Czy to prawda, że od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe przechowamy tylko przez 10 lat?


W poniedziałek 5 lutego 2018 r. prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę „o zmianie niektórych ustaw. Zgodnie z jej postanowieniami od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą mieli możliwość skrócenia, z dotychczasowych 50 do 10 lat, okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej pod warunkiem przekazania do ZUS informacji, które będą stanowić podstawę do wyliczenia przez świadczeń emerytalnych i rentowych pracowników.

Według rządu, aktualnie roczny koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej to około 130 mln zł. Po zmianie przepisów oszczędności mogą sięgnąć nawet ponad 100 mln zł rocznie. To gigantyczne oszczędności dla firm.

W celu zabezpieczenia interesów pracowników zmiany będą wprowadzane stopniowo w odniesieniu do grup pracowników zatrudnianych w następujących przedziałach czasowych:

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999

Pierwszy przedział to pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku. Dokumentację kadrowo-płacową pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r.

Drugi przedział dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. W tych przypadkach pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji (obecnych lub byłych pracowników), pod warunkiem, że złoży w ZUS raporty informacyjne, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty za każdego pracownika. Jeśli jednak nie przekaże do ZUS raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą tak jak dotychczas przez 50 lat.

Pracownicy zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r.

Ostatni przedział dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W tych przypadku dokumentacja będzie przechowywana przez okres 10 lat od dnia ustania stosunku pracy, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne za pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dodatkowe dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

W kwietniu rusza I edycja Kursu Płace Akademii Online oraz III edycja Kursu Kadry.  Zobacz szczegóły →

2 Komentarze

Dodaj swój
  1. 1
    Wioleta

    Szczerze ogólnie super, ale jeżeli mam zatrudnioną osobę w 1994 i jest już na emeryturze, to poco mam trzymać jej dokumentacje, aż 50 lat. Złożony jest kapitał początkowy, emeryturę ma wyliczoną, nadal u nas pracuje i nie wiadomo kiedy dojdzie do rozwiązania umowy. A teczkę kogoś kto był zatrudniony w 2000 mogę „wyrzucić” po 10 latach. Jest to dla mnie nie logiczne.

  2. 2
    Małgosia Kacprzycka-Nowicka

    Mam 3037 teczek akt osobowych byłych pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem, część z nich już nie żyje a akta nadal muszę przechowywać 50 lat. Może warto byłoby wprowadzić też regulację w tym zakresie. Człowieka dawno już nie ma a akta osobowe są nadal. Archiwum Państwowe nie przejmie akt bo nie minął jeszcze czas 50 lat. To jest jakieś błędne koło. W przypadku drugiego przedziału 1999-2018 nie wiem czy „zaryzykuję” przechowywanie akt tylko 10 lat, skoro ZUS dopiero teraz weryfikuje Rp-7 wystawione w latach np. 2002-2005.

+ Zostaw Komentarz