fbpx

Urlop okolicznościowy – dokumentowanie uprawnień

7 grudnia 2020
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Dostaję od Was wiele zapytań związanych z urlopem okolicznościowym. Piszecie do mnie pytając, czy pracodawca może żądać i przechowywać kopię aktu ślubu/zgonu/urodzenia w aktach osobowych pracownika oraz czy należy się dzień wolny w związku z pogrzebem rodziców byłego męża/byłej żony.

Postaram się rozwiać Wasze wątpliwości i odpowiedzieć na te i inne pytania w bieżącym wpisie.  

Kiedy pracodawca powinien zwolnić pracownika od pracy

Zacznijmy przede wszystkim od tego, że pracodawca jest obowiązany zwolnić pracownika od pracy, jeżeli obowiązek taki wynika z Kodeksu pracy, z przepisów wykonawczych do Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.

Urlop okolicznościowy uregulowany jest w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. z 1996 r., Nr 60, poz. 281; Dz.U. z 2007 r., Nr 227, poz. 1678).

Urlop okolicznościowy to zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy, gdy nieobecność jest spowodowana zajściem określonych zdarzeń w życiu osobistym pracownika – ślub, narodziny dziecka, pogrzeb.

Głównym celem urlopu okolicznościowego jest możliwość załatwienia wszelkich formalności związanych z danym wydarzeniem, np. narodziny dziecka lub możliwość uczestniczenia w ważnej ceremonii rodzinnej, np. ślub własnego dziecka.

Komu przysługuje urlop okolicznościowy

Pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

  1. 2 dniw razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
  2. 1 dzień – w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Za czas urlopu okolicznościowego Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które obliczane jest według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy

O wynagrodzeniu za czas urlopu okolicznościowy pisałam tutaj:

Dokumentowanie prawa do urlopu okolicznościowego

Rozporządzenie nie określa sposobu dokumentowania urlopów okolicznościowych związanych z korzystaniem z tego uprawnienia. Ustawodawca określił jedynie dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Zwolnienie z wykonywania pracy pracownik uzyskuje wskutek zaistnienia danego zdarzenia, które powinno być bezpośrednio związane z wykorzystaniem urlopu. W związku z tym, ważne jest udokumentowanie powodu tej nieobecności i zasadnym jest okazanie aktu urodzenia, ślubu czy zgonu do wglądu pracodawcy.

W rozporządzeniu możemy znaleźć informację o dowodach usprawiedliwiających nieobecność pracownika i są to:

  • zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy, wystawione zgodnie z przepisami o orzekaniu o czasowej niezdolności do pracy,
  • decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego, wydana zgodnie z przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych tymi przepisami,
  • oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,
  • oświadczenie pracownika o chorobie niani lub dziennego opiekuna oraz kopia zaświadczenia lekarskiego,
  • imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystosowane przez organ właściwy w sprawach powszechnego obowiązku obrony, organ administracji rządowej lub samorządu terytorialnego, sąd, prokuraturę, policję lub organ prowadzący postępowanie w sprawach o wykroczenia – w charakterze strony lub świadka w postępowaniu prowadzonym przed tymi organami, zawierające adnotację potwierdzającą stawienie się pracownika na to wezwanie,
  • oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny.

Obowiązki pracodawcy i pracownika

Podstawą udzielenia urlopu jest wniosek złożony do pracodawcy. Pracodawca po otrzymaniu wniosku ma obowiązek udzielenia takiego urlopu.

Uzyskanie takich dokumentów zwykle następuje w okresie późniejszym niż samo zdarzenie, dlatego nie ma obowiązku, aby pracownik przedstawił takie dokumenty już w chwili składania wniosku o urlop okolicznościowy. Dokumenty pracownik może dostarczyć w terminie późniejszym, oczywiście pod warunkiem, ze takie zdarzenie faktycznie nastąpiło. Pracownik składając oświadczenie bierze na siebie odpowiedzialność karną za składanie oświadczeń niezgodnych z prawdą.

Pracodawca nie może – żądać kopii aktu np. zgonu i przechowywać jej w aktach osobowych pracownika. Dochodzi w tym momencie do przetwarzania danych osobowych osób trzecich.

Pracodawca powinien przede wszystkim dążyć do minimalizacji danych osobowych zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt c RODO –  dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”).

Pracodawcy powinni ograniczać przechowywanie i przetwarzanie dokumentów, zawierających dane osobowe pracowników do minimum.

Pracodawca może domagać się od pracownika podania innych danych osobowych niż wprost określone w katalogu wskazanym w przepisach Kodeksu pracy, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Co z pogrzebem rodziców byłego męża/żony?

Kolejnym pytaniem, które często do mnie kierujecie jest wątpliwość dotycząca prawa do urlopu okolicznościowego z tytułu śmierci/pogrzebu matki/ojca byłego współmałżonka. Już wyjaśniam.

Zgodnie z art. 618. § 1 k.r.o. –  z małżeństwa wynika powinowactwo między małżonkiem, a krewnymi drugiego małżonka, które trwa mimo ustania małżeństwa (chyba, że małżeństwo zostało unieważnione).

W związku z tym, rozwiedziony pracownik może skorzystać z 1 dnia zwolnienia z powodu śmierci matki lub ojca byłego męża/żony.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!