Onboarding pracowników – korporacyjna moda, czy skuteczna strategia budowania zaangażowania pracownika?

Rynek pracy zasila coraz szersza fala pracowników z najmłodszych pokoleń, które w odróżnieniu od poprzedników nie przywiązują się zbyt mocno do miejsc pracy, cenią atmosferę, wyzwania, możliwości rozwoju, a nade wszystko harmonię między pracą a czasem wolnym. Jak pokazują badania wśród nowo zatrudnionych, którzy przeszli proces onboardingu aż 62% zrealizowało cele zaplanowane na pierwszy rok pracy! Spośród nieobjętych programem wdrożeniowym takie cele osiągnęło tylko 17% (badania Aberdeen Group).

Kiedy zaczyna się onboarding?

Z pozoru oczywisty fakt, że onboarding zaczyna się już w procesie rekrutacji nie jest dostrzegany przez wszystkich menedżerów. Często zapominają oni o tym pierwszym, jakże istotnym, styku przyszłego pracownika z organizacją, gdzie otwiera się okazja do przedstawienia rzeczywistych oczekiwań, jakie będą przed nim postawione. To także szansa na poznanie jego wymagań i motywacji. Rekruterzy zbyt często skupiają się na „kuszeniu” kandydata z pominięciem istotnych informacji na temat tego, jak w rzeczywistości będzie wyglądać jego praca i z czego będzie rozliczany.

Kluczowa rola menedżera

W procesie wdrożenia ogromne znaczenie ma udział bezpośredniego przełożonego. To on powinien sprawować rolę faktycznego szefa całego procesu onboardingu. Niezbędne są umiejętności koordynacyjne i planistyczne. Szefowie o wysokich kompetencjach potrafią utrzymać kontrolę nad środowiskiem, w które wprowadzony zostanie nowy pracownik.

Najlepsi menedżerowie mają świadomość jak ważne są to procesy i decydują się uczestniczyć już w procesie rekrutacji (od opracowania profilu kandydata, przez etap selekcji, po złożenie propozycji zatrudnienia). Korzystając ze zdobyczy techniki sporo z tych elementów z powodzeniem może zostać zrealizowana w sposób zdalny. Jednak uczestnictwo i bezpośrednie zaangażowanie szefa jest wysoce pożądane i pozwala wznieść proces onboardingu na zupełnie inny poziom.

Na co zwrócić uwagę w planowaniu wdrożenia pracownika?

Dobry plan wdrożenia pracownika wymaga zrozumienia czego właściwie będzie on potrzebował, by stać się pełnowartościowy dla organizacji. Dlatego wdrażanie nowego pracownika to nie ciąg kilku eventów. Musi dotknąć kilku obszarów, począwszy od najbardziej podstawowych potrzeb pracownika, kończąc na planach jego rozwoju w organizacji, które powinny uwzględnić także oczekiwania samego pracownika. Żeby je uwzględnić niezbędne jest ich poznanie. To można osiągnąć już w trackie rekrutacji i selekcji.

Wdrożenie to przede wszystkim procesy socjalizacyjne. Nowy pracownik musi mieć możliwość nawiązania kontaktów z innymi pracownikami. W ten sposób uzyskuje niezbędne mu informacje (także te nieformalne) i rozwija współpracę. Ta sfera jest okazją do nawiązania relacji międzyludzkich. Zaangażowanie buduje się nie tylko w perspektywie osobistej. Potrzeba przynależności do grupy, identyfikacja ze wspólnymi wartościami, poprzez kontakt ze współpracownikami nadaje pełniejszy, bardziej ludzki wymiar zawodowej adaptacji.

Zadaniem szefa jest wsparcie w zbudowaniu u nowego członka zespołu poczucia tożsamości i przynależności. Najlepszy efekt daje bezpośrednie włączenie do pracy przy realizacji bieżących projektów. Daje to możliwość wykazania się, lecz bez nadmiernej presji osobistej odpowiedzialności i rezultatu. Przy okazji takiej pracy menedżer ma okazje na dokładniejsze informowanie nowego pracownika o swoich oczekiwaniach, w kontekście realizowanych projektów.

Etapy onboardingu

Onboarding można podzielić na kilka etapów rozłożonych w czasie. Za kamienie milowe procesu można przyjąć tradycyjne okresy: pierwszego tygodnia, pierwszego miesiąca, pracy, czy końca okresu próbnego. Pierwszym etapem, jest włączanie pracownika do organizacji. Tu szef powinien skupić się na osobistej perspektywie.

Dobrą praktyką może być wyjaśnienie i dlaczego zdecydował się na zatrudnienie właśnie tej osoby, podkreślić umiejętności, które rozpoznał w trakcie rekrutacji. To wspiera i ośmiela nowego pracownika i pomaga zbudować poczucie pewności siebie w nowym otoczeniu. Niezwykle ważna jest praca na mocnych stronach i talentach, które nowy pracownik będzie mógł wnieść do organizacji.

Nowo zatrudnieni pracownicy, którzy otrzymają właściwie dobraną porcję informacji o firmie i nowej pracy zwykle lepiej się dostosowują niż ci, którzy okazji tej zostaną pozbawieni. Szczerość i otwartość pomagają zbudować zaufanie między nowym pracownikiem a pracodawcą, co stanowi fundament jego zaangażowania od pierwszego dnia.

Sam proces onboardingu nie musi być specjalnie skomplikowany, ważne, by był przemyślany i dostosowany do organizacji oraz poziomu stanowiska.

Rola opiekuna (buddy)

Dobrą praktyką jest przypisanie nowemu pracownikowi na pewien okres opiekuna (tzw. buddy). Ta rola powinna zostać powierzona osobie nie tylko dysponującej dużym doświadczeniem zdobytym w danej organizacji, musi mieć ona także predyspozycje komunikacyjne, wykazywać się cierpliwością w odpowiadaniu na pytania i umieć dostosować się do stylu i tempa działania nowej osoby. Sam staż pracy i wysokie kwalifikacje nie zawsze są gwarancją sukcesu w doborze przewodnika. Warto zwrócić uwagę na umiejętności miękkie i sprawność w kontaktach międzyludzkich.

Po czym można rozpoznać, czy pracownik  zaadaptował się do kultury organizacji?

• Rozumie swoją rolę w miejscu pracy.
• Rozumie i podziela cele i wartości istotne dla organizacji.
• Używa i świadomie stosuje terminologię i sformułowania specyficzne dla danej organizacji.