fbpx

Jakie cechy powinien mieć dobry system kadrowo-płacowy?

16 września 2022
Wiele osób stojąc przed koniecznością zakupu programu kadrowo-płacowego zadaje sobie pytanie, jaki właściwie powinien być ten program. Jest to pytanie uzasadnione, gdyż wyboru tego rodzaju systemu dokonuje się z reguły na wiele lat. Postanowiliśmy pomóc takim osobom w odpowiedzi na tak postawione pytanie.

Wybór dostawcy ma znaczenie!

Duża część programów kadrowo-płacowych dostępnych na rynku to udane i wszechstronne rozwiązania. O zadowoleniu klienta decyduje często jakość usług świadczonych przez firmę, która instaluje, konfiguruje i zajmuje się serwisowaniem systemu. To od doświadczenia dostawcy, jego wsparcia technicznego i merytorycznego, zależy opinia o danym rozwiązaniu. Największe możliwości w tym zakresie mają niewątpliwie firmy wdrożeniowe, które są jednocześnie producentem oprogramowania. Oferują wysoką elastyczność, możliwości modyfikacji i dopasowania systemu do indywidualnych potrzeb oraz integracji z innymi systemami IT.

Portal pracownika zintegrowany z systemem

System kadrowo-płacowy oprócz funkcji kompleksowego prowadzenia ewidencji kadrowej i rozliczania wynagrodzeń powinien też odciążać pracowników działu personalnego od ich obowiązków w komunikacji z pracownikami. Najlepiej, jeśli przenosi część tych obowiązków na samych pracowników. Mamy tu na myśli np. procesy wnioskowania o urlop, dostarczenia pasków płacowych czy PIT-ów. Funkcje takie zapewnić może nowoczesny Portal Pracownika, zintegrowany z systemem kadrowo-płacowym. Dobrze jest zatem wybierać dostawców, którzy oferują taki portal zintegrowany z systemem kadrowo-płacowym.

Intuicyjność i łatwość w obsłudze

Dobry system powinien być też intuicyjny oraz łatwy w obsłudze i pozwalać na szybkie wprowadzanie danych. Co to oznacza w praktyce? Otóż wszędzie tam gdzie to możliwe system powinien podpowiadać wprowadzanie danych i weryfikować automatycznie ich poprawność. Jeśli wprowadzamy na przykład PESEL pracownika, to system powinien automatycznie na jego podstawie ustalić datę urodzenia pracownika i ją automatycznie zapisać. Bardzo przydatne jest sprawdzanie poprawności takich danych, jak PESEL czy NIP lub innych danych, których algorytmy są powszechnie znane i dostępne. Kiedy wprowadzamy adres zamieszkania pracownika, system powinien na podstawie kodu pocztowego określić miasto, gminę i powiat oraz dodatkowo zweryfikować poprawność tych danych. Pozwoli to uniknąć błędów już na etapie rejestracji danych, co oszczędzi nam późniejszej pracy, niezbędnej dla korygowania niepoprawnych wystawionych dokumentów.

W jaki sposób można rejestrować i monitorować pracę zdalną, która w ostatnim czasie staje się coraz popularniejsza? Eksperci iPersonel, postanowili rozwiać wątpliwości monitorowania pracy zdalnej! Przeczytaj!

Zgodny z przepisami i zmianami prawnymi

Dobry system powinien również nadążać za zmianami prawnymi oraz technologicznymi. Warto zatem zwrócić się do do dostawcy oprogramowania, który oprócz usługi wdrożenia, świadczy również usługę serwisowania i utrzymania systemu. W praktyce oznacza to gwarancję, iż program, na którym pracujemy, jest dostosowany do aktualnych przepisów prawnych. Warto, abyśmy również zadbali o komfort w zakresie dostępu do pomocy technicznej. Często dostawcy limitują ten dostęp do określonej liczby godzin. Przekroczenie limitu wiąże się z dodatkowymi opłatami. Dobrze jest zatem zawierać umowy na dostęp nielimitowany, ograniczony jedynie godzinami pracy działu wsparcia klienta danego dostawcy.

Łatwe definiowanie składników płacowych i naliczanie wynagrodzeń

Coraz bardziej złożone i często zmieniane przepisy prawne oraz wielość zmiennych decydujących o wyliczeniu wynagrodzenia powodują, że powoli żegnamy się z MS Excel jako rozwiązaniem używanym do celów kalkulowania wynagrodzeń. Choć wiele osób ceni sobie takie rozwiązanie, zwłaszcza w przypadku mniej skomplikowanych list płacowych. Niewątpliwą zaletą MS Excel jest możliwość podejrzenia i zweryfikowania funkcji wyliczających poszczególne składniki płacowe oraz ich dowolnej modyfikacji. Fanom Excela spieszymy jednak z wyjaśnieniami, że istnieją na rynku programy kadrowo-płacowe, które w podobny sposób jak MS Excel prezentują funkcje, wyliczające składniki wynagrodzenia oraz pozwalają użytkownikowi na prześledzenie całego procesu wyliczania każdego składnika (funkcja drill-down). Wykorzystują zatem zalety Excela, jednocześnie pozbywając się jego wad, polegających na niebezpieczeństwie przypadkowego zmodyfikowania formuły.

Dostosowany do wszelkich wymogów

Kwestią kluczową dobrego systemu jest także jego zgodność ze standardem w rozliczeniach i wymianie danych z ZUS-em i Urzędem Skarbowym oraz innymi instytucjami typu ePFRON czy PPK. W tym zakresie większość systemów dostępnych na rynku radzi sobie dobrze, a funkcjonalności te dostępne są w standardzie.

System kadrowo płacowy, który będzie służył wiele lat

Sprawny system kadrowo-płacowy słusznie uważany jest za narzędzie informatyczne o fundamentalnym znaczeniu dla każdego nowoczesnego przedsiębiorstwa. Jego podstawową rolą jest zautomatyzowanie i uproszczenie procesu wyliczania wynagrodzeń pracowników. Pomimo oczywistych zalet programu kadrowo-płacowego decyzja o jego zakupie nie należy do łatwych. To złożone i skomplikowane rozwiązanie, którego wdrożenie w firmach średniej wielkości i dużych zajmuje często przez kilka miesięcy. Warto zatem poświęcić trochę czasu na wybranie systemu, który będzie nam służył wiele lat.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!