Onboarding w 5 krokach – case study Tigers

Skuteczny onboarding zaczyna się tydzień przed rozpoczęciem pracy

Jak podkreśla Ewa Gajda, Finance & Administration Manager Tigers, o nowego pracownika warto zadbać już w chwili, gdy zakończyliśmy wszystkie etapy rekrutacji. W agencji ten proces ma nazwę pre-onboardingu i rozpoczyna się wraz z podpisaniem listu intencyjnego i wysyłki umowy do podpisu. Kolejno, otrzymuje powitalnego maila z informacjami o swojej firmowej skrzynce mailowej, dostępem do platformy edukacyjnej Dom Tygrysa oraz linkiem i instrukcją do badania DISC. Jeszcze dzień przed rozpoczęciem pracy z nowym pracownikiem kontaktuje się jego Team Leader lub Leaderka. W mailu zamieszcza dedykowaną wiadomość, tu istotne jest, by przekazać pozytywne nastawienie na oczekiwanie nowego pracownika w zespole. Mailing jest spersonalizowany, zawiera skrót informacji o pierwszym dniu oraz notkę, która powinna motywacyjnie wpłynąć na nowego tygrysa. – Pierwszy dzień w pracy nierzadko wiąże się z dużym stresem. Dlatego proces onboardingu jest tak istotny. Sprawmy, by nowy pracownik poczuł się najbardziej komfortowo. Wysyłka maila, zapewnienie o dostępności i chęci, by odpowiedzieć na nurtujące pytania, podzielenie się kontaktem i wiadomość, że nie możemy się doczekać, aż do nas dołączysz, naprawdę są dużym wsparciem!  Bez względu na to, czy zrekrutowaliśmy osobę na stanowisko juniorskie czy seniora – podkreśla Ewa.

Postaw na automatyzację i narzędzia

Proces pre- i onboardingu w Tigers przebiega sprawnie dzięki automatyzacji. Poprzez spójną ścieżkę poszczególnych etapów, jak automatyczne generowanie umów czy templatki mailingu i instrukcji, nowy pracownik płynnie przechodzi przez cały proces. Co więcej, firma działa efektywnie, bez poświęcania godzin na tworzenie materiałów od zera.

Narzędzia, które poleca Tigers w skutecznej realizacji procesu pre- i onboardingu: 

ClickUp – pozwala zaplanować zadania, wyznaczyć deadline, śledzić postępy i prowadzić konwersację w oknie czatu. Co więcej, w narzędziu przygotujesz też formatki, instrukcje, opisy i przydzielisz role konkretnym pracownikom. Dobrze opisane i zaplanowane zadanie ułatwi jego realizację nowemu pracownikowi.

Notion – przestrzeń, która w agencji Tigers służy za wirtualną encyklopedię. Pracownicy tworzą w niej instrukcje obsługi narzędzi dedykowanych zespołom, opisy strategii, stanowisk, ról i struktury holdingu, zapisy brainstormingów i pomysły na kolejne działania. Dzięki Notion stworzysz także newsletter dla wszystkich pracowników. Takie rozwiązanie cieszy się dużą skutecznością w Tigers. Świetnie sprawdza się dla nowego pracownika, który w jednym miejscu ma bogatą bazę wiedzy o firmie.

Slack – niezbędne narzędzie do komunikacji. To tutaj uwzględnisz tematyczne czaty, skontaktujesz się bezpośrednio z pracownikiem, umożliwisz łatwy przepływ informacji dla całej firmy. Co więcej, na Slacku nowy pracownik będzie na bieżąco z firmowymi newsami, pozna pozostałe procesy i otrzyma odpowiedzi na nurtujące pytania.

Ważne: miej na uwadze, że nowy pracownik mógł wcześniej nie korzystać z powyższych narzędzi. Dlatego istotne jest przeprowadzenie go przez kolejne punkty ich obsługi. To może zająć nawet kilka dni. Cierpliwości! Po zapoznaniu się z ich obsługą, narzędzia tylko ułatwią Wam pracę – zapewnia Ola Halicka, Talent Acquisition Specialist Tigers.

Poznaj skuteczność roli buddiego

Planowanie procesu onboardingu to często metoda prób i błędów. Nawet w najlepiej opracowanym scenariuszu zdarzy się niedopatrzenie czy brak rozwinięcia konkretnego podpunktu. Dlatego tak istotne jest, by oprócz automatyzacji i korzystania z narzędzi do optymalizacji procesu onboardingu postawić także na aspekt ludzki. – W agencji Tigers świetnie sprawdza się tu buddy – informuje Adrianna Urbańska, Junior Recruitment Specialist Tigers. – To osoba z zespołu nowego pracownika, która wdraża w strukturę firmy, ale w znacznie luźniejszej formie. Rolą buddiego jest oprowadzenie po biurze i kluczowych punktach budynku (recepcja, siłownia, przestrzeń restauracyjna, sale konferencyjne, itp.), zaproszenie na lunch (na koszt firmy) a nawet pomoc w organizacji wyjścia integracyjnego z nowym zespołem. Buddy zostaje wyznaczony przez Team Leaderkę/a lub managera (w zależności od struktury Twojej firmy) – wyjaśnia Adrianna. 

Jak zapewnia Adrianna, skuteczność buddiego sprawdzisz na podstawie statusu realizacji jego lub jej zadań. Agencja Tigers opisała je w zależności od zespołu (ścieżki minimalnie różnią się od siebie, np. dla teamu HR czy new business) a cała formuła została spisana w ClickUpie. W narzędziu opisano także ścieżkę przygotowania do roli buddiego, tak by pracownik czuł się komfortowo i świadomie w nowej roli. 

Tigers przyznaje, że sposób realizacji zadań zależy od buddiego. Instrukcja w ClickUpie jest tylko wskazówką i sugestią działań. Pozwala też śledzić proces realizacji onboardingu zarówno przez managera, prezesa, team leadera, buddiego, jak i nowego pracownika. W duchu transparentności, każdy pracownik ma dostęp do tego zadania. 

Efekt? Wdrożenie roli buddiego zapewnia komfort i bezpieczeństwo nowemu pracownikowi. Ponadto, daje także znak, że firma chce przede wszystkim współpracować, a nie rzucać wyzwania i kolejne zadania do realizacji. 

Zaplanuj spotkania

Istotnym składnikiem onboardingu są spotkania, zarówno w formule online, jak i bezpośrednio w biurze (w zależności od tego jak działa Twoja firma). Warto, by były przeprowadzone przez różne osoby z firmy. – Takie rozwiązanie pozwala nowemu pracownikowi poznać nie tylko strukturę działu, w którym pracuje, ale także charakter działań innych zespołów – tłumaczy Adrianna. 

Ważne: nie planuj wielu spotkań w pierwszym tygodniu pracy nowego członka zespołu. Daj przestrzeń na swobodne działanie, zapoznanie się z firmą i jej pracownikami, wyjście na lunch czy naukę obsługi nowych narzędzi.

Nie bój się feedbacku

Kultura dzielenia się feedbackiem i sztuka przyjmowania opinii to nie lada wyzwanie. W agencji Tigers takie rozwiązania są fundamentem zarządzania firmą i zespołem. Już po pierwszym miesiącu pracy rekruter przeprowadza krótką rozmowę z nowym pracownikiem. Podczas tego spotkania rozmawiają o przebiegu procesu onboardingu, odnalezieniu w organizacji, skutecznych rozwiązaniach i niepomyślnych działaniach – wszystko z perspektywy nowego pracownika. – Na podstawie tych odpowiedzi kolejne procesy onboardingu są dopracowywane, tak by każdy młody Tygrys nie czuł się zagubiony w dżungli – podkreśla Adrianna.

Q&A z Tigers

• Który etap onboardingu stanowi największą przeszkodę dla nowego pracownika? 

– Według mnie, to pierwsze kilka dni są największym wyzwaniem. Dużo nowych informacji, zarówno o strukturze firmy, zespole, narzędziach, jak i aktualnych sprawach i zadaniach. To istotne, by nowy pracownik czuł wsparcie Team Leaderki/a oraz buddiego. A także całego tygrysiego stada – Adrianna Urbańska.

• Jakie pytania najczęściej padają podczas onboardingu i jak sobie z nimi radzisz/radzi team Tigers? 

– Pytania dotyczą głównie kwestii administracyjnych. Pierwsze dni to dużo informacji do przyswojenia, oprócz specyficznych dla każdego stanowiska ważne jest, aby każdy wiedział do kogo się zwracać w sytuacji np. uszkodzonego sprzętu, czy zasad rezerwacji sal na spotkania etc. W tej sytuacji skuteczne jest Notion, w którym nowy pracownik znajdzie instrukcje i wskazówki nim jeszcze pomyśli, by się ze mną skontaktować – Paulina Kowalczyk, Administrative Assistant Tigers.

• Jaki jest wynik satysfakcji po przejściu onboardingu? Co docenia pracownik a na co najczęściej się skarży?

– Najlepiej oceniana jest rola buddiego i wsparcie zespołu. Natomiast różnice są w kwestii realizacji obowiązków. Niektórzy skarżą się, że samodzielna realizacja zadań przypadła tak późno. Inni doceniają fakt, że mogli działać już po dwóch tygodniach. Ocena satysfakcji nowego pracownika jest w tym przypadku bardzo indywidualna – Ewa Gajda.

Podsumowując, onboarding na podstawie case study Tigers możemy zamknąć w 5 krokach:

• Onboarding zacznij już tydzień przed przyjęciem nowego pracownika
• Postaw na automatyzację i narzędzia
• Poznaj skuteczność roli buddiego 
• Zaplanuj spotkania 
• Nie bój się feedbacku

Jak sądzisz, czy te wskazówki i rozwiązania sprawdzą się w Twojej firmie?