Jeśli ryczałt za pracę zdalną jest zbyt wysoki

Autorem artykułu jest dr Antoni Kolek, doradca podatkowy, Prezes Zarządu Instytutu Emerytalnego, Of counsel w Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy

Wprowadzone przepisy, mające na celu uregulowanie pracy zdalnej, dopuszczają większy zakres swobody kształtowania stosunku pracy między pracodawcą a pracownikiem. Jednak wykonywanie pracy zdalnej wiążę się także z obowiązkiem pokrycia przez pracodawcę niektórych wydatków ponoszonych przez pracownika. Warto zatem, jeszcze przed przygotowaniem porozumienia lub regulaminu o pracy zdalnej, określić w jakiej wysokości pracownik będzie mógł otrzymać zwrot kosztów organizacji miejsca pracy, a także otrzymać ekwiwalent za wykorzystywanie urządzeń pracownika, czy też ryczał odpowiadający kosztom ponoszonym przez pracownika, który zastępuje obowiązek pokrywania kosztów czy wypłatę ekwiwalentu.  

Procedura określenia zasad wykonywania pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67²⁰ Kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeśli u danego pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa, pracodawca określić powinien zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Porozumienie zawierać powinno zawierać m.in.  

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną; 
• zasady pokrywania przez pracodawcę niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu czy regulaminie.  
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę; 
• zasady ustalania ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.  

Oznacza to, że porozumienie lub regulamin będzie istotnym dokumentem regulującym nie tylko zasady pracy zdalnej, ale także jej finansowe konsekwencje. 

Co wybrać? Ryczałt czy ekwiwalent?

Biorąc pod uwagę specyfikę pracy zdalnej wykonywaną np. w mieszkaniu pracownika oraz jej powszechność bardzo pracochłonnym będzie gromadzenie wszystkich dokumentów związanych z kosztami jakie poniósł pracownik na organizację miejsca pracy oraz kosztów wynikających z eksploatacji przedmiotów należących do pracownika. Dlatego można zakładać, że wielu pracodawców będzie skłonnych zastosować rozliczenie ryczałtowe.  

Zgodnie z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej zawartymi w Kodeksie pracy przy ustalaniu wysokości ryczałtu powinno się wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Oznacza to, że pracodawca wskazując kwotę ryczałtu powinien ją uzasadnić opierając się na wskazanych kryteriach. Brak szczegółowego doprecyzowania zasad obliczania wysokości ekwiwalentu czy ryczałtu wynikać może z przyjęcia przez ustawodawcę, że w różnych branżach oraz w przypadku różnych stanowisk znacząco mogą się różnić się od siebie wydatki związane z wykonywaniem pracy.  

Uważaj na składki ZUS i podatek od ryczałtu!

Co ważne, pokrycie przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także wypłata ekwiwalentu czy ryczałtu, nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ani podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pod warunkiem prawidłowego wyliczenia wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu.  

Zgodnie z art. 12 ust. 1 za przychody ze stosunku pracy uważa się „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych” – takie ujęcie przychodów sprawia, że nienależnie wypłacony ryczałt będzie stanowił przychód ze stosunku pracy.  

Mając na uwadze, że pracownicy wykonujący pracę zdalną, używając swoich zasobów na cele pracodawcy, w istocie dokonują świadczenia na rzecz pracodawcy. Zatem zwrot kosztów otrzymany za takie świadczenie nie jest dla pracownika wypłatą pieniężną, świadczeniem w naturze czy też ich ekwiwalentem w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. 

Stanowisko KIS w kwestii ryczałtu za pracę zdalną

Takie stanowisko zostało także wyrażone w Interpretacji z 5 marca 2021 r., znak 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wprost uznał, że „świadczenie pieniężne przyznane przez Wnioskodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty organizacyjne, tj. koszty dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu mebli (biurka i fotela) pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”. 

Konsekwencje zbyt wysokiego ryczałtu

Jednak w przypadku, gdy kwota wypłaconego przez pracodawcę ryczałtu zostanie zakwestionowana przez organ podatkowy jako wyższa niż ustalona na podstawie kryteriów zawartych w przepisach Kodeksu pracy wówczas nienależna kwota stanowić będzie przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji będzie podlegać opodatkowaniu oraz będzie stanowić podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.  

W przypadku, gdy organ podatkowy stwierdzi, że ryczałt za pracę zdalną jest ukrytą formą wynagrodzenia (bez podatków i składek) lub gdy pracodawca nie jest w stanie wykazać, że wypłacona kwota odpowiada kryteriom ustawowym wówczas organ podatkowy uzna, że wypłacona kwota była w istocie wynagrodzeniem stanowiącym przychód, od którego należało potrącić zaliczkę na podatek. W konsekwencji, na gruncie prawa podatkowego, powstanie zaległość podatkowa, którą pracodawca powinien uregulować wraz z odsetkami za zwłokę. Będzie także zobowiązany dokonać korekty deklaracji podatkowych PIT-4R oraz informacji podatkowej PIT-11. Ponadto, na gruncie przepisów o ubezpieczeniach społecznych, powstanie konieczność sporządzenia korekty wysokości składek, a także ich zapłata do ZUS.