Urlop menstruacyjny – zaświadczenie o stanie zdrowia

Urlop menstruacyjny to swego rodzaju benefit, zapewniany pracownicom przez niektórych pracodawców. Coraz powszechniejszym rozwiązaniem staje się wprowadzanie dodatkowych, płatnych dni wolnych służących poprawie zdrowia fizycznego oraz psychicznego. Urlop menstruacyjny nie przysługuje na mocy przepisów prawa pracy. Ma służyć kobiecie, która potrzebuje dnia wolnego z powodu odczuwanego dyskomfortu, bólu lub osłabienia w czasie menstruacji.

Należy zauważyć, że na mocy art. 14 Kodeksu pracy, pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Na mocy art. 152 § 1 Kodeksu pracy, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze. 

Pracodawcy mają prawo stosować rozwiązania korzystniejsze dla pracowników niż te, które są przewidziane w Kodeksie pracy.

Przepisy prawa nie przewidują tego rodzaju urlopu, w związku z czym pracownice, które cierpią z powodu silnych dolegliwości menstruacyjnych, najczęściej decydują się na skorzystanie z urlopu na żądanie albo wykonywania pracy w trybie zdalnym. Urlop na żądanie jest jednak uprawnieniem ograniczonym ilościowo, a nie każdy pracodawca umożliwia pracownikom wykonywanie pracy w trybie zdalnym.

Przy wyjątkowo nasilonych dolegliwościach pracownice mogą korzystać ze zwolnienia lekarskiego, co z kolei prowadzi do obniżenia wynagrodzenia.

W związku z tym, że to pracodawca jest odpowiedzialny za organizację procesu pracy w zakładzie pracy, w ramach posiadanych uprawnień, ma możliwość udzielania pracownikom m.in. dodatkowych dni wolnych od pracy. Działanie pracodawcy, polegające na udzielaniu pracownicom dodatkowego dnia wolnego, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, jest zgodne z prawem. Ponieważ kwestia udzielania pracownikom dodatkowych dni wolnych od pracy nie została uregulowana przepisami prawa, o formie zapewnienia takiego dnia wolnego decyzje pracodawca.

Urlop menstruacyjny – wysokość wynagrodzenia

Żaden przepis prawa pracy nie określa w jaki sposób powinny być rozliczane dodatkowe dni wolne udzielane pracownikom na mocy decyzji pracodawcy. Przyjmuje się, że w takim przypadku powinny znaleźć zastosowanie powszechnie obowiązujące reguły planowania i rozliczania czasu pracy pracowników. Zgodnie z nimi pracodawca, który zdecydował się na udzielenie pracownicom dodatkowego dnia wolnego nie może obniżyć należnego im wynagrodzenia za pracę.

Uregulowania wewnątrzzakładowe

Instytucja tzw. urlopu menstruacyjnego uzależniona jest wyłącznie od decyzji pracodawcy, a uregulowania związane z korzystaniem z takiego dnia wolnego powinny wynikać z wewnętrznych regulacji. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby na kształt zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, urlop ten udzielany był wyłącznie w wymiarze, np. jednego dnia każdego miesiąca w roku kalendarzowym.

Prawo do urlopu menstruacyjnego oraz zasady korzystania z takiego dnia wolnego należałoby uregulować w przepisach wewnątrzzakładowych. 

Dodatkowe dni wolne to prawo pracownika, a w myśl art. 104 § 1 Kodeksu pracy prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników ustala regulamin pracy, który określa organizację i porządek w procesie pracy. 

Wykazywanie nieobecności w pracy

Wykazywanie nieobecności w pracy z powodu korzystania z urlopu menstruacyjnego powinno następować w sposób ustalony w zakładzie pracy w stosunku do innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy. Zasady usprawiedliwiania nieobecności w pracy reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Co do zasady, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeżeli przyczyna tej nieobecności jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia.

Natomiast zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, w skład której wchodzi ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje, m.in. o dniach wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia. Wspomnianego oznaczenia można dokonać w dowolny, wybrany sposób z jednoczesnym uwzględnieniem oznaczenia w legendzie ewidencji czasu pracy. 

Korzystanie z urlopu menstruacyjnego przysługującego pracownicom na mocy przepisów wewnątrzzakładowych należy uznać za przyczynę usprawiedliwiającą nieobecność w pracy, o której nie powinny być informowane osoby trzecie, w tym współpracownicy osoby zgłaszającej taką nieobecność.

Urlop menstruacyjny dla zleceniobiorców

Osoby zatrudnione w ramach umowy cywilnoprawnej nie podlegają pod przepisy Kodeksu pracy, tym samym nie mają uprawnień do przywilejów przewidzianych dla pracowników. Nic nie stoi na przeszkodzie aby zagwarantować osobom zatrudnionym na innej podstawie aniżeli stosunek pracy prawo skorzystania ze zwolnienia/urlopu menstruacyjnego. W związku z tym, że pojęcie urlopu przypisuje się w głównej mierze zatrudnieniu w ramach stosunku pracy, bezpieczniejsze jest użycie sformułowania zwolnienia od pracy i zagwarantowania dni wolnych od pracy w umowie zawartej między stronami.

Urlop menstruacyjny a równe traktowanie

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, postanowienia umów o pracę i innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu są nieważne. Zamiast takich postanowień stosuje się odpowiednie przepisy prawa pracy, a w razie braku takich przepisów – postanowienia te należy zastąpić odpowiednimi postanowieniami niemającymi charakteru dyskryminacyjnego. 

Ponadto, postanowienia układów zbiorowych pracy i innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów oraz statutów określających prawa i obowiązki stron stosunku pracy, naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, nie obowiązują.

Pomimo powyższego, ze względów biologicznych (ciąża, połóg, karmienie piersią, menstruacja, menopauza) adresatkami pewnych uprawnień mogą być tylko kobiety. Niekorzystne ukształtowanie warunków pracy (np. dla mężczyzn) albo pominięcie przy przyznawaniu świadczeń pracowniczych może naruszyć zasadę równego traktowania, pod warunkiem, że pracodawca nie kierował się obiektywnymi przyczynami przyznając dodatkowe dni wolne od pracy. Czas menstruacji nie rzadko związany z dużym dyskomfortem i fizycznym bólem u kobiet uniemożliwiający im skupienie w pracy to przyczyna, która z powodów obiektywnych, biologicznych, może być przyznana wyłącznie kobiecie. 

Pracodawcy mogą jednak zdecydować o wprowadzeniu np. dodatkowego dnia wolnego od pracy, np. w miesiącu, pełnopłatnego, dla wszystkich zatrudnionych, do wykorzystania według ich indywidualnych potrzeb. 

Potwierdzenie dolegliwości 

Kodeks pracy mocno ogranicza zakres danych, które pracodawca może pozyskać od pracownika. W katalogu danych osobowych, zgodnie z RODO, pracodawca nie może żądać przedłożenia zaświadczenia od lekarza dotyczącego stanu zdrowia podwładnego. Co ważne, pracodawca nie ma prawa do żądania takich danych czy dokumentów nawet jeśli pracownica wyrazi na to zgodę albo wystąpi z inicjatywą przekazania takiego zaświadczenia. 

Skorzystanie z urlopu menstruacyjnego musi opierać się jedynie o wniosek pracownicy o udzielenie tego uprawnienia, które musi wynikać z przepisów wewnątrzzakładowych.