warunki ulegają zmianie?

Pracodawca informuje pracownika na piśmie również o zmianie jego warunków zatrudnienia, objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Poinformowanie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia, może nastąpić ponownie jak w pierwszym przypadku przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

W praktyce jednak ponowne poinformowanie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia bywa trudne i kłopotliwe, jak bowiem technicznie dopilnować, by terminowo wystawić nowy dokument  kiedy pracownikowi zmienia się okres wypowiedzenia przy umowie na czas  określony lub nieokreślony, czy wymiar urlopu z upływem 10 lat pracy.

Od czasu obowiązywania przepisu, czyli od 23 czerwca 2006 r.  kadrowcy głowili się jak ułatwić sobie pracę, jak udzielić pracownikowi informacji spójnej i na tyle bezpiecznej, by nie było konieczności produkowania kolejnej „papirologii”.

Po prawie siedmiu latach doczekaliśmy się oficjalnego stanowiska MPiPS w tej sprawie. Skutecznym rozwiązaniem, jest już bez wątpienia stosowane przez wielu praktyków rozwiązanie polegające na wcześniejszym informowaniu pracownika w pierwotnym dokumencie, o dniu w którym nastąpi automatyczna zmiana  warunków zatrudnienia (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia). W takim przypadku ponowne informowanie pracownika w momencie, gdy zapowiedziana zmiana dokona się zdaniem MP i PS jest zbyteczne.

Poniżej przedstawiam szczegółową treść stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 22 lutego 2013 r.

„(…) Odnosząc się więc do samej formy poinformowania pracownika o warunkach jego zatrudnienia, powołany wyżej przepis wskazuje jedynie, iż może to się odbyć w dwojaki sposób, a mianowicie w postaci szczegółowego opisania sytuacji pracownika w powołanym wyżej zakresie, bądź też odesłania do odpowiednich przepisów prawa pracy, które taką sytuację normują. Natomiast regulacja ta nie precyzuje, jaką formułę informacji należy przyjąć w pierwszym z wymienionych przypadków.

W związku z powyższym można uznać, iż jeżeli pracodawca poinformował pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych  warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne.

Przekazanie takiej informacji, zgodnie z brzmieniem art. 29 § 32 Kodeksu pracy będzie natomiast konieczne w sytuacji, w której pracodawca poinformował pracownika, po zawarciu z nim umowy o pracę, jedynie o jego bieżących warunkach zatrudnienia, jak również w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na zmianę warunków zatrudnienia pracownika, których nie można było przewidzieć w momencie nawiązania stosunku pracy (…)”.

Innego zdania jest jednak Główny Inspektorat Pracy, który uznał (w stanowisku z 10 maja 2013 r., sygn. GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP), że nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu. Zdaniem GIP aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika.

Poniżej przedstawiam szczegółową treść Pisma Głównego Inspektoratu Pracy z 10 maja 2013 r. w sprawie aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia (GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP).

„W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy obowiązek wskazany w przepisie art. 29 § 32 i 33 Kodeksu pracy, powinien być realizowany w chwili zaistnienia zmian w warunkach zatrudnienia. Sformułowanie „(…) niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian” jednoznacznie wskazuje, że chodzi o informację o zaistniałej zmianie, a nie zmianie, która ma dopiero nastąpić.

Celem wskazanego przepisu jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. Przyjęcie założenia, że pracownik miałby pamiętać o pouczeniu sprzed kilku lat, kłóciłoby się zarówno z wykładnią gramatyczną, jak i celowościową, przytoczonego przepisu.

W związku z tym Główny Inspektorat Pracy stoi na stanowisku, że nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika (w szczególności dotyczy to upływu okresu 6 miesięcy i 3 lat zatrudnienia u danego pracodawcy, w odniesieniu do okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz upływu 10 lat zatrudnienia – w odniesieniu do wymiaru urlopu wypoczynkowego).”

Rozbieżności w stanowiskach urzędowych MPiPS oraz GIP nie ułatwiają „kadrowcom” znalezienia właściwego rozwiązania. Jednak warto zwrócić uwagę, że ewentualne błędy w zakresie aktualizacji informacji nie stanowią wykroczenia, a tym samym nie grozi za nie grzywna. A zatem działaniem zalecanym jest wybór praktyki dogodniejszej dla danego pracodawcy.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 12,000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

„O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego Moniki Smulewicz jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!