Kontrola trzeźwości i praca zdalna w aktach osobowych pracownika

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

13 marca 2023 r. opublikowano w Dzienniku Ustaw rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie ma na celu dostosowanie brzmienia zmienionego rozporządzenia do zmian wprowadzonych ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (nowelizacja w zakresie wdrożenia pracy zdalnej jako rozwiązania stałego oraz prewencyjnej kontroli trzeźwości).

Rozporządzenie wprowadza nową część akt osobowych “E” – pracodawcy korzystający z przepisów umożliwiających wdrożenie kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu i narkotyków będą musieli rozszerzyć o nią akta osobowe.

Piąta część akt osobowych – część E

Zgodnie ze znowelizowanym Kodeksem pracy (Dziennik Ustaw 2023 poz. 240) pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr.

Dokumenty związane z przeprowadzaniem kontroli oraz dokumenty związane z badaniami przeprowadzanymi przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego będą przechowywane w aktach osobowych pracowników. Informacje te mają być przechowywane w aktach osobowych pracownika w części E czasowo, tj. przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Po upływie tego okresu informacje podlegają usunięciu. Dotyczy to jedynie wyników kontroli, które pociągają za sobą negatywne konsekwencje dla pracownika (pozytywny wynik badania).

Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

W części E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:
a) informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c § 6 Kodeksu pracy),
b) informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
c) informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221c § 6 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
d) informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).

§ 1 pkt 1c rozporządzenia MRiPS z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej

W przypadku zastosowania wobec pracownika kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej pracodawca przechowuje te informacje w aktach osobowych, w części D, do czasu uznania kary za niebyłą zgodnie z art. 113 Kodeksu pracy. Po upływie tego okresu informacje podlegają usunięciu.

W przypadku, w którym informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Katalog zmian związanych z równowagą pomiędzy życiem zawodowym a prywatnym! Dowiedz się więcej!

Obowiązek informacyjny

Znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, czyli art. 22^1c §12 oraz art. 22^1e §2 ustanawiają dla pracodawcy obowiązek informacyjny wobec pracownika objętego kontrolą trzeźwości lub na obecność środków podobnie działających do alkoholu. Pracodawca, w część B akt osobowych, musi umieścić dokumenty potwierdzające wprowadzenie w zakładzie pracy kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, w tym grupę lub grupy pracowników objęte kontrolą oraz sposób jej przeprowadzania (w tym rodzaj wykorzystywanego urządzenia oraz czas i częstotliwość jej przeprowadzania). W części B należy umieścić dowód poinformowania pracownika o tym, że może on podlegać takiej kontroli. Zmian tych nie wprowadzają pracodawcy, który nie planują wdrożenia w swoich firmach prewencyjnej kontroli trzeźwości. 

Katalog zmian dotyczących przejrzystych i przewidywalnych warunków zatrudnienia – sprawdź tutaj!

Praca zdalna w aktach osobowych

Nowelizacja Kodeksu pracy przewiduje wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do polskiego porządku prawnego i zastąpienie tą instytucją funkcjonującej dotychczas telepracy. Dokumenty związane z pracą zdalną będą również przechowywane w aktach osobowych pracowników. Zgodnie z rozporządzeniem, część B akt osobowych rozszerzona będzie również o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej – zastąpią one dokumentację dot. telepracy. W części B znajdą się:

• polecenie wykonywania pracy zdalnej z art. 67¹⁹ §3 Kp
• uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej z art. 67(19) §1 Kp
• cofnięcie polecenia wykonywania pracy zdalnej
• odwołanie wykonywania pracy zdalnej
• wnioski o pracę zdalną pracowników uprzywilejowanych (art. 67¹⁹ §6 Kp) i innych pracowników
• porozumienie z pracownikiem dotyczące wykonywania pracy zdalnej (art. 67²⁰ §5 Kp)
• wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy (art. 67²² §1 Kp)
• zasady rozliczania kosztów pracy zdalnej (art. 67²⁴ §2 Kp).

Pracodawcy w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia dostosują sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do przepisów rozporządzenia zmienianego w §1, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem.

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1 pkt 1 lit. b tiret drugie, który wchodzi w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

§ 2 rozporządzenia MRiPS z dnia 6 marca 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej