Praca zdalna i kontrola trzeźwości do podpisu Prezydenta!

Ustawa wprowadzająca pracę zdalną do Kodeksu pracy wprowadza przede wszystkim definicję pracy zdalnej polegającej na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą.

Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg

Przesłanki nowelizacji

Nowelizacja Kodeksu pracy dotyczy wprowadzenia na stałe do Kodeksu pracy możliwości wykonywania pracy zdalnej oraz stworzenia podstaw dla pracodawcy do wprowadzenia i przeprowadzania, gdy jest to niezbędne dla ochrony określonych dóbr, prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu.

Według ustawodawcy, potrzeba wprowadzenia projektowanych zmian wynika z konieczności wyjścia naprzeciw potrzebom pracowników i pracodawców w dwóch istotnych obszarach:

• umożliwienia pracodawcom – w uzasadnionych przypadkach – wprowadzenia prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu
• wprowadzenia regulacji dotyczących pracy zdalnej jako rozwiązania stałego.

Przypomnijmy, że w związku z epidemią COVID-19 rozpowszechniło się wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej, która jest obecnie stosowana na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz
wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095, 2120, 2133, 2262, 2269, 2317, 2368 i 2459 oraz z 2022 r. poz. 202, 218, 655 i 830). Jak wiemy, regulacja ta obowiązuje tymczasowo – może być stosowana tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego (albo stanu epidemii) ogłoszonego z powodu COVID-19, a także przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Prewencyjna kontrola trzeźwości pracowników

W kontekście prewencyjnej kontroli trzeźwości, pracodawca będzie miał możliwość jej przeprowadzenia tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.

Podejmowanie jakichkolwiek czynności zawodowych w stanie nietrzeźwości, w stanie po użyciu alkoholu lub  środka działającego podobnie do alkoholu należy oceniać jako naganne. W pewnych przypadkach dodatkowo może stanowić ono szczególne zagrożenie dla życia i zdrowia zarówno samego pracownika, jak i innych osób, a także mienia.

Pracodawcy, którzy zdecydują się na wprowadzanie kontroli, będą zobowiązani do określenia w aktach wewnątrzzakładowych grupy lub grup pracowników podlegających kontroli oraz sposobu jej przeprowadzania, a także do zachowania odpowiednich zasad przetwarzania danych osobowych pracowników w związku z kontrolą. Określeniu w aktach wewnątrzzakładowych podlegać będzie również:

• sposób przeprowadzania kontroli
• rodzaj urządzenia wykorzystywanego do przeprowadzania testów
• częstotliwość (codzienna kontrola wszystkich pracowników czy rotacyjna na wybranych grupach)
• czas przeprowadzania kontroli (przed rozpoczęciem wykonywania pracy czy również w czasie pracy).

Pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Oznacza to, że oprócz czynności organizacyjnych, przedsiębiorcy, którzy wprowadzą kontrolę, będą musieli wyposażyć się w stosowne środki techniczne do ich przeprowadzania – urządzenia testujące będą musiały posiadać ważny dokument potwierdzający ich kalibrację lub wzorcowanie. Ma to istotne znaczenie w kontekście ciążącego na pracodawcy obowiązku udowodnienia przyczyny rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, która może być efektem wyniku kontroli trzeźwości.

Nie wydaje się możliwe, by pracownicy wykonujący pracę zdalną spełniali przesłanki objęcia kontrolą trzeźwości lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Kontrole takie można przeprowadzić, gdy są niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Gdyby jednak pracownicy wykonujący pracę zdalną spełnili przesłanki zawarte w projektowanych przepisach, mogą zostać objęci odpowiednią kontrolą, bo to pracodawca będzie ustalał grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą i sposób jej przeprowadzenia.

Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg

Pracodawca będzie przetwarzał informacje o dacie, godzinie i minucie badania przeprowadzonego w ramach kontroli trzeźwości oraz wyniku tego badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości lub stan po użyciu środka działającego podobnie do alkoholu. Informacje te będą przechowywane w aktach osobowych pracownika. Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika – nie dokumentuje naruszenia obowiązków. 

O wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu pracodawca będzie musiał poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.

W sytuacji, gdy w wyniku przeprowadzonej kontroli przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego wykazana zostanie obecność alkoholu w organizmie pracownika, jak i w sytuacji powzięcia przez pracodawcę uzasadnionego podejrzenia, że pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy, do żądania przeprowadzenia badania stanu trzeźwości przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, uprawnieni będą zarówno pracodawca jak i pracownik. Badanie krwi będzie mogło być zlecone, gdy:

• nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi, pomimo przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
• nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Zasady pracy zdalnej według nowego Kodeksu pracy

Pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 

Najważniejsze zmiany związane ze świadczeniem pracy w trybie home office odnoszą się do kosztów pracy zdalnej – pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do jej wykonywania, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy. 

Istotny jest również fakt, że pracodawca, co do zasady, będzie musiał uwzględnić wniosek o pracę zdalną złożony m.in. przez pracownika:

• pracownika–rodzica dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicę w ciąży,
• pracownika wychowującego dziecko do 4. roku życia,
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy pracodawca będzie musiał poinformować pracownika.

Minister rodziny i polityki społecznej Marlena Maląg

Pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku ww. pracowników tylko, gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, zaś o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku będzie zobligowany poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Przyjęte w projektowanej ustawie rozwiązania prawne, nakładające określone obowiązki na pracodawców (np. obowiązek ustalenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu lub regulaminie, obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej), mają na celu właściwe zabezpieczenie interesu pracownika jako słabszej strony stosunku pracy, przede wszystkim przed przerzuceniem na pracownika kosztów wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z projektem ustawy wykonywanie pracy zdalnej będzie wymagało co do zasady uzgodnienia między stronami stosunku pracy. Takie uzgodnienie będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie dotyczące zmiany formy pracy z typowej na pracę zdalną będzie mogło być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej, z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika.

Projekt przewiduje możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej – pracownik będzie musiał powrócić do wykonywania pracy na dotychczasowych zasadach i w dotychczasowym miejscu wykonywania pracy. Pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem termin powrotu pracownika do pracy w formie tradycyjnej. Cofnięcie polecenia pracy zdalnej będzie mogło zostać dokonane przez pracodawcę za co najmniej jednodniowym uprzedzeniem. 

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określone w porozumieniu z pracownikiem lub w przepisach wewnątrzzakładowych i obejmować będą:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; 
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Okazjonalna praca zdalna

Z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej będzie mógł wystąpić wyłącznie pracownik (wymagany bowiem będzie wniosek pracownika), zaś wymiar takiej pracy został ograniczony do 24 dni w roku kalendarzowym. Przyjęta konstrukcja przepisu wskazuje, iż taka praca znajdzie zastosowanie w okolicznościach incydentalnych i szczególnych, uzasadnionych wyłącznie interesem (potrzebą) pracownika.

Z uwagi na jej szczególny charakter, nie będą stosowane niektóre przepisy dotyczące pracy zdalnej (np. obowiązek zapewnienia materiałów i narzędzi pracy).

Projektowany przepis nie wyklucza możliwości złożenia wniosku dot. okazjonalnej pracy zdalnej przez pracownika, który wykonuje już pracę zdalną częściowo (na ogólnych zasadach). Niezależnie od specyfiki okazjonalnej pracy zdalnej, na pracodawcy nadal będzie spoczywał obowiązek zapewnienia pracownikowi w jej trakcie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, analogicznie do pozostałych przypadków pracy zdalnej.

Co dalej z telepracą?

Pytanie od Czytelniczki: Czy te zmiany będą miały wpływ na telepracę? Zostanie ona usunięta jako forma zatrudnienia czy przepisy jej dotyczące zostaną?
Odpowiedź: Praca zdalna zastąpi telepracę. Umowy o telepracę trzeba będzie rozwiązać za porozumieniem stron i wprowadzić w to miejsce pracę zdalną.

Projekt zmian przewiduje przepisy przejściowe, mające na celu umożliwienie wykonywania pracy w formie telepracy po uchyleniu przepisów będących podstawą prawną dla wykonywania pracy w tej formie przez określony czas, który będzie niezbędny do podjęcia decyzji o przekształceniu dotychczasowej formy wykonywania pracy jako telepracy na pracę zdalną lub o powrocie pracownika do pracy w warunkach typowych.

Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub w przepisach wewnątrzzakładowych będą mogły być stosowane nie dłużej niż przez okres  6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy w części dotyczącej pracy zdalnej.

Termin wejścia w życie zmian w Kodeksie pracy

Ustawa trafi teraz na biurko Prezydenta – czekamy na podpis (który może pojawić się w ciągu 21 dni), a następnie publikację w Dzienniku Ustaw! Na wdrożenie przepisów w zakresie kontroli trzeźwości pracodawcy będą mieli 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Pracodawcy, którzy chcą korzystać z tego rozwiązania niezwłocznie, powinni być już w trakcie przygotowań. Na wdrożenie przepisów w zakresie pracy zdalnej pracodawcy będą mieli 2 miesiące. Pracodawcy, którzy będą chcieli korzystać z tego rozwiązania również muszą wdrożyć odpowiednie procedury.

Wdrożenie tzw. dyrektywy work-life balance

Pytanie od Czytelniczki: Wiadomo czy wejdą i kiedy zapisy odnośnie umów na okres próbny i czas określony oraz rozszerzonej informacji z art 29 k.p.?

Odpowiedź: Wygląda na to, że ta część wdrożenia unijnych przepisów stanowi element przedwyborczej gry. Z doniesień medialnych i zapowiedzi Premiera Morawieckiego wiemy, że Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji, jednak opinia publiczna nie poznała ostatecznego kształtu. Mecenas Marcin Wojewódka ocenia, że przepisy te wejdą w życie w połowie tego roku, czyli po roku od szumnie zapowiadanego 1-go sierpnia 2022. Na stronie Rządowego Centrum Legislacji nie opublikowano jak dotąd ostatecznej wersji projektu, przyjętej przez rząd.