Wypowiedzenie umowy e-mailem. Obowiązki pracodawcy i prawa pracownika

Pani Moniko! Krytyczna sytuacja! W poniedziałek, z samego rana, chwilę przed rozpoczęciem pracy, szef wysłał jednej z naszych konsultantek handlowych pracujących zdalnie wypowiedzenie umowy o pracę. Dziewczyna odebrała e-mail (wiemy, bo ustawił żądanie potwierdzenia otrzymania wiadomości) i wykonywała zwykłe, zawodowe czynności, które rejestrowała w wewnętrznym systemie ewidencji czasu pracy. Na drugi dzień na ZUS PUE wpłynęło zwolnienie lekarskie na opiekę na dziecko. Uwaga! Ze wsteczną datą, tj. od soboty do wtorku! To nie wszystko! Po dwóch dniach otrzymaliśmy kolejne zwolnienie (na 30 dni), tym razem wystawione na naszą konsultantkę… Czy za poniedziałek powinnam naliczyć normalnie wynagrodzenie? Co z opieką?! Czy złożone wypowiedzenie ma normalny bieg? Wszystko dzieje się tak szybko… Sama już nie wiem co o tym myśleć?!
Ania [imię zmienione], specjalistka ds. personalnych z górnośląskiej firmy z branży kosmetycznej

§ 1. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.
§ 2. Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Art. 61 Kodeksu cywilnego

Jak poprawnie złożyć wypowiedzenie umowy o pracę online?

Musisz wiedzieć, że skuteczne i pozbawione wad złożenie wypowiedzenia umowy o pracę przez Internet jest możliwe. Choć instytucja ta uregulowana jest w art. 61 § 2 Kodeksu cywilnego, dopiero pandemia oraz wymuszony przez nią postęp technologiczny, a także szeroki dostęp do kwalifikowanych podpisów elektronicznych umożliwiły nam realne korzystanie ze wspomnianych wyżej przepisów.

Wypowiedzenie umowy o pracę, które przekazane zostanie pracownikowi świadczącemu pracę zdalnie czy też pracownikowi mobilnemu, powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę do tego upoważnioną. W treści wiadomości należy napisać czego ona dotyczy oraz jaki dokument znajduje się w załączniku.

Wysyłając wiadomość należy pamiętać o ustawieniu opcji żądania potwierdzenia dostarczenia oraz przeczytania.

Wysyłając e-mail wraz z załącznikiem, osoba wyznaczona do reprezentowania pracodawcy, może połączyć się ze zdalnym pracownikiem “na żywo” poprzez platformę komunikacyjną, z której korzysta firma. Warto powiedzieć pracownikowi jaki jest cel spotkania oraz zapoznać go z treścią załączonego pisma. W toku takiej rozmowy zapewne padną pytania o to, jak wyglądać będą kolejne dni pracy, czy pracownik zwolniony będzie ze świadczenia pracy, ile dni urlopu i kiedy powinien wykorzystać, czy może w tym czasie korzystać ze zwolnienia lekarskiego, itp. Warto przygotować się na udzielenie profesjonalnych odpowiedzi na te pytania.

HR-owe Koło Ratunkowe: Rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niezawinionych przez pracownika. Dowiedź się więcej!

Zachowanie formy pisemnej i kwalifikowany podpis elektroniczny

Dlaczego tak istotny w całym procesie zwalniania pracownika online jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Otóż istotą sprawy jest wymóg własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli – chodzi tu o podpis, który posiada ważny, kwalifikowany certyfikat. Taka interpretacja jest powszechnie przyjmowana, a powyższe stanowisko potwierdził również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 sierpnia 2009 r. (sygn. akt I PK 58/09).

§  1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§  2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Art.  78¹ Kodeksu cywilnego

Wypowiedzenie jest skuteczne, jeśli zostało skutecznie doręczone. Oświadczenie woli wysłane e-mailem bez certyfikowanego podpisu nie stanowi formy pisemnej, która jest wymagana przy rozwiązywaniu stosunku pracy. Takie elektroniczne doręczenie wypowiedzenia jest ważne i wywołuje skutki prawne, ale jest wadliwe i możliwe do zakwestionowania przed sądem pracy. 

Jak przechowywać wypowiedzenie umowy o pracę przekazane w postaci elektronicznej?

Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz dokumentację pracowniczą w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 94. 9a KP).

Jeżeli, zgodnie ze swoim wyborem, pracodawca prowadzi np. całość dokumentacji pracownika w postaci papierowej, to w przypadku np. wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę dokonanego w formie elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego dokument zawierający oświadczenie woli pracodawcy w tym zakresie, po przekształceniu jego postaci na papierową, powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji papierowej i w takiej postaci być przechowywany. (…) Przepisy nie zobowiązują pracodawcy do dalszego, równoległego przechowywania tego dokumentu w postaci pierwotnej, tj. elektronicznej.”

Stanowisko MRPiT w sprawie przechowywania dokumentacji elektronicznej, gdy pracodawca prowadzi dokumentację w postaci papierowej:

Art. 94⁸ § 3 Kodeks pracy określa sposób zmiany postaci prowadzonej dokumentacji z elektronicznej na papierową – przez sporządzenie wydruku konkretnego dokumentu i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Czy zwolnienie lekarskie przerywa bieg złożonego wypowiedzenia umowy o pracę?

Pracownik, który otrzymał na służbowy adres e-mail wypowiedzenie umowy o pracę (opatrzone ważnym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym) i w tym dniu nie posiada usprawiedliwionej nieobecności w pracy, a tym bardziej, jeśli wykonywał czynności zawodowe w zwykłym toku pracy, a jedynie pozoruje nieodczytanie wiadomości, znajduje się w okresie wypowiedzenia. Uznaje się, że wypowiedzenie złożone zostało skutecznie!

W przypadku, gdy pracownik nie stawił się tego dnia do pracy i przedstawił usprawiedliwienie w postaci zwolnienia lekarskiego, przysługuje mu ochrona przed wypowiedzeniem z art. 41 Kodeksu pracy.

Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Art. 41 Kodeksy pracy

W takim wypadku wypowiedzenie będzie mogło zostać skutecznie złożone, gdy pracownik powróci do pracy. Co istotne, pracownik, który w dniu złożenia wypowiedzenia świadczył pracę, a jeszcze tego samego dnia przedstawił pracodawcy zaświadczenie o niezdolności do pracy na druku ZUS e-ZLA nie korzysta z ochrony przed wypowiedzeniem!

Wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, który świadczył pracę, a następnie wykazał, że w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby, nie narusza art. 41 K.p.

Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 11 marca 1993 r., sygn. akt I PZP 68/92

Rekomendacje Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku!

1. Skuteczne dostarczenie wypowiedzenia. Zgodnie z art. 30 par. 3 k.p. oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. W Kodeksie Pracy brak jest zapisu o możliwości dostarczenia wypowiedzenia drogą mailową. Można się tu natomiast odwołać do Kodeksu Cywilnego, gdzie opisane zostały zasady prawidłowego zachowania formy pisemnej.

Zgodnie z Art. 78 § 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Doprecyzowanie znajdziemy w art. 78 (1) § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. § 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Podsumowując: wypowiedzenie może zostać dostarczone drogą mailową pod warunkiem, że zostało podpisane podpisem elektronicznym. Jeśli wypowiedzenie nie zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym uważa się, że jest skutecznie doręczone, ale jest wadliwe. W związku z tym pracownik będzie miał prawo odwołać się do sądu pracy z roszczeniem o przywrócenie do pracy bądź odszkodowanie w związku z naruszeniem przepisów o wypowiadaniu umów o pracę (art. 45 k.p.)

2. Zasiłek opiekuńczy jest to świadczenie przyznawane i wypłacane na wniosek pracownika, złożony na formularzu Z-15A. We wniosku tym pracownik, oprócz danych swoich i dziecka, podaje m.in. okres, za który ubiega się o wypłatę zasiłku opiekuńczego. Może on wskazać tylko wybrane dni z okresu, na który zostało wystawione zwolnienie lekarskie z tytułu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem. W takim przypadku pracodawca wypłaca zasiłek tylko za wnioskowany okres. Jeśli zwolnienie lekarskie obejmuje dni będące dla pracownika wolnymi od pracy (np. soboty i niedziele), a pracownik wnioskuje o wypłatę zasiłku opiekuńczego także za te dni, to zasiłek wypłaca się, pracownik ma prawo do tego świadczenia.

Podsumowując: W opisanej sytuacji pracownica powinna otrzymać zasiłek opiekuńczy za sobotę, niedzielę i wtorek. W poniedziałek świadczyła pracę, dlatego można uznać, że był inny członek rodziny, który mógł zapewnić opiekę dziecku. Pracownica świadczyła pracę w dniu kiedy otrzymała wypowiedzenie, czyli prawo do zasiłku opiekuńczego ma za 3 dni (sobota, niedziela i wtorek). Chorobowe biegnie swoim trybem do końca okresy wypowiedzenia.

Monika Pietraga-Muzaj, Specjalista ds. kadr i płac

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Natomiast Kodeks pracy nie reguluje już kwestii składania oświadczeń woli, a także ich skuteczności, dlatego tutaj należy powołać się na przepisy Kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 61 §2 Kodeksu cywilnego „Oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.” Oznacza to, że wysłanie przez pracodawcę maila do pracownika z wypowiedzeniem umowy o pracę jest skuteczne. Pracodawca powinien jednak pamiętać, aby takie wypowiedzenie opatrzyć bezpiecznym, certyfikowanym podpisem elektronicznym. Jednak jeżeli tego nie zrobi, wypowiedzenie jest wprawdzie nadal skuteczne, ale wadliwe. W takiej sytuacji pracownik ma możliwość odwołania się do sądu pracy, który może uznać wypowiedzenie za bezskuteczne i w rezultacie pracownik może zostać przywrócony do pracy lub pracodawca będzie obowiązany wypłacić mu odszkodowanie.

Za czas przepracowany w dniu, w którym pracownica okazała zwolnienie lekarskie, należy się wynagrodzenie za pracę. Jeżeli pracownica przepracowała cały dzień, to powinna otrzymać jedynie wynagrodzenie za pracę, bez zasiłku opiekuńczego. Z kolei, jeżeli pracownica przepracowała tylko część dnia, to należy wypłacić jej zasiłek opiekuńczy za cały dzień oraz wynagrodzenie za przepracowany czas. Należy również pamiętać, że pracodawca jest uprawniony do wypłaty zasiłku opiekuńczego na opiekę nad dzieckiem na podstawie zwolnienia lekarskiego wraz z wnioskiem o wypłatę zasiłku opiekuńczego złożonym przez pracownicę na druku ZUS Z-15A.

Ewelina Wocka, Specjalista ds. kadr i płac

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego sygn. akt I PZP 68/92 uzyskanie zwolnienia lekarskiego ze wsteczną datą uchyla ochronę z 41 K.p., bo nie ma przesłanki nieobecności pracownika w chwili wręczenia wypowiedzenia umowy o pracę. W tym przypadku pracodawca dodatkowo ma dowody, że pracownica wykonywała obowiązki służbowe nawet po odebraniu wypowiedzenia, co dodatkowo potwierdza fakt, że była obecna i w zwykłym trybie świadczyła pracę. Co do rozliczenia – wynagrodzenie za pracę wykonaną, jeśli wynagrodzenie otrzymane jest za cały dzień pracy (a nie tylko za część przepracowanych godzin przypadających na ten dzień zgodnie z rozkładem), to zasiłek należy się dopiero od dnia faktycznej nieobecności, ewentualnie za weekend, pod warunkiem złożenia Z-15a.

Konstancja Gierba, adwokat/senior HR Generalist