fbpx

Wypadek samochodem prywatnym użytkowanym w celach służbowych

17 stycznia 2023
Czy pracodawca ma obowiązek ponoszenia kosztów naprawy samochodu prywatnego użytkowanego do celów służbowych? Przeczytaj odpowiedź!

Pani Moniko! Mamy problem! Podpisaliśmy z naszym księgowym umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych – robimy tak z wieloma pracownikami biura. Siedziba firmy znajduje się z dala od komunikacji zbiorowej, a często jeździmy załatwiać sprawy do kontrahentów, czy też urzędów typu ZUS, US itp. Chcemy być fair wobec pracowników… Niestety, zdarzyło się tak, że w godzinach pracy nasz kreatywny księgowy spowodował wypadek, w wyniku którego samochód uległ znacznemu uszkodzeniu. Zima nas zaskoczyła… Zastanawiamy się teraz czy to firma ma obowiązek ponoszenia kosztów naprawy samochodu prywatnego w związku z zaistniałą sytuacją? Prosimy o wskazówki!
Napisał do mnie Andrzej (imię zmienione), menedżer personalny z białostockiej firmy z branży spożywczej

Zgodnie z §1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych:

  • samochodów osobowych
  • motocykli i 
  • motorowerów niebędących własnością pracodawcy

zwrot kosztów następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Umowa ta zawierana jest w celu ustalenia warunków użytkowania przez pracownika pojazdu do celów służbowych. Warunki określone w umowie powinny być zgodne z przepisami rozporządzenia.

Czy można zmienić okres rozliczeniowy bez zmiany regulaminu?

Na mocy zawartej umowy pracodawca wypłaca pracownikowi wskazane przepisami rozporządzenia stawki za kilometr przebiegu pojazdu, które mają na celu pokrycie kosztów płynów (paliwa, płynu do spryskiwaczy, oleju), ale także kosztów amortyzacji pojazdu, czy jego napraw. 

W efekcie pracodawca nie będzie ponosił konsekwencji finansowych w związku z naprawą prywatnego pojazdu pracownika, chyba że to pracodawca przyczynił się do uszkodzenia pojazdu. Samochód stanowi własność pracownika, wobec czego koszty naprawy będą obciążać pracownika, a nie jego zakład pracy.

1. Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
2. Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.

Art. 34a ustawy o transporcie drogowym

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

Nie ma przepisu, na podstawie którego można byłoby żądać zwrotu kosztów naprawy uszkodzonego samochodu. W art. 34a ust. 1 ustawy o transporcie drogowym jest mowa wyłącznie o możliwości używania do celów służbowych samochodów prywatnych. W przepisie tym nie ma mowy o możliwości czy obowiązku przyznania pracownikowi prawa do zwrotu kosztów. Zasady wszelkich rozliczeń (także sposób zwrotu kosztów eksploatacji w postaci np. kilometrówki, ryczałtu czy kosztów naprawy) powinny zostać określone w umowie cywilnej między pracodawcą a pracownikiem.

Kinga Kruschel, Specjslistka ds. kadr i płac [LinkedIn]

Pobierz podsumowanie zmian w kadrach i płacach 2022

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!