Podróż służbowa, a oddelegowanie do pracy za granicą

Swoboda świadczenia usług jest jednym z podstawowych filarów gospodarczych jednolitego rynku UE:

• to prawo do świadczenia usług w dowolnym innym państwie członkowskim, niż to, na terenie którego usługodawca ma siedzibę (lub miejsce zamieszkania),

• to także wolność od obowiązku zakładania zakładu, filii, oddziału czy przedsiębiorstwa w państwie, na terenie którego świadczona jest usługa.

Wiąże się jednak z koniecznością poprawnego zdefiniowania praw pracownika oddelegowanego. Często również budzi wiele wątpliwości związanych z tym, gdzie kończy się podróż służbowa, a gdzie zaczyna oddelegowanie.

Kiedy występuje podróż służbowa

Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadania służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).

Stosownie do regulacji zawartych w art. 29 § 1 pkt 2 ustawy kodeks pracy, miejsce wykonywania pracy przez pracownika powinno być określone w treści umowy o pracę. Jeżeli zatem pracodawca zlecił pracownikowi wykonywanie obowiązków poza miejscem wskazanym w umowie jako stałe miejsce pracy, to taki wyjazd jest podróżą służbową.

Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:

• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
• na polecenie pracodawcy.
• w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania

wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie (por. wyrok SN z dnia 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134).

Definicja podróży służbowej wskazuje, że powinna mieć ona charakter wyjątkowy, incydentalny w porównaniu do obowiązków wykonywanych przez pracownika na co dzień.

Podróż służbowa może mieć miejsce pod warunkiem opuszczenia stałego miejsca pracy pracownika. Oznacza to, że gdy porusza się on po obszarowo określonym miejscu pracy, nie może nabyć prawa do zwrotu kosztów noclegu czy diety nawet, gdy przebywał poza stałym miejscem zamieszkania dłużej niż 8 godzin.

Przepisy prawa pracy nie wprowadzają kryteriów odróżniających oddelegowania pracownika od podróży służbowej, co więcej przepisy nie definiują pojęcia oddelegowania pracownika.

Przy kwalifikowaniu wyjazdu zatrudnionego jako podróży służbowej czy oddelegowania decydujące znaczenie ma określenie miejsca pracy wskazane w umowie o pracę.

Przepisy prawa nie limitują czasu trwania takiej podróży. Niektórzy praktycy wyrażają stanowisko, że nie powinien to być okres dłuższy niż 3 miesiące, nie wykluczają przy tym uzasadnionej dłuższej podróży służbowej.

Co na ten temat mówią przepisy unijne?

Na podstawie dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, pracownikiem delegowanym jest osoba, która przez ograniczony czas wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż to, w którym zwyczajowo pracuje (art. 2 dyrektywy).

Dyrektywę stosuje się gdy przedsiębiorstwa podejmują następujące środki wybiegające poza granice państwowe:

• delegują pracowników na własny rachunek i pod swoim kierownictwem na terytorium Państwa Członkowskiego, w ramach umowy zawartej między przedsiębiorstwem delegującym a odbiorcą usług działającym w danym Państwie Członkowskim, o ile istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania lub

• delegują pracowników do zakładu albo przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorców na terytorium Państwa Członkowskiego, o ile istnieje stosunek pracy między przedsiębiorstwem delegującym a pracownikiem w ciągu okresu delegowania lub

• jako przedsiębiorstwo pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel wynajmuje pracownika przedsiębiorstwu, prowadzącemu działalność gospodarczą lub działającemu na terytorium Państwa Członkowskiego, o ile przez cały okres delegowania istnieje stosunek pracy pomiędzy przedsiębiorstwem pracy tymczasowej lub agencją wynajmującą a pracownikiem.

Oddelegowanie pracownika do pracy za granicą

Zatem oddelegowanie pracownika wystąpi, gdy przedsiębiorstwo w ramach swobody świadczenia usług będzie wykonywać usługę w innym kraju Unii Europejskiej na podstawie umowy zawartej z zagranicznym kontrahentem lub w swoim oddziale albo filii funkcjonującej na terenie innego państwa członkowskiego i w tym celu skieruje do wykonywania pracy za granicą swoich pracowników zatrudnionych przez agencje pracy tymczasowej.

Podobna definicja oddelegowania zawarta została w art. 3 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 2016 r. o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. poz. 868 ze zm.), z którego wynika, że pracownikiem delegowanym z terytorium RP jest pracownik w rozumieniu przepisów państwa członkowskiego UE, do którego jest delegowany, wykonujący pracę na terytorium RP i tymczasowo skierowany do pracy na terytorium państwa członkowskiego UE przez polskiego pracodawcę.

Oddelegowanie polega na zmianie określonego w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy na mocy porozumienia stron stosunku pracy (art. 29 § 4 K.p.) albo w trybie wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 K.p.).

Oddelegowanie może przy tym oznaczać nie tylko przeniesienie w inne miejsce świadczenia pracy, ale niekiedy także zmianę podległości służbowej. W praktyce trudno rozróżnić te pojęcia, zwłaszcza gdy podróż służbowa trwa przez kilka miesięcy.

Generalnie stosowana jest wykładnia, która wiąże podróż służbową z wykonaniem zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Jeśli następuje w treści umowy zmiana miejsca wykonywania pracy, mamy do czynienia z oddelegowaniem.

Gwarancja korzystniejszych warunków zatrudnienia

Pracownik delegowany powinien mieć zapewnione: takie same warunki zatrudnienia jak te obowiązujące z mocy prawa lub powszechnie stosowanych umów zbiorowych w kraju przyjmującym.

Odnosi się to do:

• minimalnych okresów odpoczynku,
• maksymalnego czasu pracy,
• minimalnego wymiaru płatnych urlopów rocznych,
• wynagrodzenia (w tym wszystkich jego obowiązkowych elementów) określonego w prawie krajowym lub powszechnie stosowanych umowach zbiorowych,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• środków ochronnych dla kobiet ciężarnych, kobiet bezpośrednio po urodzeniu dziecka oraz młodzieży (w wieku poniżej 18 lat),
• równego traktowania kobiet i mężczyzn,
• warunków zakwaterowania pracowników w kraju przyjmującym, jeżeli ma je zapewnić pracodawca,
• dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania, gdy są one wymagane w czasie trwania delegowania.

Jeżeli warunki zatrudnienia są korzystnie dla pracowników w kraju zatrudnienia niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, należy utrzymać te warunki w czasie trwania delegowania.

W przypadku sektorów innych niż sektor budowlany nie ma obowiązku przestrzegania wymogów dotyczących minimalnego wynagrodzenia i urlopu rocznego, jeżeli:

• pierwsza instalacja lub wstępny montaż określonych produktów przez wykwalifikowanych pracowników stanowi integralny element umowy zawartej z partnerem w innym kraju oraz
• pracownicy są delegowani do innego kraju na okres nieprzekraczający 8 dni na rok.

Kraje UE mogą zdecydować – po konsultacji z przedstawicielami pracodawców i pracowników – że wymogi dotyczące wynagrodzenia i urlopu rocznego obowiązujące w kraju przyjmującym nie muszą być przestrzegane, jeżeli łączny czas trwania delegowania jest krótszy niż miesiąc. Z wyłączenia tego nie można korzystać w przypadku pracowników delegowanych przez agencje pracy tymczasowej.

Delegowanie długoterminowe

Jeżeli czas trwania delegowania przekracza 12 miesięcy (lub 18 miesięcy po złożeniu umotywowanego powiadomienia w kraju przyjmującym), należy zagwarantować swoim pracownikom wszystkie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, z wyjątkiem warunków dotyczących dodatkowych świadczeń emerytalnych lub rozwiązania umowy.

Jeśli w swojej firmie posiadasz pracowników oddelegowanych do pracy za granicą i masz wątpliwości:

• jakim ubezpieczeniom podlega pracownik oddelegowany do pracy w UE,
• a jakim jeśli oddelegowany jest poza jej granice
• jaka jest podstawa świadczeń chorobowych dla tych pracowników
• jakie zmiany czekają nas w tym temacie w 2021 roku

Zapraszamy na szkolenie Rozliczanie podatkowo-składkowe pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, które poprowadzi Dariusz Przemysław Jeżek.