Obowiązki pracodawcy w przypadku śmierci pracownika. Pobierz e-book!

Pracownik nie pojawiał się w pracy od kilku dni. Pracodawca otrzymał jednak informację od członka rodziny pracownika o jego zgonie. Zszokowany dział kadrowo-płacowy zupełnie nie wiedział w jaki sposób powinien postąpić. Jakich dokumentów oczekiwać od rodziny zmarłego? Jakie dokumenty wystawić? Z jakim dniem wyrejestrować pracownika?

Obowiązki pracodawcy

Warto pamiętać o kilku obowiązkach, które dotyczą pracodawcy w związku ze śmiercią pracownika:

• wystawienie świadectwa pracy
• wyrejestrowania zmarłego pracownika z ZUS
• naliczenie i wypłacenie osobom uprawnionym odprawę pośmiertną
• rozliczenie świadczeń należnych pracownikowi, a nie wypłaconych przed jego śmiercią.

W pierwszej kolejności należy ustalić datę zgonu pracownika. Dniem śmierci pracownika jest dzień zgonu określony w akcie zgonu. Pracodawca, który nie otrzyma aktu zgonu od rodziny zmarłego, może wystąpić do urzędu stanu cywilnego z wnioskiem o wydanie odpisu aktu zgonu, wskazując swój interes prawny związany z obowiązkiem wypłaty świadczeń po zmarłym pracowniku.

Obowiązkiem pracodawcy jest również wyrejestrowanie pracownika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na formularzu ZUS ZWUA. Co ważne, z dniem śmierci pracownika stosunek pracy nie rozwiązuje się, a wygasa.

Świadectwo pracy

W związku z wygaśnięciem umowy, pracodawca obowiązany jest wystawić świadectwo pracy wraz z informacją do świadectwa pracy. Świadectwo pracy zmarłego pracownika wydawane jest na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, a w razie braku takich osób – innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika. Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. 

Prawa majątkowe po śmierci pracownika

Po zmarłym pracowniku, do tzw. prawa majątkowego należy wliczyć przede wszystkim:

• wynagrodzenie za pracę,
• ewentualny zasiłek chorobowy,
• ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• odprawa pośmiertna.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie (świadczenie finansowane ze środków pracodawcy), a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową nie jest niższe niż odprawa pośmiertna. Jeżeli jednak odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest niższe niż wyliczona zgodnie z przepisami odprawa pośmiertna, wówczas pracodawca ma obowiązek wypłacić różnicę. Konieczne jest sprawdzenie czy pracownik był zgłoszony do wskazanego przepisami ubezpieczenia i w jakiej wysokości zostanie dokonana wypłata odszkodowania.

Zgodnie z art. 63 (1) § 2 Kodeksu pracy prawa majątkowe ze stosunku pracy po śmierci pracownika przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej, a w razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. 

Z kolei do renty rodzinnej uprawnione są następujące osoby:

• dzieci własne, 
• dzieci drugiego małżonka oraz 
• dzieci przysposobione; 
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka; 
• małżonek (wdowa i wdowiec); 
• rodzice.

Zwróć uwagę na formalności!

Pracodawca powinien zweryfikować tożsamość osoby ubiegającej się o wydanie świadectwa pracy lub świadczeń przysługujących po zmarłym. Dodatkowo należy odebrać oświadczenie z następującymi danymi: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer PESEL bądź NIP osoby uprawnionej, a także nazwę i adres urzędu skarbowego, w którym uregulowane zostaną zobowiązania podatkowe. W sytuacji, gdy nie ma żadnej osoby uprawnionej, pracodawcy powinno zostać okazane postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku bądź zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.

Rekomendacje specjalistów skupionych w Społeczności Praktyków Kadr i Płac na Facebooku:

W przypadku zgonu pracownika stosunek pracy wygasa na mocy art. 63 par. 1 punkt 1 KP. Rodzina pracownika winna stawić się z aktem zgonu, na podstawie którego zaczynamy działać (punkt wyjściowy dalszych działań). Do dnia zgonu należy naliczyć wynagrodzenie, ekwiwalent za niewykorzystany urlop (o ile taki jest), odprawę pośmiertną. W przypadku odprawy należy pamiętać, że jeśli pracodawca prowadzi ubezpieczenia dodatkowe dla pracowników, np. PPE, to należy ustalić wartość świadczenia z tytułu tego ubezpieczenia i dopiero po jego wyliczeniu należy sporządzić listę płac z odprawą pośmiertną. Wszystkie składniki należne do wypłaty do dnia zgonu wchodzą w skład masy spadkowej, do której uprawnione są osoby dziedziczące (małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo). Jeśli grono spadkobierców jest niejasne, zawsze można prosić o notarialny akt poświadczenia dziedziczenia lub wyrok sądu.

Monika Błaszczyk, Główny specjalista ds. Kadr z 18-letnim doświadczeniem zawodowym w administracji personalnej i BHP

W przypadku wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo pracy i przechowuje je w części C akt osobowych zmarłego pracownika. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Pracodawca jest również zobowiązany do wyrejestrowania zmarłego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA podając kod przyczyny wyrejestrowania 500 – śmierć pracownika. Rodzinie zmarłego pracownika przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Warto zwrócić uwagę, że jest ona zwolniona zarówno z podatku dochodowego, jak i ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Ewelina Wocka, Specjalista ds. kadr i płac [LinkedIn]

Stosunek pracy wygasa z dniem zgonu pracownika i z tym dniem należy rozwiązać umowę o pracę. Jeśli są członkowie rodziny uprawnieni do renty rodzinnej (ustala to pracodawca na podstawie aktów potwierdzających pokrewieństwo) to należy wypłacić uprawnionej osobie wynagrodzenie i (jeśli przysługuje) ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz odprawę pośmiertną. Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy. Odprawa pośmiertna wynosi równowartość:
– jednomiesięcznego wynagrodzenia – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
– trzymiesięcznego wynagrodzenia – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
– sześciomiesięcznego wynagrodzenia – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Jeśli do odprawy pośmiertnej uprawniona jest jedna osoba, wówczas otrzymuje ona połowę odprawy pośmiertnej. Jeśli nie ma członków rodziny uprawnionych do renty rodzinnej, to w tej sytuacji naliczone wynagrodzenie zostawiamy w depozycie – wchodzi ono bowiem do masy spadkowej i będzie wypłacone po rozprawie spadkowej uprawnionej osobie. Nie wypłacamy wówczas odprawy pośmiertnej. Wynagrodzenie po zmarłym pracowniku wypłacane rodzinie jest zwolnione z odprowadzania składek, należy jednak potrącić podatek. Odprawa pośmiertna jest zwolniona ze składek i z podatku. Dokument, który musimy mieć to akt zgonu pracownika. Pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczenia z następnym dniem po zgonie z kodem 500. Wystawiamy świadectwo pracy i przechowujemy w części C akt osobowych. Świadectwo wydajemy na wniosek osoby uprawnionej do świadczeń po pracowniku. Wystawiamy PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. W PIT-11 nie wykazujemy odprawy pośmiertnej ponieważ jest zwolniona z podatku.

Wioletta Dudzińska, Zastępca Kierownika Działu Zatrudnienia i Polityki Płacowej w Zespole Opieki Zdrowotnej

Dołącz do 9-miesięcznego programu rozwoju zawodowego i zostań certyfikowanym Specjalistą ds. Kadr i Płac