Szczególna ochrona danych o niepełnosprawności

Orzeczenie o niepełnosprawności – uprawnienia pracowników

Zgodnie z prawem, pracownikowi z niepełnosprawnością przysługują określone uprawnienia, wskazane przede wszystkim w ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Do uprawnień osób niepełnosprawnych zalicza się m.in.:

• Czas pracy osoby niepełnosprawnej nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo.
• Czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo.
• Osoba niepełnosprawna nie może pracować w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych. Nie dotyczy to osób zatrudnionych przy pilnowaniu oraz tych, u których lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą, na jej wniosek wyrazi zgodę na pracę w pełnym wymiarze.
• Osobie zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym.

Więcej na temat czasu pracy osób niepełnosprawnych przeczytasz tutaj: Wymiar czasu pracy pracownika z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności.

Stosowanie skróconych norm czasu pracy nie powoduje obniżenia wysokości wynagrodzenia wypłacanego w stałej miesięcznej wysokości.

Korzystanie z uprawnień dla osoby niepełnosprawnej jest prawem, a nie obowiązkiem pracownika.

Przedstawienie pracodawcy dokumentów potwierdzających dane osobowe o stanie zdrowia jest dobrowolne (Podstawa: Art. 2 b ust. 2 Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

W zdecydowanej większości przypadków fakt niepełnosprawności pracownik ujawnia jednak dobrowolnie.

W chwili kiedy pracodawca otrzyma od pracownika orzeczenie o niepełnosprawności ma on obowiązek stosować przepisy ww. ustawy.

Jakie dane osobowe obejmuje orzeczenie o niepełnosprawności

Dane osobowe, które obejmuje treść orzeczenia o niepełnosprawności zostały wskazane w § 13 rozporządzenia ministra gospodarki, pracy i polityki społecznej w sprawie orzekania o niepełnosprawności i stopniu niepełnosprawności.

Zgodnie z jego brzmieniem na ww. dokumencie znajdują się dane tzw. zwykłe, jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer PESEL oraz szczególna kategoria danych osobowych (art. 9 RODO), m.in. informacja o niepełnosprawności czy przypisany jej symbol.

Przetwarzanie danych osoby niepełnosprawnej w procesie rekrutacyjnym

Pracodawca może przetwarzać dane osobowe zawarte w oświadczeniu o niepełnosprawności zarówno w postępowaniu rekrutacyjnym, jak i później, nawiązując stosunek pracy. 

Zgodnie  Art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Podanie danych przez pracownika o stopniu niepełnosprawności jest dobrowolne. Rekrutujący pracodawca nie musi pozyskiwać odrębnej zgody na przetwarzanie szczególnej kategorii danych osobowych, jeżeli kandydat przesyła orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność, gdyż nastąpiło to z jego inicjatywy. 

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (Podstawa: Art. 22^1b § 1 Kodeks pracy).

Należy jednak pamiętać, że podanie tych danych jest konieczne do przyznania osobie z niepełnosprawnością ulg i świadczeń z tego tytułu oraz do odpowiedniego dostosowania miejsca pracy.

Zgodnie z art. 9 RODO przetwarzanie informacji na temat stanu zdrowia pracowników jest zabronione. Wyjątkiem jest gdy:

• pracownik albo kandydat na pracownika wyrazi zgodę na ich przetwarzanie,
• przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez pracodawcę w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej.

Przetwarzanie danych zawartych w orzeczeniu o niepełnosprawności

Zgodnie z art. 2 b ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w związku z realizacją uprawnień przysługujących pracownikowi z tytułu niepełnosprawności pracodawca może przetwarzać dane dotyczące stanu zdrowia pracownika, w tym informacje o niepełnosprawności.

W świetle tej ustawy wliczenie do stanu zatrudnienia osób z niepełnosprawnością następuje po przedstawieniu przez pracodawcę odpowiednich dokumentów, potwierdzających ich zatrudnienie. Jest to ważne, gdy pracodawcy przysługują odpowiednie uprawnienia i obowiązki. 

Ważne: Pracodawca nie może domagać się od pracownika wyjawienia informacji o jego stopniu niepełnosprawności, nawet jeżeli niepełnosprawność pracownika pozwalałaby pracodawcy otrzymywać świadczenia socjalne czy skorzystać z ulg.

W jaki sposób i gdzie przechowywać orzeczenia o niepełnosprawności

W sytuacji przedłożenia przez pracownika orzeczenia o niepełnosprawności w związku z  przysługującymi pracownikowi uprawnieniami z tytułu niepełnosprawności, kopię takiego dokumentu należy umieścić w części B akt osobowych pracownika.

Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej wprawdzie nie wymienia wprost orzeczenia wśród dokumentów, które mają być przechowywane w części B, jednak z uwagi na to, że orzeczenie stanowi podstawę realizacji szeregu uprawnień przysługujących pracownikowi na podstawie przepisów szczególnych, jego kopia powinna znajdować się właśnie w tym miejscu.

Pracodawcy, realizując zadania wynikające z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przechowują dane osobowe wyłącznie przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne i w zakresie koniecznym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz dokonują przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych nie rzadziej niż co pięć lat (Podstawa: art. 2b ust. 7 Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych).

Osoby i podmioty przetwarzające dane muszą posiadać pisemne upoważnienie udzielone przez administratora danych (pracodawcy).

Do przetwarzania danych osobowych, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy (Podstawa: art. 22^1b § 3 Kodeks pracy).

Dane, których przechowywanie nie jest konieczne, powinny zostać usunięte z bazy. Zrealizowane przeglądy i podjęte w ich rezultacie działania warto udokumentować, np. w formie notatki lub protokołu, aby w razie kontroli móc wykazać spełnienie tego obowiązku.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w orzeczeniu o niepełnosprawności będzie:

• w przypadku danych zwykłych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• w przypadku danych szczególnej kategorii – art. 9 ust. 2 lit. b RODO w związku z przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.