HR-owe Koło Ratunkowe: Przedawnienie urlopu wypoczynkowego w czasie urlopu wychowawczego

Pani Moniko, mamy w naszej firmie pracownicę, która już od ponad dwóch lat przebywa na urlopie wychowawczym. Koleżanka poinformowała nas, że jest w kolejnej ciąży i za kilka miesięcy urodzi dziecko. Boi się jednak, że zanim powróci do pracy po długotrwałej przerwie spowodowanej macierzyństwem (w tym również kolejnym urlopem wychowawczym i oczekiwaniem na miejsce w żłobku), cały przysługujący jej zaległy urlop wypoczynkowy przepadnie! Czy możemy jej jakoś pomóc? Może, jako pracodawca, powinniśmy poprosić ją o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego wcześniej?

Termin urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. W tym samym roku powinien on zostać wykorzystany.

Jednym z wyjątków, kiedy to pracodawca jest zobligowany do udzielenia pracownikowi urlopu w terminie przez niego wskazanym, jest urlop wykorzystywany bezpośrednio po urlopach związanych z rodzicielstwem. Jak wskazuje orzecznictwo, uprawnienie to ma za zadanie służyć pracownikom, którzy chcą przedłużyć czas sprawowania pełnej i osobistej opieki nad dzieckiem. Warunkiem jest jednak wniosek pracownika złożony do pracodawcy:

Na wniosek pracownicy udziela się jej urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim; dotyczy to także pracownika – ojca wychowującego dziecko lub pracownika – innego członka najbliższej rodziny, o którym mowa w art. 175¹ pkt 3, który korzysta z urlopu macierzyńskiego.

Art. 163 §3 Kodeksu pracy

Przypomnijmy również, że urlopu zaległego należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dotyczy to także części urlopu udzielanego „na żądanie” pracownika (zgodnie z art. 168 k.p.). Urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój charakter i przekształca się w urlop zwykły.

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 plan urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² urlop wypoczynkowy na żądanie.

Art. 168 Kodeksu pracy

Czy pracodawca może zmusić do wykorzystania urlopu?

Zgodnie z obowiązującą obecnie doktryną, pracodawca może jednostronnie narzucić termin wykorzystania urlopu, jednak tylko w dwóch przypadkach:

• w okresie wypowiedzenia umowy o pracę – art. 167 (1) K.p.
• do końca września następnego roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym pracownik nabył prawo do urlopu – w odniesieniu do urlopu niewykorzystanego.

Urlop zaległy w czasie pandemii – Przeczytaj więcej!

Uwaga! Przepisy obowiązujące w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, umożliwiają pracodawcy udzielenie pracownikowi, bez uzyskania jego zgody i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni. Podstawą prawną jest art. 15 gc specustawy covidowej:

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. nr 2095)

Przedawnienie roszczenia o urlop wypoczynkowy w czasie urlopu wychowawczego

Pracownica korzystająca z urlopu wychowawczego musi mieć świadomość, że okres przerwy w świadczeniu pracy, z którego aktualnie korzysta, ma pewną ważną właściwość. Otóż w czasie urlopu wychowawczego bieg przedawnienia urlopu wypoczynkowego ulega zawieszeniu.

Bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego.

Art. 293(1) Kodeksu pracy

Prawdą jest, że roszczenia ze stosunku pracy (w tym urlop wypoczynkowy) ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie to stało się wymagalne (art. 291 §1 Kodeksu pracy).

Jednak w przypadku opisanym we wstępie artykułu bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu na czas korzystania z urlopu wychowawczego (art. 293 (1) Kodeksu pracy). Zasada z art. 161 Kodeksu pracy, przywołana w pierwszym akapicie, nie znajduje tutaj zastosowania.

Należy zatem uspokoić pracownicę z naszego przykładu, korzystającą z urlopu wychowawczego, iż pomimo tego, że urlop wypoczynkowy stał się wymagalny, to prawo do niego nie ulega przedawnieniu! Pracownica będzie mogła wykorzystać cały przysługujący jej zaległy urlop tuż po zakończeniu urlopu wychowawczego, gdy podejmie decyzję o powrocie do pracy.

Urlop na żądanie, czyli ile, kiedy i na jakich zasadach – Dowiedz się więcej!

Przydatne orzecznictwo

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 r. sygn. I PKN 367/00
Roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od dnia, w którym stało się wymagalne (art. 291 § 1 k.p.), przy czym rozpoczęcie biegu tego terminu następuje bądź z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje (art. 161 k.p.), bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału roku następnego, jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy (art. 168 KP).

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 9.03.2011 r. sygn. II PK 240/10
Z treści art. 163 § 3 k.p. wynika, że na wniosek pracownicy pracodawca udziela jej urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Przepis ten stanowi wyjątek od zasady wyrażonej w art. 163 § 1 k.p., w myśl której urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Regulacja ta oznacza, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia urlopu, jest jednak związany takim wnioskiem, gdy pochodzi on od pracownicy, która urodziła lub ma urodzić dziecko i w związku z tym chciałaby przedłużyć czas sprawowania nad nim pełnej, osobistej opieki.