Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych

Zgodnie z ich postanowieniami od dnia 1 stycznia 2019 roku pracodawcy będą mieli możliwość skrócenia, z dotychczasowych 50 do 10 lat, okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej pod warunkiem przekazania do ZUS informacji, które będą stanowić podstawę do wyliczenia przez świadczeń emerytalnych i rentowych pracowników.

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku nierealizowania tego obowiązku, pracodawca ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe, o których mowa w Kodeksie pracy obejmują:

• dokumentację osobową,
• dokumentację płacową – dotyczącą wypłaconego wynagrodzenia.

Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.

Od 1 stycznia 2019 r. ma się to zmienić, bowiem pracodawcy będą przechowywać dokumentację osobową i płacową pracowników przez 10 lat. Nowe przepisy wprowadzono ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

W celu zabezpieczenia interesów pracowników zmiany będą wprowadzane stopniowo w odniesieniu do grup pracowników zatrudnianych w następujących przedziałach czasowych:

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku.

Pierwszy przedział to pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku. Dokumentację kadrowo-płacową pracowników zatrudnionych w zakładzie pracy przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał na dotychczasowych zasadach, czyli przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku.

Drugi przedział dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. W tych przypadkach pracodawca będzie mógł skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji (obecnych lub byłych pracowników), pod warunkiem, że złoży w ZUS raporty informacyjne, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty za każdego pracownika. Jeśli jednak nie przekaże do ZUS raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą tak jak dotychczas przez 50 lat.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku.

Ostatni przedział dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. W tych przypadku dokumentacja będzie przechowywana przez okres 10 lat kalendarzowych,  liczonych od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło ustanie stosunku pracy, a pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne za pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dodatkowe dane niezbędne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.