Czy plan urlopów można zaplanować na okres krótszy, niż rok?

Pani Moniko, bunt na pokładzie! Pomocy! Wysłaliśmy e-mail do wszystkich pracowników, że w myśl art. 163 Kodeksu pracy, urlopy wypoczynkowe będą udzielane zgodnie z planem urlopów. W związku z tym pod koniec grudnia będziemy zbierać od pracowników wnioski urlopowe na 2023 rok. W odpowiedzi otrzymaliśmy falę pretensji i obelg, jakim prawem wymagamy deklaracji, bo przecież ludzie nie wiedzą, jak i kiedy będą wykorzystywać urlop. Zarząd wywiera na nas presję, bo bilanse urlopowe są zbyt wysokie i mamy zrobić wszystko, aby w przyszłym roku niewykorzystane urlopy były marginalne. Może nam Pani jakoś pomóc? Czy mamy jeszcze jakieś możliwości? Argumenty?
Napisała do mnie Ania (imię zmienione) z Wrocławia, specjalistka ds. kadr i płac z oddziału międzynarodowej firmy. Jest bardzo zdenerwowana sytuacją…

Z niniejszego opracowania dowiesz się:

• czemu służy plan urlopów i czy każdy pracodawca jest obowiązany do jego tworzenia?
• w jaki sposób przepisy Kodeksu pracy regulują kwestie ustalania planu urlopów?
• jakie urlopy należy uwzględniać w planie urlopów?
• w jakim terminie należy ustalić plan urlopów?

Zarządzanie urlopami w firmie

Plan urlopów, z założenia, ma ułatwiać pracodawcy wywiązanie się z przepisów Kodeksu pracy dotyczących udzielania urlopów wypoczynkowych; ponadto ma pozytywnie wpływać na odpowiednie zarządzanie czasem w zakładzie pracy. Jednocześnie plan urlopów ma zapewnić pracownikom wykorzystanie urlopów wypoczynkowych w określonych przez siebie terminach.

Przepisy Kodeksu pracy o planie urlopów

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Pracodawca powinien zaplanować pracownikowi urlop wypoczynkowy w przysługującym mu wymiarze na cały rok, a nie tylko jego część, czyli 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 167² urlop wypoczynkowy na żądanie.
Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem.

Art. 163 § 1 i § 1(1) Kodeksu pracy

W planie urlopów nie należy uwzględniać urlopu na żądanie, tak więc w zależności od wymiaru urlopu pracownik powinien zaplanować odpowiednio 16 lub 22 dni urlopu, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych.

Plan urlopów powinien uwzględniać wszystkie rodzaje urlopów wypoczynkowych: bieżący urlop wypoczynkowy, zaległy urlop wypoczynkowy, nie powinien jednak uwzględniać urlopu udzielanego w trybie na żądanie.

Na mocy art. 163 Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, co jednocześnie nie oznacza bezwzględnego obowiązku po stronie pracodawcy. Pracodawca nie musi sporządzać planu urlopów, gdy zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie przez pracodawcę od obowiązku sporządzania planu urlopów oraz gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem. W praktyce odbywa się poprzez złożenie wniosku przez pracownika w sposób obowiązujący u danego pracodawcy.

Do kiedy trzeba stworzyć plan urlopów?

Jeśli pracodawca jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów powinien to zrobić najpóźniej do 31 grudnia danego roku na następny rok kalendarzowy.

Jak przekazać przyjęty plan urlopów do wiadomości pracowników?

Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Odbywa się to poprzez przekazanie każdemu pracownikowi indywidualnego planu urlopu zaakceptowanego przez pracodawcę.

Plan urlopów na okres krótszy, niż rok

Pracodawcy powinni przeanalizować czy stworzenie planu urlopów nie ułatwi – po pierwsze, organizacji pracy w trakcie roku, zwłaszcza jeśli ze względu na model biznesowy przyjęty w zakładzie pracy konieczne jest zapewnienie, np. ciągłości produkcji lub świadczenia usług, po drugie – skuteczne zmniejszenie wysokich bilansów urlopowych, które jak wiemy, mają negatywny wpływ na wynik finansowy.

Warto wiedzieć, że pracodawca nie musi z góry tworzyć planu urlopów na cały rok! Może stworzyć plan urlopów na okres kwartału czy też półrocza – taki sposób może okazać się bardziej dogodny dla pracowników, którzy często zgłaszają do działów kadrowo-płacowych trudność z przewidzeniem, w jakim terminie będą potrzebowali skorzystać z tego uprawnienia.

Częstsza komunikacja dot. urlopów, choć zdecydowanie czasochłonna dla działów kadrowo-płacowych ze względu na chociażby wzmożoną komunikację z pracownikami, z pewnością przyczyni się do efektywniejszego wykorzystania urlopów. Warto przy tym skorzystać z narzędzi informatycznych – np. przez polecamy przeze mnie ePlanner.pl, które pozwolą na rzetelne i zgodne z przepisami zarządzanie czasem pracy oraz urlopami w firmie.

W praktyce, w firmach, w których nie ma związków zawodowych, często spotyka się tzw. wakacyjne plany urlopowe, czyli plany, które obejmują jedynie 14-dniową (obligatoryjną ze względu na wymagania Kodeksu pracy i prewencję wypadkową) część urlopu wypoczynkowego.

Jak wskazuje nazwa “plan urlopów” służy on do zaplanowania wypoczynku poszczególnych pracowników, umożliwiając jednocześnie zachowanie ciągłości pracy w danej firmie. Zazwyczaj, plan urlopów sporządza się do końca grudnia roku poprzedzającego rok obejmujący okres urlopowy. Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca stworzył więcej niż jeden plan, np. półroczny czy kwartalny, należy tylko pamiętać, by był on stworzony przed początkiem okresu, którego dotyczy. Urlop pracownika w takim planie może być zaplanowany w częściach, o ile pracownik złożył odpowiedni wniosek oraz przynajmniej jedna część urlopowa powinna trwać minimum 14 dni kalendarzowych.

Magdalena Wawrzyniak, Asystent spółki, Członkini Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku

Pobierz bezpłatny e-book “Plan urlopów. Konieczność czy wygoda?”
Pigułka wiedzy na temat zasad udzielania urlopów oraz zasad sporządzania planu urlopów w firmie!