fbpx

E-teczka – elektroniczne akta osobowe

8 listopada 2021
Od 1 stycznia 2019 roku przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest możliwe w dwóch postaciach – elektronicznej lub papierowej. Jakie są zalety prowadzenia e-teczki?

Akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe w formie papierowej i elektronicznej muszą składać się z 4 części: A, B, C oraz D.

Część A – dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.

Część B – dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.

E-teczka – elektroniczne akta osobowe

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku wprowadziła nowe zapisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b ww. ustawy pracodawca jest zobowiązany:

„prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).”

„przechowywać  dokumentację  pracowniczą  w sposób  gwarantujący  zachowanie  jej  poufności,  integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.”

Powyższe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2019 roku i od tej daty pracodawcy mogą wybrać preferowaną dla siebie formę prowadzenia akt osobowych.

Korzyści z prowadzenia e-teczek

 Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest wiele.

Elektroniczne akta osobowe pomimo iż mogą wydawać się trudne do wdrożenia obniżają koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszają koszty prowadzenia firmowego archiwum. Digitalizacja akt umożliwia stały i szybki dostęp do dokumentów, które w szybki sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych. Dodatkowo przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest bezpieczne ponieważ dostęp do e-teczki posiadają tylko uprawnione osoby. Wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów. Mamy też pewność, że dokumenty nie zniszczą się i nie zabrudzą.

Należy pamiętać, że pracodawca w każdym czasie może zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!