fbpx

Sprzęt firmowy używany do celów prywatnych

28 lutego 2023
Czy używanie firmowego sprzętu do celów prywatnych jest prawnie dozwolone? Czy pracownik ponosi z tego tytułu konsekwencje na gruncie podatkowym?

Pani Moniko, co za czasy! Ludzie nie mają za grosz uczciwości! Bardzo proszę o pomoc… Przekazujemy pracownikom narzędzia i sprzęt firmowy do pracy z domu. Okazuje się, że są one wykorzystywane przez pracowników i ich rodziny w celach prywatnych. Zastanawiamy się czy istnieje zgodny z prawem sposób, aby zobowiązać pracowników do wykorzystywania sprzętu jedynie w celach służbowych, do których został im udostępniony? Czy nam, jako pracodawcy, przysługują jakiekolwiek prawa w tej sytuacji? Jaka z tego tytułu jest odpowiedzialność pracownika? Czy nieodpłatne świadczenie, jakie uzyskuje pracownik, który wykorzystuje sprzęt służbowy do celów prywatnych, stanowi przychód, który powinien być oskładkowany i opodatkowany? Może to będzie dla nich argument…
Z takim pytaniem zwróciła się do mnie Ania [imię zmienione], specjalistka ds. personalnych z Warszawy.

Pracodawco, ustal zasady w regulaminie!

Pracodawca powinien wręcz uregulować kwestie związane z zasadami wykorzystywania narzędzi i sprzętu firmowego w przepisach wewnątrzzakładowych. Jeżeli takie zasady nie zostały opracowane przez pracodawcę, trudno oczekiwać, aby pracownicy nie wykorzystywali incydentalnie sprzętu firmowego w celach prywatnych. No właśnie, incydentalnie – co oznacza, że pracownik nie wykorzystuje powierzonego mienia w celach prywatnych lub w innej pracy. 

Incydentalne wykorzystanie w celach prywatnych sprzętu firmowego, np. tabletu, komputera czy telefonu nie stanowi również dla pracowników przychodu.

Pracowniku, czy zaoszczędziłeś korzystając z firmowego sprzętu?

W przypadku braku indywidualnie przypisanego świadczenia nie ma podstaw do określenia przychodu. Podstawowym kryterium, które powinno być stosowane przy ustalaniu, czy dane świadczenie nieodpłatne pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy jest wystąpienie po stronie pracownika przysporzenia w postaci nabycia wymiernej korzyści majątkowej lub wymiernego zaoszczędzenia wydatku

Pracownik nie zawsze może być pozbawiony możliwości incydentalnego posługiwania się niektórymi sprzętami służbowymi (np. telefonem czy komputerem) dla zaspokojenia istotnych potrzeb lub celów prywatnych, jeżeli takie działania nie wyrządzają pracodawcy szkody ani nie podważają istoty stosunku pracy oraz nie naruszają zakładowych lub powszechnych zasad współżycia społecznego (art. 100 § 2 pkt 6 k.p.). Nie narusza obowiązków pracowniczych sporadyczne odczytywanie prywatnej poczty mailowej, zarezerwowanie wizyty lekarskiej w trakcie pracy czy sporadyczny kontakt telefoniczny z rodziną.

Wyrok Sądu Najwyższego z 22.03.2016 r., II PK 31/15

Samowola grozi wypowiedzeniem?

Co do zasady, samowolne wykorzystanie przez pracowników sprzętu firmowego do celów prywatnych może stanowić przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę, np. w sytuacji gdy pracownik, wykorzystuje sprzęt firmowy do celów prywatnych bez zgody pracodawcy lub odmawia zwrotu tego sprzętu. W niektórych przypadkach może stanowić podstawę rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Jeśli pracodawca poniesie szkodę może również stanowić podstawę do żądania przez pracodawcę odszkodowania.

Szkoda, jaką ponosi pracodawca, związana może być nie tylko z uszkodzeniem mienia, lecz także:

  • ze zużywaniem sprzętu
  • udostępnieniem sprzętu osobom nieupoważnionym
  • naruszeniem obowiązku przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego
  • zmniejszeniem jakości i wydajności pracy.

A zatem może mieć ona wymiar zarówno materialny, jak i niematerialny.

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

W przepisach dotyczących zatrudnienia nie ma szczegółowych uregulowań korzystania przez pracowników ze sprzętów służbowych. Takie zasady korzystania np. z laptopów czy telefonów komórkowych powinny być zapisane w regulaminach wewnętrznych chociażby ze względu na ochronę danych osobowych.

Pracownik może używać incydentalnie sprzętu służbowego do celów prywatnych, ale nie może powodować to szkody i podważać istoty stosunku pracy czy naruszać wewnętrznych zasad obowiązujących u pracodawcy (jest wyrok Sądu Najwyższego w tym temacie II PK 31/15).

Jeśli chodzi o powstanie przychodu, to korzystanie ze sprzętu służbowego prywatnie nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu, ze względu chociażby na trudności w ustaleniu wartości realnie otrzymanego świadczenia.

Kinga Kruschel, Specjslistka ds. kadr i płac [LinkedIn]

Dołącz do Akademii Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego START 14 marca 2023

Ufam, że mój artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Zobacz więcej o podobnej tematyce lub zdobądź wiedzę z innych obszarów! Zdobywaj nowe kompetencje! Będzie mi bardzo miło, jeśli będziesz odwiedzać mój blog. Zapisz się na Newsletter,  chcę Cię informować o zmianach i ciekawych przypadkach z obszaru prawa pracy.

Chcesz mieć pewność, że nic Cię nie ominie?

Dołącz do ponad 35 000 subskrybentów i bądź na bieżąco!

Zdobywanie wiedzy i ciągły rozwój są dla Ciebie ważne? Moją misją jest edukować i dzielić się wiedzą. Zostaw komentarz i daj mi znać w rozwiązaniu jakich problemów mogę Ci jeszcze pomóc? Zainspiruj mnie do nowych treści!

Odwiedź i subskrybuj mój kanał na Youtube. Zdobywaj wiedzę jak mistrzowie! Rzetelna wiedza, przykłady, wyliczenia, wyjaśnienia oraz interpretacje zawiłych przepisów – to wszystko znajdziesz na moim kanale! 

Monika Smulewicz

Monika Smulewicz

Nazywam się Monika Smulewicz. Jestem ekspertem prawa pracy. Szkolę przedsiębiorców i menedżerów w zakresie efektywnego wykorzystania prawa pracy w biznesie. Jestem autorką kompleksowego programu szkoleń online pt. "Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego." Równocześnie prowadzę zajęcia z prawa pracy oraz naliczania wynagrodzeń na uczelniach wyższych. Moją pasją jest czas pracy, dlatego stworzyłam aplikację do planowania i rozliczania czasu pracy ePlanner.pl.

więcej o mnie →

Uważasz, że to wartościowe treści? Chcesz więcej?

“O kadrach i płacach z pasją” to najpopularniejszy blog o tematyce kadrowo-płacowej w Polsce oraz gwarancja sprawdzonych informacji. Zostawiając swój e-mail dostaniesz nie tylko powiadomienia o nowych wpisach, lecz także dodatkowe, ekskluzywne materiały. Będę strzec Twojego adresu i zachowam go tylko dla siebie! W każdej chwili możesz zrezygnować z subskrybcji. Zapisz się!

Podobał Ci się artykuł? Zostaw komentarz!

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi jest Placówką Kształcenia Ustawicznego, wpisaną do Rejestru Szkół i Placówek Oświatowych MEN pod numerem RSPO 273974.

Slider
Slider
Dziś jest najlepszy dzień, aby zacząć. Mistrzowie działają tu i teraz. Wierzę, że Ty również podejmiesz wyzwanie mistrzostwa zawodowego!