Aktualności, Kadry

Jak generuje się lista płac w systemie kadrowo-płacowym i co wpływa na szybkość tego procesu?

4 listopada 2022

Jesteś tu: HR na szpilkach → Jak generuje się lista płac w systemie kadrowo-płacowym i co wpływa na szybkość tego procesu?

Przedsiębiorca, który nawiązuje stosunek pracy z pracownikiem, jest zobowiązany do wypłaty mu wynagrodzenia. W związku z tym każdy pracodawca ma obowiązek naliczenia zatrudnionej osobie wynagrodzenia za pracę oraz pozostałych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. To na osobach pracujących w działach HR spoczywa obowiązek terminowego i bezbłędnego naliczenia wynagrodzeń. Posługują się one różnymi narzędziami do naliczania list płac. Niektórzy mają do dyspozycji wszechstronne i rozbudowane programy kadrowo-płacowe, a inni posiłkują się Excelem. W każdym przypadku wymaganiem pracodawcy jest, aby na dany dzień lista płac była gotowa.

[Współpraca merytoryczna]

Dane niezbędne do naliczania listy płac

W programach kadrowo-płacowych proces zbierania danych niezbędnych do naliczenia listy płac rozciągnięty jest w czasie. Często dane do list płacowych pobierane są automatycznie z kartoteki kadrowej pracownika. A zatem ważne jest na bieżąco uzupełnianie tej kartoteki. Warto zadbać, aby pracownik miał zdefiniowane odpowiednie koszty uzyskania przychodu, poziom ulgi czy miał przypisane prawidłowe definicje składników płacowych. Prawidłowość danych w kartotece kadrowej ma kluczowy wpływ na poprawność naliczenia listy płac.

Wynagrodzenie w kwocie brutto

Dobre systemy kadrowo-płacowe oferują opcje ubruttowienia składników płacowych. Opcja taka umożliwia wprowadzenie do systemu wartości składnika płacowego w kwocie netto z uwzględnieniem parametrów danego pracownika, takich jak ulga podatkowa, koszty uzyskania przychodu czy skala podatkowa. System wyliczy kwotę brutto, która będzie podstawą do kalkulacji na liście płac. Z jednej strony opcja taka jest doskonałym rozwiązaniem, które ułatwia obsługę programu; z drugiej jednak strony duża ilość składników ubruttawianych wydłuża proces kalkulacji listy płac. Warto zatem uzgodnić z pracownikiem wynagrodzenie w kwocie brutto i wprowadzać do systemu składniki w kwotach brutto.

Równoległe naliczanie list płacowych

Często w okresie wypłaty wynagrodzenia nalicza się wiele równoległych listy płacowych, dotyczących różnych składników płacowych lub dla różnych grup pracowników. Dobrze radzą sobie w takim przypadku systemy, które umożliwiają wielowątkowe naliczenie list płacowych. Za każdy proces odpowiedzialny jest oddzielny procesor komputera lub serwera. Ważne jest też zadbanie o odpowiednie parametry sprzętu. W przypadku rozwiązań w chmurze dostawca może zapewnić odpowiednie zasoby, adekwatne do planowanego obciążenia programu.

Liczba pracowników ma znaczenie

Oczywistą rzeczą jest, że na czas naliczania listy płac wpływa również liczba rozliczanych pracowników. Bardziej jednak o obciążeniu decyduje liczba składników płacowych, jakie przypisane ma każdy z pracowników. W przypadku dużej liczby składników zaleca się tworzenie mniejszych list płacowych. Często o ilości list decyduje ilość przelewów, które należy wygenerować i przekazać do akceptacji. I tutaj znowu mając dobry program płacowy możemy generować wiele list płacowych, które wypłacimy jednym przelewem bankowym, z wykorzystaniem opcji grupowania płatności.

Zestawienie pracowników oraz definicja składników płacowych

Kluczową funkcją ułatwiającą sprawne naliczenie list płacowych jest opcja przygotowywania listy „na brudno”. Można wcześniej przygotować zestawienie pracowników wraz z definicjami ich składników płacowych i gdy nadejdzie czas uruchomić przeliczenie listy, co zajmuje zdecydowanie mniej czasu niż przygotowywanie jej od samego początku. Akcje taką można też zaplanować na godziny nocne, kiedy jest mniejsze obciążenie serwera.

Podsumowując, żeby bez stresu, terminowo i bezbłędnie naliczyć listę płac, warto zaopatrzyć się w dobry system kadrowo-płacowy.

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter, chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale!

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!