Placówka oświatowa Eduwersum

Szczególna ochrona danych o niepełnosprawności

Orzeczenia o niepełnosprawności zawierają dane osobowe szczególnej kategorii. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych pracodawcy zwracają się z pytaniami, na jakiej podstawie prawnej mają przetwarzać orzeczenia o niepełnosprawności pracownika oraz gdzie je przechowywać.

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach

Założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum

Data publikacji:
3 września 2020

Orzeczenie o niepełnosprawności – uprawnienia pracowników

Zgodnie z prawem, pracownikowi z niepełnosprawnością przysługują określone uprawnienia, wskazane przede wszystkim w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Do uprawnień osób niepełnosprawnych zalicza się m.in.:

  • Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.
  • Czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.
  • Osoba niepełnosprawna nie może pracować w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Nie dotyczy to osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz tych, u których lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, na jej wniosek wyrazi zgodę na pracę w pełnym wymiarze.
  • Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Więcej na temat czasu pracy osób niepełnosprawnych przeczytasz tutaj: Wymiar czasu pracy pracownika z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Stosowanie skróconych norm czasu pracy nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości.

Korzystanie z uprawnień dla osoby niepełnosprawnej jest prawem, a nie obowiązkiem pracownika.

Przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne (Podstawa: Art. 2 b ust. 2 Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

W zdecydowanej większości przypadków fakt niepełnosprawności pracownik ujawnia jednak dobrowolnie.

W chwili kiedy pracodawca otrzyma od pracownika orzeczenie o niepełnosprawności ma on obowiązek stosować przepisy ww. ustawy.

Jakie dane osobowe obejmuje orzeczenie o niepełnosprawności

Dane osobowe, które obejmuje treść orzeczenia o niepełnosprawności zostały wskazane w § 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności.

Zgodnie z jego brzmieniem na ww. dokumencie znajdują się dane tzw. zwykłe, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL oraz szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO), m.in. informacja o niepełnosprawności czy przypisany jej symbol.

Przetwarzanie danych osoby niepełnosprawnej w procesie rekrutacyjnym

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe zawarte w oświadczeniu o niepełnosprawności zarówno w postępowaniu rekrutacyjnym, jak i później, nawiązując stosunek pracy. 

Zgodnie  Art. 221 § 1 Kodeksu pracy Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Podanie danych przez pracownika o stopniu niepełnosprawności jest dobrowolne. Rekrutujący pracodawca nie musi pozyskiwać odrębnej zgody na przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych, jeżeli kandydat przesyła orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność, gdyż nastąpiło to z jego inicjatywy. 

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (Podstawa: Art. 221b § 1 Kodeks pracy).

Należy jednak pamiętać, że podanie tych danych jest konieczne do przyznania osobie z niepełnosprawnością ulg i świadczeń z tego tytułu oraz do odpowiedniego dostosowania miejsca pracy.

Zgodnie z art. 9 RODO przetwarzanie informacji na temat stanu zdrowia pracowników jest zabronione. Wyjątkiem jest gdy:

  • pracownik albo kandydat na pracownika wyrazi zgodę na ich przetwarzanie,
  • przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Przetwarzanie danych zawartych w orzeczeniu o niepełnosprawności

Zgodnie z art. 2 b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w związku z realizacją uprawnień przysługujących pracownikowi z tytułu niepełnosprawności pracodawca może przetwarzać dane dotyczące stanu zdrowia pracownika, w tym informacje o niepełnosprawności.

W świetle tej ustawy wliczenie do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnością następuje po przedstawieniu przez pracodawcę odpowiednich dokumentów, potwierdzających ich zatrudnienie. Jest to ważne, gdy pracodawcy przysługują odpowiednie uprawnienia i obowiązki. 

Ważne: Pracodawca nie może domagać się od pracownika wyjawienia informacji o jego stopniu niepełnosprawności, nawet jeżeli niepełnosprawność pracownika pozwalałaby pracodawcy otrzymywać świadczenia socjalne czy skorzystać z ulg.

W jaki sposób i gdzie przechowywać orzeczenia o niepełnosprawności

W sytuacji przedłożenia przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności w związku z  przysługującymi pracownikowi uprawnieniami z tytułu niepełnosprawności, kopię takiego dokumentu należy umieścić w części B akt osobowych pracownika.

Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wprawdzie nie wymienia wprost orzeczenia wśród dokumentów, które mają być przechowywane w części B, jednak z uwagi na to, że orzeczenie stanowi podstawę realizacji szeregu uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych, jego kopia powinna znajdować się właśnie w tym miejscu.

Pracodawcy, realizując zadania wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co pięć lat (Podstawa: art. 2b ust. 7 Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Osoby i podmioty przetwarzające dane muszą posiadać pisemne upoważnienie udzielone przez administratora danych (pracodawcy).

Do przetwarzania danych osobowych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (Podstawa: art. 221b § 3 Kodeks pracy).

Dane, których przechowywanie nie jest konieczne, powinny zostać usunięte z bazy. Zrealizowane przeglądy i podjęte w ich rezultacie działania warto udokumentować, np. w formie notatki lub protokołu, aby w razie kontroli móc wykazać spełnienie tego obowiązku.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w orzeczeniu o niepełnosprawności będzie:

  • w przypadku danych zwykłych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
  • w przypadku danych szczególnej kategorii – art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach

Założycielka HR na Szpilkach i Eduwersum

Akademia Mistrzostwa Kadrowego XVII edycja

  • 31 października 2023
  • 5 miesięcy / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego XXV edycja

  • 31 października 2023
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
3997 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Płacowego XIV edycja

  • 31 października 2023
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • 28 września 2023
  • 4 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla Wymagających III edycja

  • 22 listopada 2023
  • 3 miesiące
3000 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź
Newsletter

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Polityka prywatności
Dziękujemy!

Nasze ostatnie wpisy na blogu

Nowe zasady uczestnictwa pracowników w spółkach po transgranicznej transformacji

Od 15 września 2023 r. obowiązują nowe zasady dotyczące uczestnictwa pracowników w spółkach powstałych w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału. Zmiany wynikają z dyrektywy, która została wdrożona do polskiego porządku prawnego poprzez ustawę z 26 maja 2023 r. (o uczestnictwie pracowników w spółce powstałej w wyniku transgranicznego przekształcenia, połączenia lub podziału spółek - Dz.U. z 2023 poz. 1784).

HR Detektywi #71 Monitoring nowości, zmian i prac w resortach

HR Detektywi, czyli monitoring nowości, zmian i prac w resortach powraca po rocznej przerwie! Zmiany w zatrudnianiu młodocianych, elektronizacja umów o pracę, cyfryzacja zabezpieczenia społecznego, gwarancja zatrudnienia dla pracowników chronionych. Dodatkowo ważne terminy i prace legislacyjne. Zapraszam!

Zgoda na przetwarzanie wizerunku na potrzeby pracodawcy

Monitoring w zakładzie pracy oraz przetwarzanie wizerunku pracownika stanowią istotne obszary prawa pracy i ochrony danych osobowych. Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z wprowadzeniem systemu monitoringu? Jakie prawa przysługują pracownikowi w kontekście przetwarzania jego wizerunku? I na jakiej podstawie prawnej pracodawca może wykorzystać wizerunek pracownika w materiałach promocyjnych czy wewnętrznych publikacjach? Odpowiedzi na te pytania oraz wiele innych aspektów znajdziesz w niniejszym artykule. Dowiedz się, jak prawidłowo wprowadzić monitoring i dbać o prywatność pracowników w erze RODO.

Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

Akademia Mistrzostwa Kadrowego XVII edycja

  • 31 października 2023
  • 5 miesięcy / pakiet kursów
2750 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego XXV edycja

  • 31 października 2023
  • 9 miesięcy / pakiet kursów
3997 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Płacowego XIV edycja

  • 31 października 2023
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • 28 września 2023
  • 4 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla Wymagających III edycja

  • 22 listopada 2023
  • 3 miesiące
3000 PLN

Możliwość płatności w ratach

Sprawdź

To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

  • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
  • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
  • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
  • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.