HR-owa komunikacja – brak zrozumienia roli HR czy problem organizacyjny?

– Brak komunikacji! – Słaba komunikacja! – Tu nie ma komunikacji! – takie komentarze słyszałam już w kilku firmach. W większości z nich pracownicy oceniali, że to słabe działanie HR-u, bądź brak wyodrębnionych struktur komunikacyjnych. 

Komunikacja to złożony proces

Dla lepszego zrozumienia tematu, na start potrzebujemy definicji komunikacji. Wydaje się, że odwołać się w tym miejscu należy do komunikacji interpersonalnej, czyli takiej, która dotyczy wymiany informacji między jej uczestnikami. Najprościej podzielić ją można na werbalną i niewerbalną. Nośnikami takich informacji mogą być słowa, gesty, teksty, obrazy, dźwięki. Jest to więc proces, dzięki któremu przekazujemy informację między sobą, a w środowisku pracy, między pracownikami. Oznacza to, że dla większości działów HR to główny cel, by budować markę pracodawcy, być podporą dla dobrych relacji między pracownikami, a także by skutecznie przyciągać pożądane w firmie talenty.

Czego więc potrzebujemy, by nie był to problem organizacyjny, by dobrze zrozumieć HR?

Istotna jest tzw. informacja zwrotna. Nie tylko monolog, bez odpowiedzi. Rozmowy, chęć spotkań i sugestie. Pracownicy chcą uczestniczyć w życiu swoich pracodawców, chcą móc zgłaszać swoje pomysły i być częścią firmy. To podnosi ich zaangażowanie, buduje motywacje do pracy i przynależność do firmy.

Jednostronne komunikaty o podjętych decyzjach, nie pomogą zbudować zaufania.

Trzeba też pamiętać, że informacja przekazana raz w roku w podsumowaniu, nie będzie odbierana pozytywnie. Liczy się regularność, transparentność i systematyczność. Tak, by pracownik wiedział co się dzieje w firmie, jakie zmiany są w toku i jakie pracodawca ma plany. To pozwala czuć się bezpiecznie.

HR, który lubi ludzi? To możliwe!

Otwartość to coś, co powinno przyciągać do działów HR. Często bywa jednak tak, że działy te postrzegane są w odmienny sposób. Dlaczego? Dlatego, że są przeciążone w dobie sformalizowanych procesów, zmian przepisów, zmian organizacyjnych, zbyt dużej ilości dokumentacji, problemów. Nie mają czasu na analizowanie problemów i rozmowę z ludźmi. Ta gonitwa często źle wpływa na komunikację i przepływ informacji. Nie możemy też zapominać o procesie rekrutacji, jeśli mówimy o otwartości, dlaczego? Dlatego, że kandydaci, za chwilę mogą być naszymi pracownikami, reprezentującymi naszą firmę. Warto znać ich potrzeby, oczekiwania, nie tylko te potrzebne do pracy na danym stanowisku. To pomoże nam w prawidłowym zrozumieniu siebie nawzajem.

Czego nie mówić w firmach?

Ważne też, by pamiętać, że „zawsze tak było”, „nigdy tak nie robiliśmy” potrafi zmienić nastawienie osoby wychodzącej z inicjatywą o 360 stopni. Żyjemy w czasach zmian przepisów, zmian gospodarczych, wszystko pędzi i wszystko się zmienia. Te dwa stwierdzenia mogą negatywnie wpływać na relacje i wyzwania dzisiejszego świata. Zniechęcają do działania, ale i pokazują nastawienie drugiej strony do zmian. Nie jest to dobre w dobie cenionych u pracownika umiejętności, takich jak elastyczność i gotowość na zmiany. Unikając tych sformułować w komunikacji odczujemy znaczącą różnicę i komfort we współpracy.

Technologia wspiera komunikację. Nie uciekniesz od aplikacji!

Problemem może być obumieranie tradycyjnej komunikacji. Często okazuje się, że tablic ogłoszeń już nikt nie czyta. Wierzymy też, że pracownicy czytają wiadomości zamieszczane w intranecie. Co bywa zgubne. Coraz częściej sprawdzają się aplikacje mobilne tworzone dla pracowników w których można sprawdzić istotne komunikaty, najważniejsze informacje i kontakty do poszczególnych pracowników. Aplikacje pozwalają na komunikację zarówno do pracowników, jak i w drugą stroną. Co pozwala na szybką komunikację w ramach swoich potrzeb z innymi działami bądź bezpośrednio z innymi pracownikami. Taka technologia może mieć duży wpływ na wzmocnienie komunikacji i poprawę wzajemnego zrozumienia w Twojej firmie.

Ten problem wciąż powraca. A wcale nie musi!

I najważniejsze: na zarządzanie komunikacją zawsze trzeba mieć plan. Nie ważne czy komunikacja wewnętrzna będzie częścią zespołu HR czy PR. W działania komunikacyjne i tworzenie strategii w tym zakresie zaangażować powinni się zarówno kierownicy, specjaliści, jak i zarządy firm, by zachować transparentność i przejrzystość w tym jak proces będzie kształtowany.

Budowanie skutecznej komunikacji to długi proces, ale też taki, który odwdzięczy się zaangażowaniem pracowników, motywacją do pracy, wzmocnieniem relacji i przynależności do firmy.

Wytyczne, które wymieniłam mogą stać się bazą do podjęcia kroków, które spowodują, że w firmie pojawi się zrozumienie dla działań prowadzonych przez Działy HR. Sprawmy, aby komunikacja nie była traktowana jako powracający problem organizacyjny.