Dodatkowe wynagrodzenie roczne – zasady dokonywania potrąceń

Otrzymałam ostatnio zapytanie od jednej z moich kursantek – jak dokonywać potrącenia z dodatkowego wynagrodzenia rocznego, czyli tzw. trzynastki. Czy podlega ona ochronie? Jeśli tak, to kiedy? Postaram się odpowiedzieć na to pytanie w poniższym wpisie.

Jaką funkcję pełni wynagrodzenie oraz na czym polega ochrona wynagrodzenia?

Wynagrodzenie za pracę jest jednym z elementów stosunku pracy, a wypłata wynagrodzenia to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Niewątpliwie, wynagrodzenie za pracę pełni bardzo ważną rolę w procesie zatrudniania oraz zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie.

Można wyróżnić cztery najważniejsze funkcje wynagrodzenia:

• funkcja dochodowa – wynika z faktu, że płaca jest dochodem dla pracownika,
• funkcja kosztowa – wynagrodzenie jako koszt dla przedsiębiorstwa,
• funkcja motywacyjna – płaca motywuje do efektywnej, lepszej jakościowo pracy,
• funkcja społeczna – poziom płacy wywiera istotny wpływ na pozycję zawodową, a także na pozycję w społeczeństwie.

Wynagrodzenie pracownika podlega szczególnej ochronie.

Przepisy rozdziału II w dziale trzecim Kodeksu pracy (art. 84 -91) odnoszą się do ochrony wynagrodzenia za pracę.

Ochrona wynagrodzenia za pracę jest to ogół gwarancji prawnych otrzymania przez pracownika godziwej zapłaty za świadczoną pracę , w wyznaczonym miejscu i czasie, bez stosowania przez pracodawcę potrąceń innych niż wyraźnie przewidziane przez prawo.

Wśród przepisów ochronnych wyróżnić należy następujące instrumenty prawne:

• brak możliwości zrzeczenia się prawa do wynagrodzenia ani przeniesienia tego prawa na inną osobę,
• obowiązek wypłaty wynagrodzenia za pracę co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie,
• obowiązek wypłaty wynagrodzenia w miejscu, terminie i czasie określonym w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy,
• dokonywanie wypłaty w formie pieniężnej – częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układy zbiorowe pracy,
• dokonywanie wynagrodzenia na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, wniosek może być złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Kiedy pracodawca ma obowiązek dokonywania potrąceń?

Pracodawca ma uprawnienie, bądź obowiązek do dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę. Przez „potrącenie” należy rozumieć zmniejszenie wynagrodzenia pracownika, poprzez dokonanie z niego przewidzianych przepisami odliczeń.

Potrąceń z wynagrodzenia za pracę po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych bez zgody pracownika – można dokonywać tylko z następujących należności, z zachowaniem wymienionej kolejności:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 k.p.

Zgodnie z art. 87 par.3 potrącenia mogą być dokonywane w następujących sytuacjach:

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
• w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Zasada ta zapisana jest w art. 87 par. 7 Kodeksu pracy.

Kwoty wolne od potrąceń

Kwota wolna od potrąceń jest to kwota jaka musi pozostać pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrącenia.

Kwota wolna od potrąceń nie ma zastosowania  w przypadku potrąceń dokonywanych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, które są potrącane do wysokości 3/5 wynagrodzenia i nie ma znaczenia, jaka kwota pozostanie po ich potrąceniu. Jest to przyjęta przez ustawodawcę zasada zaspokajania w pierwszej kolejności potrzeb egzystencjalnych osób uprawnionych do świadczeń alimentacyjnych, a dopiero w drugiej kolejności – potrzeb samego pracownika.

Ograniczenia wprowadzone przez ustawodawcę

Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• Minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów (po odliczeniu zaliczki na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenie społeczne) – przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• 75% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu kar pieniężnych.

Potrąceń z wynagrodzenia za pracę można dokonywać także za zgodą pracownika. W takim przypadku, pracownik musi złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na potrącenia konkretnych kwot. W przeciwnym razie dokonane potrącenie jest nieważne.

Dokonując potrąceń za zgodą pracownika, należy mieć na uwadze kwoty graniczne potrąceń (art.91 k.p.):

• Kwota minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80% minimalnego wynagrodzenia – przy potrącaniu innych należności.

Komu przysługuje dodatkowe wynagrodzenie roczne?

Dodatkowe wynagrodzenie roczne, czyli tzw. trzynastka, to wynagrodzenie, które przysługuje pracownikom jednostek sfery budżetowej.

Zasady przyznawania i ustalania wysokości zostały określone w Ustawie z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej  (Dz. U. 1997 Nr 160 poz. 1080).

Przez użyte w rozporządzeniu określenie “pracownicy jednostek sfery budżetowej” rozumie się pracowników:

• państwowych jednostek sfery budżetowej, dla których środki na wynagrodzenia są kształtowane na podstawie odrębnej ustawy;
• zatrudnionych w urzędach organów władzy publicznej, kontroli, ochrony prawa oraz sądach i trybunałach, wymienionych w art. 139 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2077 oraz z 2018 r. poz. 62, 1000, 1366, 1669 i 1693);
• samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych prowadzących gospodarkę finansową na zasadach określonych w ustawie wymienionej w pkt 2;
• biur poselskich, senatorskich lub poselsko-senatorskich oraz klubów, kół albo zespołów parlamentarnych.

Zasady dokonywania potrąceń z trzynastki

Dodatkowe wynagrodzenie roczne jest jednym z tytułów wypłat, które podlega egzekucji do pełnej wysokości. Dotyczy to egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.

Art. 87 par.5 Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.

W przypadku zaspokajania innych należności z dodatkowego wynagrodzenia rocznego należy zastosować ogólnie obowiązujące zasady potrąceń.

Jak ustalić kwotę potrącenia?

W przypadku kilku wypłat w miesiącu, każdą z nich można pomniejszyć o należność dla komornika. Należy jednak spełnić kilka warunków, przede wszystkim – zachowanie jednej kwoty wolnej od potrąceń oraz kwoty granicznej potrąceń. Należy więc zsumować wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące za dany miesiąc, aby wyznaczyć kwotę wolną od potrąceń oraz ich limit.

Art. 87 par. 8 – Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniające te składniki wynagrodzenia.

Ustalając kwotę potrącenia komorniczego należy zsumować otrzymywane zwykle wynagrodzenie z tzw. trzynastką  i zastosować reguły dotyczące potrąceń. Pamiętając, że dodatkowe wynagrodzenie roczne podlega egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości.

Tak samo należy postąpić w przypadku kilku wypłat  w jednym miesiącu, które zostały dokonane w różnych terminach, np. na początku miesiąca wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne, a pod koniec miesiąca – wynagrodzenie zasadnicze. W celu ustalenia wysokości potrącenia, z uwzględnieniem jednej kwoty wolnej od potrąceń, należy zsumować kwoty netto tych wypłat.