HR-owe Koło Ratunkowe: Informacja o warunkach zatrudnienia

Kluczowe trzy miesiące

Czy pracodawcy muszą zaktualizować informacje o warunkach zatrudnienia pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy przed wejściem w życie znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy?

Nie ma takiego obowiązku. Pracodawca powinien zaktualizować i przedstawić znowelizowaną informację o warunkach zatrudnienia, jedynie na wniosek pracownika, złożony w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawca ma trzy miesiące, aby uzupełnić informację o warunkach zatrudnienia o regulacje wskazane w znowelizowanym od 26 kwietnia 2023 – art. 29 §  3.  Kodeksu pracy licząc od dnia złożenia wniosku.

Nowy obowiązek informacyjny

Na mocy znowelizowanych przepisów pracodawca ma obowiązek informowania pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

• obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy, 
• przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
• przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• w przypadku pracy zmianowej – zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
• innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.

Ważne dla małych pracodawców

Jeśli pracodawca nie jest obowiązany do ustalania regulaminu pracy, dodatkowo musi poinformować pracownika o:

• terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę,
• porze nocnej oraz 
• przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca poinformuje również o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Wzór informacji o warunkach zatrudnienia zgodny z nowym brzmieniem art. 29 §  3 Kodeksu pracy znajdziesz na moim blogu:

Dodatkowe obowiązki informacyjne

W zakładach pracy, w których pracownicy wysyłani są do innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, na pracodawcach ciąży dodatkowy obowiązek informacyjny.

Zgodnie z nową regulacją zawartą w art. 29(1) § 2 Kodeksu pracy, przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju na okres przekraczający cztery kolejne tygodnie, pracodawca będzie zobowiązany przekazać pracownikowi, niezależnie od wcześniej wymienionych informacji, informacje w postaci papierowej lub elektronicznej o:

• państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe poza granicami kraju mają być wykonywane;
• przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, walucie, w której będzie wypłacane pracownikowi wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju;
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego poza granicami kraju, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy o pracę;
• zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju; 
• warunkach powrotu pracownika do kraju – w przypadku zapewnienia takiego powrotu. 

Coraz krótszy czas na spełnienie obowiązków pracodawcy

Skróceniu uległ czas na poinformowanie pracownika na temat zmian w jego warunkach zatrudnienia. Pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o zmianach niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. 

Wyjątek stanowi taka sytuacja, w której zmiany warunków zatrudnienia wynikają ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.

Praktyka specjalistów kadrowo-płacowych

W praktyce, poinformowanie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia bywa kłopotliwe z tego względu, że zmiany dotyczące np. okresu wypowiedzenia uzależnione są od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Wielu praktyków stosuje możliwość odwołania się w pierwszej przekazywanej pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia do konkretnych przepisów prawa pracy. W takim przypadku ponowne informowanie pracownika w momencie, gdy zapowiedziana zmiana się dokona, jest zdaniem MP i PS zbyteczne. 

Poznaj stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej oraz Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące zgodnego z prawem poinformowania pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia: