Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę – czy wymaga zmian w treści umowy o pracę?

Case study firmy

Pracodawca określił w treści umowy o pracę – wysokość wynagrodzenia pracowników poprzez wskazanie konkretnej kwoty wynagrodzenia brutto. Pracownicy wynagradzani są tzw. stawką stałego, minimalnego wynagrodzenia za pracę. 

Wysokość minimalnego wynagrodzenia zmienia się dwukrotnie w 2023 roku. Pracodawca zastanawia się jaka jest poprawna procedura zmiany treści umowy o pracę?

• Czy konieczne jest wręczenie aneksu do umowy, a może porozumienia zmieniającego?
• Czy w związku ze zmianą, należy wręczyć pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia?

Wynagrodzenie jako stały element umowy o pracę

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy
• miejsce wykonywania pracy
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia
• wymiar czasu pracy
• termin rozpoczęcia pracy. 

Skoro wysokość wynagrodzenia, jako stały element treści, została określona w umowie o pracę poprzez wskazanie konkretnej kwoty wynagrodzenia, aby ją zmienić niezbędne jest wprowadzenie w umowie zmian.

Aby dokonać zmiany w treści umowy o pracę konieczne jest zastosowanie jednego z dwóch trybów:

• porozumienia zmieniającego, jeśli pracownik wyraża zgodę na zmianę lub 
• w drodze wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy, jeśli pracownik nie wyraża zgody na proponowaną zmianę.

Aneks do umowy tylko, jeśli zmiana jest neutralna

W przepisach prawa pracy nie funkcjonuje pojęcie aneksu do umowy. Pracodawcy nierzadko jednak postanawiają o wprowadzeniu takiego dokumentu do obiegu. W praktyce, aneks do umowy stosowany jest najczęściej w przypadku przekazania informacji neutralnej lub oczywistej dla pracownika. Niektórzy pracodawcy decydują się na zastosowanie aneksu do umowy w związku z koniecznością zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w treści umowy o pracę.

Obowiązek informacyjny

Zdarza się tak, że w treści umowy o pracę wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty, a jedynie poprzez zastosowanie zapisu o tym, że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania dokumentu aktualizującego treść umowy o pracę. W takim przypadku konieczne jest jednak poinformowanie pracownika, że jego wynagrodzenie ulega zmianie w związku ze wzrostem kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, a pracownik, od 1 lipca 2023 będzie wynagradzany w kwocie 3600 zł brutto (przy pełnym etacie).

W treści informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) należy wskazać inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe. W związku ze zmianą wysokości wynagrodzenia za pracę nie ma konieczności aktualizacji “informacji o warunkach zatrudnienia”.

Rekomendacje Pasjonatów Kadr, Płac i HR na Facebooku

W związku ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę pracownikowi, który w umowie o pracę ma określoną stawkę wynagrodzenia kwotowo, pracodawca musi wręczyć aneksy do umów o pracę lub porozumienia zmieniające (oba pojęcia są tożsame, są zgodną wolą obu stron, które zawarły umowę). Natomiast w sytuacji kiedy wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty wraz ze wskazaniem składników wynagrodzenia za prace, a w umowie o pracę sporządzono zapis, iż pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania takiego aneksu lub porozumienia zmieniającego do umowy o pracę. Nie mniej jednak odnosząc się do art. 29 § 4 KP zmiana warunków pracy wymaga formy pisemnej, zatem pracodawca zmieniając kwotę wynagrodzenia powinien to dokonać w formie pisemnej, tak jak zawierając samą umowę o pracę, a pracownik powinien wiedzieć konkretnie i jasno jaką kwotę i na jakich warunkach otrzyma za wykonaną pracę zgodnie z art. 80 KP Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3.11.1976 r., I PR 165/76 również o tym mówi: “Wynagrodzenie – jako istotny element każdej umowy o pracę – winno być określone w sposób dokładny i nie pozostawiający wątpliwości co do umówionych przez strony zasad jego zapłaty”. Dobrą praktyką było stworzenie aneksu dla osób zatrudnionych w poprzednim roku lub poprzednich latach, który zawierał obie kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę od stycznia i lipca 2023, jeżeli wynagrodzenie w umowie o pracę zostało określone kwotowo i stanowiło kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli chodzi o informację dodatkową o warunkach zatrudnienia nie należy jej wręczać ponownie przy aneksie do umowy o pracę określającym wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, chyba że zmienią się konkretne warunki zatrudnienia określone w art. 29 § 3 KP.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac