HR-owe Koło Ratunkowe: Mity wokół urlopu wypoczynkowego

Pani Moniko, to jest jakiś koszmar! Nasi pracownicy wrócili do biura w systemie pracy hybrydowej. Przyzwyczajeni do braku nadzoru, życzą sobie urlopów godzinowych, by w czasie pracy móc “wyskoczyć na miasto” i pozałatwiać prywatne sprawy. Nasza korporacja jest bardzo otwarta i bylibyśmy skłonni ustalić takie zasady, ale czy to jest zgodne z prawem pracy?! Mam wątpliwości…

Bezwzględny Kodeks pracy, czyli urlop wypoczynkowy na godziny jest nielegalny

Choć funkcjonujące w przestrzeni biznesowej rozwiązania mieszczą w sobie “urlop godzinowy”, jako odpowiadający na potrzeby pracowników i pracodawców związane z jednej strony z potrzebą załatwienia prywatnych spraw w godzinach pracy i z drugiej, z zapewnieniem ciągłości realizacji procesów biznesowych, to należy mieć na uwadze, że nie mają one podstaw prawnych i narażają pracodawcę na spore ryzyko! Szczególnie w przypadku dużej firmy, gdzie skala tego zjawiska może przerosnąć możliwości kontrolne pracodawców…

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu

Art. 154² § 1 Kodeksu pracy

Analizując literalnie przywołany wyżej przepis, jeżeli dobowa norma czasu pracy pracownika jest niższa niż 8 godzin, wówczas jeden dzień urlopu odpowiada tej niższej normie, np. 7 godzin 35 minut w służbie zdrowia. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostająca do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Art. 154² § 4 Kodeksu pracy

Pamiętaj! Pracodawca nie ma legalnej możliwości udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego na część dnia! Przepisy Kodeksu pracy dopuszczają takie rozwiązanie jedynie w przypadku, gdy pracownikowi pozostaje do wykorzystania “resztka” urlopu, która nie wystarczy na udzielenie mu całego dnia wolnego od pracy z tytułu urlopu. Tylko w takim przypadku pracodawca może spokojnie udzielić pracownikowi urlopu godzinowego na pozostałą część dnia.

Rekomendacje specjalistów i praktyków prawa pracy

Wyjście prywatne
Specjaliści i praktycy kadr i płac, zapytani w moich mediach społecznościowych, jakie rozwiązania sugerują pracodawcom, aby zaspokoić potrzeby zarówno pracowników, którzy w wyniku życiowych sytuacji są zmuszeni załatwić pilne sprawy w godzinach pracy, jak i pracodawców, którzy muszą stawić czoła wyzwaniom biznesowym, zauważyli słusznie, że Kodeks pracy pozostawia do dyspozycji inną instytucję – art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy, czyli odpracowanie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, zwane potocznie “wyjściem prywatnym”.

Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku, o którym mowa w art. 132 i 133.

Art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy

Aby skorzystać z takiego udogodnienia pracownik powinien wystąpić z pisemnym wnioskiem do pracodawcy o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, przy czym odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego oraz co najmniej 35 godzin odpoczynku tygodniowego. Nie stanowi ono również pracy w godzinach nadliczbowych.

Zadaniowy system czasu pracy
Jako alternatywne rozwiązanie stosowane w praktyce i respektowane przez organy nadzoru specjaliści wskazują również możliwość zastosowania zadaniowego czasu pracy.

W przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy może być stosowany system zadaniowego czasu pracy. Pracodawca, po porozumieniu z pracownikiem, ustala czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, uwzględniając wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 wymiar i rozkłady czasu pracy.

Art. 140 Kodeksu pracy

Zadaniowy system czasu pracy polega na tym, iż pracownikowi nie ustala się rozkładu czasu pracy, wskazuje się jedynie jakie zadania powinien wykonać w ustalonym wymiarze czasu pracy. Pracownik będzie miał więc pełną swobodę w ustaleniu w jakich godzinach będzie pracował. Pracodawcę zaś powinno interesować tylko to, by zadania zostały wykonane.

Zlecanie pracownikowi zadań, których wykonanie w ,,normalnym” czasie pracy jest niemożliwe, jest równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w czasie przekraczającym normy czasu pracy. Jeśli z góry wiadomo, że zadań, które ma wykonywać pracownik nie można wykonać w ramach podstawowych norm czasu pracy, to wprowadzenie zadaniowego czasu pracy jest niedopuszczalne. System ten nie może być również stosowany, w przypadku kiedy pracodawca z góry narzuca pracownikowi godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. Pracownik bowiem sam decyduje o czasie wykonywania pracy.

Nieprzerwane 14 dni urlopu wypoczynkowego

Kolejny mit, który wymaga wyjaśnienia, dotyczy obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego w taki sposób, aby przynajmniej jedna część trwała nie krócej, niż 14 dni kalendarzowych. Istotą urlopu jest jego funkcja wypoczynkowa (regeneracja sił do pracy), stąd przez lata wśród organów nadzoru pokutowało stanowisko, że niezastosowanie się do art. 162 Kodeksu pracy stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny – podzielenie przysługującego wymiaru urlopu wypoczynkowego na krótkie, kilkudniowe odcinki, nie zrealizowałoby w pełni funkcji urlopu.

Kto, wbrew obowiązkowi:
1) nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń,
2) nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu,
3) nie wydaje pracownikowi świadectwa pracy,
podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Art. 282 § 1 Kodeksu pracy

W ostatnich latach Główny Inspektor Pracy wychodzi jednak naprzeciw oczekiwaniom pracowników, z punktu widzenia których (w zależności od sytuacji życiowej) możliwość korzystania z krótszych urlopów bywa ważniejsza, niż “przymusowy” odpoczynek.

Na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Art. 162 Kodeksu pracy

Zwróć uwagę na sformułowanie użyte w przytoczonej wyżej podstawie prawnej “na wniosek pracownika”. Zestawmy to ze stanowiskiem prezentowanym w literaturze prawniczej i akceptowanym przez Państwową Inspekcję Pracy:

Nadmierne rozdrobnienie urlopu udzielanego na wniosek pracownika nie stanowi wykroczenia przeciwko jego prawom.

Eksperci prawa pracy potwierdzają, że pracodawcy nie powinni obawiać się kary grzywny w sytuacji, kiedy na wniosek pracownika urlop wypoczynkowy udzielany jest na okres krótszy niż 14 dni. Udzielenie pracownikowi urlopu zgodnie z jego wnioskiem, nie jest ani w praktyce PIP, ani też w literaturze czy doktrynie prawniczej działaniem na szkodę pracownika lub przeciwko jego prawom. Tym samym nie naraża pracodawcy na potencjalną karę grzywny.