Czy pracownikowi na pracy zdalnej przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu ora ryczałt z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych?
Menu
Jesteś tu: HR na szpilkach → Podwyższone koszty uzyskania przychodu na pracy zdalnej
Pani Moniko, wiemy już, że w naszej firmie wdrożymy pracę zdalną na stałe praktycznie w pełnym wymiarze. Będziemy pojawiać się w firmie sporadycznie w trakcie miesiąca, ale… i tutaj pojawia się moje pytanie. Co z pracownikami, którzy korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu? Czy w dalszym ciągu mogę naliczyć tym pracownikom podwyższone KUP? Ponadto, część z pracowników korzysta z prywatnych samochodów do celów służbowych i z tego tytułu naliczany jest ryczałt. Czy w związku z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym, nadal powinnam naliczać ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu do celów służbowych? Pani Moniko, jak rozumiem, w treści umów o pracę, w punkcie dotyczącym miejsca wykonywania pracy, nie dokonujemy zmian? W dalszym ciągu wskazujemy dwie lokalizacje, czyli miejsce zamieszkania pracownika oraz adres siedziby pracodawcy?
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], kadrowa z warszawskiej firmy handlowej, która czuje się zagubiona w zmieniających się przepisach.
Wysokość kosztów zależy od miejsca zamieszkania i miejsca świadczenia pracy.
Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku świadczenia pracy zdalnej, przy czym w przypadku takiej pracy zazwyczaj przyjmuje się, że pracownik świadczy pracę z domu.
Jeżeli pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, przejście na pracę zdalną nie ma większego znaczenia – nadal nalicza się koszty zwykłe.
Natomiast trzeba wziąć pod uwagę pewne ryzyko podatkowe. Przejście na pracę zdalną oznacza, że pracownik przestaje dojeżdżać do pracy. Tym samym, za miesiąc, w którym pracownik wykonywał wyłącznie pracę zdalną, nie powinny być naliczane koszty podwyższone. Naliczenie w takich okolicznościach kosztów w kwocie 300 zł prawdopodobnie nie spotkałoby z zarzutami – ryzyko kontroli w takim zakresie jest póki co niewielkie. Jeżeli jednak pracownik pojechałby chociaż jeden dzień do pracy, niekoniecznie w siedzibie pracodawcy, np. u klienta, oznaczałoby to wyjazd poza miejsce pracy, a tym samym uprawniałoby do naliczenia kosztów podwyższonych.
Podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (…) przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).
W 2021 roku wypowiedziało się na ten temat Ministerstwo Finansów uznając, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, i gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów.
Należy jednak wziąć pod uwagę, że przepisy związane z wykonywaniem pracy zdalnej powstałe na czas pandemii posiadają charakter wyjątkowy i tymczasowy, tak więc nie można zakładać, że Ministerstwo Finansów podtrzyma swoje stanowisko po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego czy też w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (termin wdrożenia pracy zdalnej to 7 kwietnia 2023 r.).
W przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.
Na mocy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.
Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Pracownik ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
W związku z powyższym można przyjąć, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Warto byłoby określić zasady takiego zmniejszenia ryczałtu w zawartej umowie o używanie samochodu do celów służbowych.
Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter, chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.
Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!
Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!
Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale!
Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.
“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!
Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.
Najnowsze artykuły
Posłuchaj podcastów
Kursy, które Cię zainteresują
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!
Bądźmy w kontakcie