fbpx

ZFŚS a RODO – zmiany od 4 maja 2019 r.

5 maja 2019
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
ZFŚS a RODO to ostatnio gorący temat wśród kadrowców i menedżerów. Co wolno pracodawcy a czego nie? Jakich dokumentów może żądać, aby ustalić uprawnienia do świadczeń? Oto jest pytanie. Za chwilę wszystko będzie jasne, zacznijmy jednak od podstaw.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest zabezpieczenie (oczywiście stosownie do możliwości i warunków) potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników. Obowiązek ten wynikający z Art. 16 kodeksu pracy, został szczegółowo uregulowany w Ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Zasady zabezpieczania potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników

Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, natomiast pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Pozostali pracodawcy (zatrudniający poniżej 50 pracowników) mogą tworzyć ZFŚS  lub wypłacać świadczenie urlopowe. Zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS.

Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

ZFŚS a RODO – o co wolno prosić pracownika a o co nie?

Art.  8. Ustawy o ZFŚS określa kryteria przyznawania ulg i świadczeń oraz ustalania wysokości dopłat,  a od 4 maja 2019 r. także zasady przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych osób uprawnionych do korzystania z funduszu.

Przyjrzyjmy się więc uważnie nowym przepisom. I zastanówmy co pracodawcy wolno a czego nie w kontekście ZFŚS a RODO.

Po pierwsze

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania informacji podanych przez pracownika w poświadczeniu.

Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

To bardzo waży zapis, który raz na zawsze zamknie dyskusje o tym, czy pracodawca ma prawo zadać informacji dotyczących wysokości wynagrodzenia współmałżonka, czy innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym. Ponadto pracodawca ma teraz bezsprzeczne prawo zadania dokumentacji medycznej, ale tylko takiej która jest niezbędna do udokumentowania uprawnienia do świadczenia. Może to być np. zaświadczenie wystawione przez lekarza prowadzącego.

Po drugie

Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.

Po trzecie

Pracodawca przetwarza dane osobowe, osoby uprawnionej do świadczeń z ZFŚS, przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Po czwarte

Pracodawca ma teraz nowy obowiązek, a mianowicie zostało on zobligowany do dokonania przeglądu danych osobowych, niezbędnych do przyznania świadczenia, nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

I po piąte

Bardzo istotne, po dokonaniu takiego rocznego przeglądu, Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w Ustawie o ZFŚS.

Zobacz też koniecznie

Wpis o tym, jakie zmiany w kontekście RODO wprowadzono do kodeksu pracy. 

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 12,000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

„O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!

Nowy Kurs!

Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy.
zobacz →

Dokumentacja pracownicza i ewidencja czasu pracy

20 stycznia 2020
ZOBACZ →

9-miesięczny program rozwoju zawodowego 700 zł taniej!