fbpx

E-teczka – elektroniczne akta osobowe

8 listopada 2021
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Od 1 stycznia 2019 roku przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest możliwe w dwóch postaciach – elektronicznej lub papierowej. Jakie są zalety prowadzenia e-teczki?

Akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe w formie papierowej i elektronicznej muszą składać się z 4 części: A, B, C oraz D.

Część A – dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.

Część B – dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.

E-teczka – elektroniczne akta osobowe

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku wprowadziła nowe zapisy dotyczące dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b ww. ustawy pracodawca jest zobowiązany:

„prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).”

„przechowywać  dokumentację  pracowniczą  w sposób  gwarantujący  zachowanie  jej  poufności,  integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.”

Powyższe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2019 roku i od tej daty pracodawcy mogą wybrać preferowaną dla siebie formę prowadzenia akt osobowych.

Korzyści z prowadzenia e-teczek

 Korzyści płynących z wdrożenia e-teczek zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników jest wiele.

Elektroniczne akta osobowe pomimo iż mogą wydawać się trudne do wdrożenia obniżają koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej oraz zmniejszają koszty prowadzenia firmowego archiwum. Digitalizacja akt umożliwia stały i szybki dostęp do dokumentów, które w szybki sposób można wyszukiwać za pomocą słów kluczowych. Dodatkowo przechowywanie dokumentów w elektronicznej postaci jest bezpieczne ponieważ dostęp do e-teczki posiadają tylko uprawnione osoby. Wyeliminowane zostają koszty utrzymania tradycyjnego papierowego archiwum, m.in. takie jak: druk, przechowywanie, koszty lokalowe, zabezpieczenia dostępu czy prawidłowego niszczenia dokumentów. Mamy też pewność, że dokumenty nie zniszczą się i nie zabrudzą.

Należy pamiętać, że pracodawca w każdym czasie może zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (np. skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Podstawa prawna: Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)

No token or token has expired.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on print
Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!