fbpx

Wgląd w akta osobowe podczas kontroli

9 sierpnia 2020
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedsiębiorcy zwracają się z często powtarzającym się pytaniem "Czy w ramach przeprowadzanych kontroli instytucje, takie jak ZUS czy PIP, mogą mieć wgląd do akt osobowych pracowników?"

Dane osobowe pracowników podlegają ustawowej ochronie, co oznacza, że powinny być przetwarzane przez pracodawcę zgodnie z prawem. Nie mogą być również udostępniane podmiotom nieupoważnionym.

Komu udostępnia się dane osobowe

Zakaz udostępnienia akt osobowych pracownika nie dotyczy organów kontrolnych, które ze względu na swoją funkcję uprawnione są do wglądu w dokumentację pracowniczą.

Pracodawca musi więc ujawnić treść tej dokumentacji np. sądom, inspektorom PIP, społecznym inspektorom pracy czy inspektorom ZUS.

Wskazane instytucje, realizując swoje zadania ustawowe, przetwarzają dane na podstawie przepisów szczególnych, co w przepisach RODO znajdzie odzwierciedlenie w art. 6 ust. 1 pkt c, który legalizuje przetwarzanie w związku z realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Wyżej wymienione organy państwowe czy samorządowe mogą uzyskiwać informacje o pracowniku tylko w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem.

Uprawnienia takie nadawane są na podstawie przepisów szczególnych, m.in. na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy czy ustawie o Systemie Ubezpieczeń Społecznych.

Zachowanie tajemnicy

Kiedy instytucje wykonują swoje zadania na podstawie uprawnień ustawowych, nie można im odmówić udostępnienia żądanych dokumentów.

UODO

Inspektorzy przeprowadzający kontrolne są zobowiązani nie tylko do zachowania w tajemnicy informacji, które uzyskali podczas wykonywania czynności służbowych, ale także zasad wynikających z RODO.

Są to:

  • zasada proporcjonalności,
  • zasada ograniczenia celu, wymaga by dane osobowe były zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie były przetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,
  • zasada minimalizacji danych na podstawie której dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.  

Obowiązki inspektorów

W trakcie przeprowadzania kontroli inspektorzy PIP mają prawo do m.in.:

  • swobodnego wstępu na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów pomieszczeń,
  • przeprowadzania oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy,
  • żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
  • wglądu do dokumentacji zakładu pracy, w tym do dokumentów dotyczących budowy, przebudowy lub modernizacji oraz uruchomienia zakładu pracy,
  • wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy,
  • zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru,
  • sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej.

Z kolei inspektorzy ZUS mają prawo m.in.

  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe, inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek oraz zabezpieczać zebrane dowody,
  • żądać informacji zgromadzonych w trakcie trwania zatrudnienia, które znajdują się w aktach osobowych pracownika,
  • legitymować osoby w celu potwierdzenia ich tożsamości oraz przesłuchiwać świadków, jak i samego płatnika.

Obowiązki pracodawcy

Płatnicy składek, u których przeprowadzana jest kontrola, mają obowiązek:

  • udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli (książkę kontroli, upoważnienia, protokoły kontroli, pozostałą dokumentację),
  • udostępnić do oględzin składniki majątku,
  • sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli,
  • zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych,
  • udzielać wyjaśnień,
  • przedstawić tłumaczenia dokumentacji sporządzonej w języku obcym na język polski.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 12,000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

„O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego Moniki Smulewicz jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!