HR Detektywi #138 Wydanie specjalne! Wielkanoc a czas pracy, świąteczne upominki, majówka – czy dodatkowy dzień wolny to obowiązek pracodawcy?

Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent oprogramowania ERP enova365

News 1: Święta Wielkanocne a czas pracy

W najbliższy weekend przypadają najważniejsze święta dla świata chrześcijańskiego – Wielkanoc, czyli upamiętnienie zmartwychwstania Chrystusa. Są to święta ruchome, ponieważ przypadają zawsze na pierwszą niedzielę po pierwszej wiosennej pełni księżyca. Może to być zatem okres pomiędzy 22 marca a 25 kwietnia. Obchody Wielkiej nocy poprzedza Niedziela Palmowa, a następnie Triduum Paschalne, czyli Wielki Czwartek, Wielki Piątek i Wielka Sobota, kiedy to Kościół obchodzi wspomnienie zdarzeń poprzedzających śmierć i zmartwychwstanie Jezusa.  

Poniedziałek Wielkanocny obniża wymiar czasu pracy

Zgodnie z przepisami ustawy o dniach wolnych Niedziela i Poniedziałek Wielkanocny są dniami wolnymi od pracy, przy czym poniedziałek jako święto przypadające w dniu innym niż niedziela obniża wymiar czasu pracy. Ponieważ są to dni ustawowo wolne od pracy z odpoczynku korzystają nie tylko wyznawcy chrześcijaństwa, ale także ci, którzy chrześcijanami nie są.    

Wielkanoc w obrządku prawosławnym. Jeśli zatrudniasz cudzoziemców to może być pomocne!

I tu wspomnieć trzeba o wyznawcach prawosławia. Oni także obchodzą Wielkanoc, ale ponieważ posługują się kalendarzem juliańskim może ona przypaść w innym terminie, niż ta obchodzona powszechnie przez katolików, zazwyczaj później. Podobnie jest także z Bożym Narodzeniem i innymi prawosławnymi świętami religijnymi. W Polsce obowiązuje ustawa o stosunku Państwa do Polskiego Autokefalicznego Kościoła Prawosławnego, która przyznaje członkom tego Kościoła prawo do obchodzenia świąt religijnych zgodnie z kalendarzem juliańskim. Dniami tymi zgodnie ze wspomnianą ustawą są: 

1. 7 stycznia – pierwszy dzień Bożego Narodzenia 
2. 8 stycznia – drugi dzień Bożego Narodzenia 
3. 19 stycznia – Chrzest Pański 
4. 7 kwietnia – Zwiastowanie Najświętszej Maryi Panny 
5. drugi dzień Wielkiejnocy  
6. 19 sierpnia – Przemienienie Pańskie  
7. 28 sierpnia – Zaśnięcie Najświętszej Maryi Panny. 

Osobom należącym do Kościoła przysługuje zwolnienie od pracy lub nauki w tych dniach bez prawa do wynagrodzenia, jeżeli święta te nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy.  

Wniosek o zwolnienie od pracy na obchodzenie świąt religijnych

Ustawa o gwarancjach wolności sumienia i wyznania przewiduje wyznawcom innych religii niż katolicyzm możliwość uzyskania zwolnienia od pracy na czas niezbędny do obchodzenia świąt zgodnie z wymogami wyznawanej przez siebie religii. Wniosek o udzielenie dnia wolnego powinien trafić do pracodawcy co najmniej 7 dni przed tym dniem, a informacja pracodawcy o warunkach odpracowania zwolnienia nie później niż na 3 dni przed dniem zwolnienia. Jeżeli mamy do czynienia ze świętem przypadającym w określonym dniu każdego tygodnia pracodawca powinien, na prośbę pracownika ustalić dla niego indywidualny rozkład czasu pracy. Nieudzielenie pracownikowi zwolnienia na obchodzenie świąt religijnych stanowi naruszenie praw pracowniczych – zakazu dyskryminacji ze względu na wyznanie i przekonania religijne. 

W tym roku – wspólna Wielkanoc katolicka i prawosławna

W tym roku termin świąt Wielkanocnych w obrządku prawosławnym i katolickim pokrywa się, katolicy i wyznawcy prawosławia będą ją obchodzić jednocześnie. Nie będą musieli zatem korzystać z dodatkowych uprawnień.  

News 2: Świąteczne upominki oraz ich rozliczanie

Pozostańmy w tematyce świątecznej. Choć z szaleństwem prezentów kojarzy się raczej Boże Narodzenie, także na Wielkanoc wielu pracodawców decyduje się na przekazanie swoim pracownikom dodatkowych świadczeń. Tu najczęściej są to wszelkiego rodzaju świadczenia pieniężne (np. karty przedpłacone) lub w postaci bonów, które mają ulżyć domowym budżetom, czasem nieco nadwyrężonym świątecznymi zakupami.   

Rozliczenie upominków – podatki i składki

Decydując się na wsparcie pracowników pracodawca musi pamiętać o właściwym rozliczeniu świątecznych prezentów pod względem składkowym i podatkowym. Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym wszelkie wypłaty i świadczenia niepieniężne adresowane do pracowników stanowią przychód ze stosunku pracy i jako taki podlegają opodatkowaniu, a w konsekwencji także oskładkowaniu. Niektóre z nich mogą jednak korzystać z ulg przewidzianych w przepisach składkowych i art. 21 ustawy o pdof (katalog zwolnień podatkowych). W tym celu pracodawca powinien dobrze rozważyć to z jakiego źródła sfinansuje świadczenia i na jakich zasadach rozdysponuje je pomiędzy pracownikami.  

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – korzystne rozwiązanie

W takiej sytuacji doskonałym narzędziem okazać się może Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Świadczenia rzeczowe i pieniężne finansowane z ZFŚS zostały bowiem wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a także mogą korzystać, w ramach limitu rocznego (1000 zł), ze zwolnienia z podatku. I tu ważna uwaga – ustawa o pdof wyłączyła ze zwolnienia bony, talony i inne znaki uprawniające ich wymiany na towary i usługi. Aby te zwolnienia mogły być zastosowane pracodawca wydając środki z ZFSŚ musi pamiętać o przestrzeganiu warunków przewidzianych w ustawie o ZFŚS, czyli m.in. o różnicowaniu wartości świadczeń w zależności od sytuacji materialno-bytowej pracowników, na podstawie składanych przez nich oświadczeń. Może się więc okazać, że osoby najlepiej sytuowane w ogóle nie skorzystają z „dobrodziejstw” funduszu.  

Upominki spoza funduszu – mniej opłacalne, ale bardziej sprawiedliwe?

Pracodawcy, którzy nie tworzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą sfinansować upominki dla pracowników z własnych środków obrotowych. Wtedy jednak cała wartość przekazanych świadczeń, niezależnie od tego czy będą to świadczenia pieniężne czy rzeczowe, będzie stanowiła podstawę składek oraz opodatkowania. Mniejsza będzie zatem ich realna wartość dla pracowników. Z drugiej strony, przekazane świadczenia nie będą musiały być różnicowane, można będzie je dać wszystkim i „po równo”.  

News 3: Majówka, czyli temat do rozmów przy wielkanocnym stole! „Odbiór” dnia wolnego za święto przypadające 3 maja 2025

Tak nam się w tym roku ułożył kalendarz, że zaraz po świętach Wielkanocnych będziemy mieli majówkę. 1 maja przypada w czwartek, a 3 w sobotę. To oznacza, że oba te święta, jako że nie przypadają w niedzielę, obniżają wymiar czasu pracy w maju, lub dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym, w którym mieści się maj. 

„Odbiór” dnia wolnego za święto przypadające 3 maja 2025. Dodatkowy dzień wolny – obowiązek pracodawcy

W przypadku pracowników wykonujących pracę w systemie podstawowym (8 godzin dziennie, 5 dni w tygodniu), w stałym rozkładzie czasu pracy od poniedziałku do piątku, pracodawca powinien ustalić dodatkowy dzień wolny, zwany często potocznie „wolnym za święto” czy „odbiorem za święto. Nie jest to jednak ani wolne za święto ani tym bardziej odbiór za święto, ponieważ to oznaczałoby, że pracownik miał wyznaczoną w grafiku pracę w święto lub wykonywał tę pracą jako nadliczbową.

Tymczasem tak nie jest. Ten dzień to po prostu dodatkowy dzień harmonogramowo wolny od pracy, aby nie została przekroczona liczba godzin należnych do przepracowania, wyliczona zgodnie z art. 130 k.p.  Pracodawca powinien go ustalić w ramach obowiązującego pracowników okresu rozliczeniowego. Jeśli okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc będzie to miało miejsce w tym samym miesiącu, jeśli natomiast okres rozliczeniowy jest dłuższy niż miesiąc, ten dodatkowy dzień może się pojawić w innym miesiącu należącym do tego samego okresu. Decyzja jak to zrobić należy do pracodawcy. Może wyznaczyć „odgórnie” jeden, ten sam dzień dla wszystkich pracowników, może też ustalać go indywidualnie dla konkretnych pracowników na podstawie ich propozycji, biorąc też pod uwagę swoje potrzeby. Niewątpliwie pierwsza opcja jest bezpieczniejsza dla pracodawcy przy dużej liczbie pracowników – wtedy łatwiej jest tego dopilnować.  

W przypadku pracowników pracujących w nieregularnie rozłożonych harmonogramach, np. w systemie równoważnym (dłuższe i/lub krótsze niż 8 godzin zmiany robocze) nie ustala się dodatkowych dni wolnych – zmniejszenie wymiaru czasu pracy jest uwzględnione w liczbie zaplanowanych pracownikowi godzin w grafiku.   

W tym roku zapewne wielu pracodawców wykorzysta piątek 2 maja, dzielący oba święta i w tym właśnie dniu wyznaczy dodatkowy dzień wolny, wydłużając tym samym odpoczynek. Pracownicy maja obowiązek zastosować się do wytycznych pracodawcy. Jednocześnie jeżeli pracownik np. trafiłby na zwolnienie lekarskie nie ma podstaw, aby domagać się od pracodawcy ustalenia dnia wolnego w innym terminie, po zakończeniu zwolnienia.  

Więcej o dniach wolnych od pracy w 2025 roku przeczytasz tutaj >

Co jeśli 2 maja nie będzie dniem wolnym?

Jeżeli pracodawca nie ustali dnia wolnego w piątek 2 maja, pracownik aby skorzystać z przedłużonego weekendu powinien skorzystać z urlopu wypoczynkowego. Musi jednak pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku mu go udzielić w tym konkretnym terminie, jeżeli zaburzyłoby to normalny tok pracy w zakładzie. Taki obowiązek ma tylko wtedy, kiedy wniosek o urlop składa osoba powracająca po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub ojcowskim, a termin rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego przypada bezpośrednio po ich zakończeniu, lub jeśli mamy do czynienia z urlopem na żądanie. W przypadku tego ostatniego obowiązek udzielenia go nie jest bezwzględny i w pewnych szczególnych sytuacjach pracodawca może odmówić żądaniu pracownika (np. kiedy podobny wniosek w tym samym terminie złoży większa liczba osób, co zakłóciłoby normalny tok pracy w zakładzie lub mielibyśmy do czynienia z quasi strajkiem).