Jak prawidłowo dokonać przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę z pracownikiem

W poniższym artykule postaram się wyjaśnić zasady, kiedy należy dokonać wypłaty ekwiwalentu pieniężnego oraz jak zgodnie z przepisami prawa pracy dokonać przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego podczas podpisywania z pracownikiem kolejnej umowy o pracę.

Prawo do urlopu wypoczynkowego

Jednym z podstawowych praw pracownika jest prawo do urlopu wypoczynkowego, którego roczny wymiar uzależniony jest od stażu pracy:

• 20 dni – w przypadku zatrudnienia krótszego niż 10 lat,
• 26 dni – w przypadku zatrudnienia powyżej 10 lat.

Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, zwanego dalej „urlopem”. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 K.P.)

Zgodnie z art. 153 Kodeksu pracy pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.

Więcej o pierwszym urlopie przeczytasz tutaj: Pierwszy rok pracy a prawo do urlopu.

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlop w roku, w którym uzyskał do niego prawo. Na wniosek pracownika, urlop może być podzielony na części, jednak jedna z tych części musi obejmować, co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Część urlopu niewykorzystaną z powodu usprawiedliwionej nieobecności pracownika udziela się pracownikowi w terminie późniejszym.

Urlop udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu. Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Ekwiwalent  za urlop wypoczynkowy

Głównym celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił utraconych w wyniku wykonywania pracy, dlatego stosowanie zamiennika w postaci rekompensaty pieniężnej, pozostaje w sprzeczności z przeznaczeniem tego prawa. Ustawodawca przewidział tylko jedną sytuację, w której rekompensata pieniężna może być zastosowana. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dacie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypiera zatem prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego, który co do zasady powinien być wykorzystany w naturze.

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171. Par. 1 K.P.)

Nabycie prawa do ekwiwalentu urlopowego zależy od spełnienia dwóch przesłanek:

• doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, bez względu na przyczynę i sposób rozwiązania stosunku pracy,
• pracownik posiada niewykorzystany, przysługujący mu urlop – bieżący i zaległy.

Więcej o niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym po ustaniu stosunku pracy przeczytasz tutaj: Niewykorzystany urlop wypoczynkowy a ustanie stosunku pracy.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy, a kolejna umowa z pracownikiem

Zgodnie z art. 171 par. 3 Kodeksu pracy pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop mimo ustania stosunku pracy, w przypadku gdy:

• strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą,
• bezpośrednio po ustaniu stosunku pracy pracownik nawiąże kolejną umowę o pracę z tym samym pracodawcą.

W związku z powyższym przepisem, aby przeniesienie niewykorzystanego urlopu na kolejną umowę było skuteczne, muszą zostać spełnione dwa warunki – postanowienie obu stron stosunku pracy oraz brak przerwy pomiędzy umowami.

Wystąpienie chociażby jednego dnia przerwy pomiędzy umowami sprawi, że przeniesienie urlopu nie będzie możliwe i pracodawca będzie musiał dokonać wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.

Przepisy prawa pracy nie wskazują w jakiej formie postanowienie o przeniesienie niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego ma się odbywać. Jednak dla celów dowodowych warto, aby takie postanowienie przygotować w formie pisemnej jako zgodne oświadczenie woli obu stron.

Wzór porozumienia w sprawie przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę znajdziesz na mojej stronie w zakładce NARZĘDZIOWNIK – WZORY DOKUMENTÓW.

Zgodnie z Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917, z późn. zm.2)) porozumienie o przeniesienie urlopu na kolejną umowę przechowuje się w części C akt osobowych.