Urlop zaległy w czasie pandemii

“Pani Moniko, w naszej firmie obowiązują plany urlopowe. W pierwszych dniach stycznia pracownicy złożyli wnioski urlopowe, które obejmowały również zaległy urlop wypoczynkowy za 2021 r., ale dział finansowy zwrócił uwagę na wciąż bardzo wysoką rezerwę urlopową, która znacząco wpływa na wynik finansowy. Prezes poprosił kadry o znalezienie rozwiązania, dzięki któremu bilans urlopu zaległego w szybkim tempie ulegnie zmniejszeniu. Dodam, że w ostatnim czasie mierzymy się również z przemęczeniem, spadkiem nastroju i poziomu motywacji pracowników. Problem ten jest coraz częściej podnoszony przez menedżerów. Proszę o pomoc! Co możemy zrobić?!”

Pandemia wpływa na kondycję mentalną pracowników

Według sondażu internetowego przeprowadzonego przez firmę Hays w 2020 r. wykazano, że w wyniku pandemii pogorszenia stanu zdrowia psychicznego doświadczyło aż 32% specjalistów i menedżerów. Niestety, długotrwały stres i towarzyszące mu napięcie, presja utrzymania wysokich wyników zawodowych oraz trudności w zachowaniu równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym zauważalnie wpłynęły na kondycję zdrowotną zatrudnionych, a to z kolei ma swoje odzwierciedlenie w ich zaangażowaniu w życie firmy. Jednym ze sposobów dbania o dobrostan pracowników może być wdrożenie w firmie programów propagujących dbanie o zdrowie fizyczne, np. poprzez ruch i aktywne spędzanie wolnego czasu, a także umożliwienie wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych.

Urlop w terminie wskazanym przez pracodawcę

Przepisy obowiązujące w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, umożliwiają pracodawcy udzielenie pracownikowi, bez uzyskania jego zgody i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni. Podstawą prawną jest art. 15 gc specustawy covidowej:

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Art. 15gc ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2021 poz. nr 2095)

Odpowiadając na pytanie zadane przez Czytelniczkę mojego bloga, rozwiązaniem problemów, z którymi mierzy się firma może być czasowe (np. kilkudniowe) jej zamknięcie w całości lub zawieszenie działalności wybranych działów, o ile jest taka możliwość i umożliwienie w ten sposób pracownikom wykorzystania zaległych urlopów, bez konieczności organizowania zastępstw. Ewentualnie, urlopy mogą też być udzielane w sposób rotacyjny, aby zachować ciągłość działalności firmy.

Na urlop zaległy wyślij pracownika do 30 września

Przypomnijmy też, że urlopu zaległego należy udzielić pracownikowi w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dotyczy to także części urlopu udzielanego „na żądanie” pracownika (zgodnie z art. 168 k.p.). Urlop „na żądanie” z nowym rokiem traci swój charakter i przekształca się w urlop zwykły. Posłuchaj podcastu, w którym omawiam to zagadnienie – kliknij TUTAJ.

Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 plan urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² urlop wypoczynkowy na żądanie.

Art. 168 Kodeksu pracy

Przydatne orzecznictwo

Wyrok z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05
Sąd Najwyższy nie podziela zasadniczego poglądu (…) dotyczącego art. 168 k.p., jakoby przepis ten zawierał zobowiązanie pracodawcy do uzyskania zgody pracownika na udzielenie mu zaległego urlopu w okresie wypowiedzenia. (…) trzeba zwrócić uwagę na to, że w powołanym przepisie przedmiotem regulacji jest powinność udzielenia pracownikowi urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów, w określonym terminie – ,,najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego”. Mamy tu zamknięcie sekwencji, poprzedzających
art. 168 k.p., regulacji z art. 161, a następnie art. 165-167 k.p., określających zasadę udzielenia urlopu zgodnie z planem urlopów w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo i przypadki, w których ta zasada doznaje odstępstw. Przepis art. 168 k.p. dopełnia regulację kodeksową, co do czasu, w jakim urlopy powinny być udzielane nie uzależniając swego postanowienia, że ma to nastąpić ,,najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego” żadnymi warunkami i nie przewidując żadnych wyjątków. Ustawodawca zapewnia w ten sposób normatywnie określoną gwarancję urlopu wypoczynkowego, który – żeby spełniał swą właściwość – musi być udzielany w czasie sprzężonym relewantnie z procesem pracy – najlepiej w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo (art. 161 k.p.), a jeżeli było to niemożliwe, to najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego (art. 168 k.p.). Z tego co wyżej powiedziano o przedmiocie, celu i zakresie art. 168 k.p. nie da się wywieść warunku, (…) że zastosowanie art. 168 k.p., zależne jest od zgody pracownika. 

Wyrok Sądu Apelacyjnego z dnia 23.11.2016 r., sygn. akt III APa 61/15
Wniosek urlopowy pracownika, zarówno w przypadku urlopu wypoczynkowego bieżącego i zaległego, jak i urlopu na żądanie stanowi niewiążące pracodawcy żądanie pracownika. Pracodawca powinien taki wniosek uwzględnić, jeżeli zwolnienie urlopowe we wnioskowanym czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. Znaczy to, że realizacja prawa pracownika do wypoczynku korygowana jest potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy. W tym względzie odróżnienia wymaga wynikający wprost z art. 161 k.p. w zw. z art. 171 k.p. bezwzględny obowiązek udzielenia urlopu w ogóle (urlopu jako takiego) od obowiązku udzielenie urlopu w żądanym terminie, który to jest obowiązkiem względnym dla pracodawcy. Co prawda wyłącznym dysponentem w zakresie wymiaru oraz okresu skorzystania z urlopu jest pracownik, jednakże w każdym przypadku pracodawca pozostaje decydentem co do rozpoczęcia korzystania przez pracownika z uprawnień urlopowych.