10 kroków do PPK

Pracownicze Plany Kapitałowe są tworzone w celu systematycznego gromadzenia oszczędności przez uczestnika PPK z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego 60 roku życia oraz na inne cele określone w ustawie.

Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek uruchomienia PPK, zapisania pracowników do programu i odprowadzania za nich wpłat. Regulacje wskazują też zasady inwestowania zgromadzonego kapitału w funduszach zdefiniowanej daty. 

PPK to program obowiązkowy dla pracodawców, ale dobrowolny dla pracowników. Choć pracownik jest przypisany do niego automatycznie, może jednak zrezygnować z oszczędzania w dowolnym momencie.

1. Wybór instytucji

Firmą spełniającą kryteria instytucji finansowej, prowadzącej PPK moze być:

Fundusz inwestycyjny, fundusz emerytalny lub zakład ubezpieczeń. Mają one za zadanie ewidencjonowanie dokonanych wpłat, dopłat rocznych, przyjętych i dokonanych wypłat transferowych, wypłat oraz innych operacji na rachunku PPK.

Art. 36. 1 ustawy o PPK

Zgodnie z ustawą o PPK, w procesie wyboru odpowiedniej instytucji, oprócz pracodawcy, bierze też udział związek zawodowy lub reprezentacja pracownicza, jednak odpowiedzialność za wskazanie instytucji finansowej, która będzie prowadzić PPK w firmie spada na pracodawcę.

Wyboru dokonuje się w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami oraz posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi. Wyboru dokonuje się również mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.

Pełną listę instytucji znajdziesz tutaj.

2. Szkolenia i obowiązek informacyjny

Przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK podmiot zatrudniający powinien poinformować osoby zatrudnione o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach, zarówno podmiotu zatrudniającego, jak i osób zatrudnionych związanych z uczestnictwem w PPK. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z ustawy o PPK.

Szkoleniami powinni zostać objęci pracownicy działów kadrowo-płacowych, którzy będą bezpośrednio odpowiedzialni za realizację obowiązków nałożonych ustawą. Powinni dysponować nie tylko podstawową wiedzą dot. obowiązków pracodawcy, ale również umieć odpowiedzieć na wątpliwości pracowników, aby realizować na bieżąco obowiązek informacyjny wobec nich. Powinni również posiadać wiedzę na temat procesów w systemach kadrowo-płacowych, bez których nie będzie możliwe efektywne raportowanie do instytucji finansowej.

Więcej informacji o szkoleniach dla pracowników przedsiębiorcy uzyskają bezpośrednio od instytucji, z którymi zamierzają podpisać umowy o prowadzenie PPK, a także u dostawców oprogramowania kadrowo-płacowego.

3. Podpisanie umowy o zarządzanie PPK

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana między przedsiębiorcą będącym podmiotem zatrudniającym, a wybraną instytucją finansową. Podmiot zatrudniający zawiera umowę o zarządzanie PPK, jeżeli zatrudnia co najmniej jedną osobę.

Umowa o zarządzanie PPK jest zawierana z instytucją finansową w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.

Art. 7. 2 ustawy o PPK

Umowa o zarządzanie PPK powinna zostać zawarta nie później niż na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK.

Umowa o zarządzanie PPK nie może zawierać warunków mniej korzystnych niż warunki prezentowane przez instytucję finansową w portalu PPK w dniu zawarcia tej umowy.

Art. 7. 6 ustawy o PPK

Umowa o zarządzanie PPK określa w szczególności:

• strony umowy,
• nazwę funduszy zdefiniowanej daty, o których mowa w art. 38 lub art. 39, zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową,
• warunki i tryb zawierania przez podmiot zatrudniający umów o prowadzenie PPK,
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
• wysokość wpłat dodatkowych finansowanych przez podmiot zatrudniający dla poszczególnych grup osób zatrudnionych,
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy,
• warunki zmiany umowy,
• warunki i okres wypowiedzenia umowy,
• warunki dokonywania konwersji lub zamiany.

Umowa o zarządzanie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

• wysokość sumy ubezpieczenia,
• wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2,
• brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Niezawarcie umowy o zarządzanie zagrożone jest karą grzywny w wysokości nie wyższej niż 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego podmiotu zatrudniającego w roku obrotowym, poprzedzającym popełnienie czynu zabronionego.

4. Podpisanie umowy o prowadzenie PPK

Pracodawca zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich osób, które są zatrudnione w danej firmie przez co najmniej 3 miesiące, przy czym do okresu zatrudnienia wliczane są wszystkie okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w danym zakładzie pracy.

Umowę o prowadzenie PPK należy zawrzeć do 10 dnia miesiąca następującego po upływie 3 miesięcy od dnia powstania obowiązku tworzenia PPK.

Umowa o prowadzenie PPK określa w szczególności:

• strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową,
• dane identyfikujące uczestnika PPK,
• sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat,
• nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową,
• warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
• sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty,
• sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty,
• warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu,
• sposób składania dyspozycji,
• zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK,
• maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy.

Umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także:

• wysokość sumy ubezpieczenia,
• wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2,
• brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.

Podmioty zatrudniające mają obowiązek podpisać umowę o prowadzenie PPK w następujących terminach:

12.11.2019 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 250 osób;

10.11.2020 r. – dla podmiotów zatrudniających powyżej 50 osób;

10.11.2020 r. – dla podmiotów zatrudniających co najmniej 20 osób;

10.05.2021 r. – dla podmiotów zatrudniających mniej niż 20 osób.

5. Zgłoszenie uczestników

Do PPK mogą przystąpić wszystkie osoby, włącznie z obcokrajowcami, zatrudnione u danego pracodawcy, które opłacają obowiązkowe składki emerytalne i rentowe (dotyczy to zarówno osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenie).

Pracownik w wieku od 18 do 55 roku życia jest automatycznie zapisywany do PPK, natomiast osoba w wieku 55-70 lat musi złożyć u pracodawcy wniosek o przystąpienie.

Uczestnictwo w PPK osoby liczącej więcej niż 70 lat jest możliwe, jeśli złożyła do pracodawcy wniosek o rozpoczęcie naliczania wpłat do PPK przed ukończeniem przez nią 70 roku życia. W takim przypadku może ona uczestniczyć w PPK, a osiągnięcie przez nią wieku lat 70 nie powoduje jej wyjścia z systemu PPK.

6. Pierwsza wpłata

Wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. 

Art. 28 ust. 1 ustawy o PPK

Wpłaty pokrywane ze środków podmiotu zatrudniającego są naliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia.

Wpłaty realizowane przez pracodawcę (zarówno podstawowe, jak i dodatkowe) stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy (lub umowy cywilnoprawnej) opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych wg aktualnej skali podatkowej. Przychód powstaje w chwili przekazania wpłat do instytucji finansowej, a zaliczka na podatek dochodowy powinna zostać pobrana z najbliższego wynagrodzenia.

Największe przedsiębiorstwa, doświadczone we wdrażaniu PPK jeszcze w 2019 roku wskazują, że w tym właśnie momencie wielu pracowników rezygnuje z uczestnictwa w programie – otrzymują wynagrodzenie zmniejszone ze względu na wpłatę w części finansowanej przez siebie, ale również pomniejszoną o podatek od wpłaty pracodawcy, czego nie byli wcześniej świadomi.

7. Raportowanie do instytucji

Obowiązek raportowania zdarzeń wynikających z utworzenia i prowadzenia PPK w firmie obejmuje przede wszystkim:

• zgłaszanie pracowników do PPK, z uwzględnieniem okresu zatrudniania i przyjętych deklaracji. O złożeniu deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK przez uczestnika podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformować wybraną instytucją finansową niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia mu takiej deklaracji
• plik z wyszczególnieniem wpłat pracownika i pracodawcy do PPK wg odpowiedniego formatu (zgodnie z terminem wpłaty),
• korekty wpłat do PPK,
• deklaracje uczestnika PPK,
• zmiana danych uczestnika PPK (opcjonalnie).

W tym miejscu należy wspomnieć, że pracodawca zagrożony będzie karą grzywny od Państwowej Inspekcji Pracy w wysokości od 1.000 zł do 1.000.000 zł w sytuacji, gdy:

1. nie dopełni obowiązku zawarcia w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej umowy o prowadzenie PPK w przewidzianym terminie,
2. nie dopełni obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie,
3. nie zgłosi wymaganych ustawą danych lub zgłosi nieprawdziwe dane albo udzieli w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmówi ich udzielenia,
4. nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK.

8. Korekty

W przypadku błędnego naliczenia wysokości wpłat in plus, pracodawca przekazuje do instytucji finansowej listę wpłat w standardowym formacie.

W przypadku błędnego obliczenia wpłat in minus, należy dostarczyć do instytucji specjalny, dedykowany tego rodzaju zdarzeniu plik.

W przypadku zaś, gdy złożenie dyspozycji rezygnacji z wpłat nastąpi po przekazaniu wpłaty, jest ona automatycznie zwracana, o ile nie została jeszcze przeliczona na jednostki funduszy. Nieprzekazaną do instytucji wpłatę pracodawca powinien zwrócić pracownikowi.

9. Wpłaty do PPK

Wpłaty dokonywane na konto uczestnika PPK są finansowane przez pracownika, pracodawcę oraz budżet państwa. Pracownik oraz pracodawca są zobligowani do odprowadzania wpłat podstawowych oraz mają możliwość zadeklarowania nieobowiązkowej wpłaty dodatkowej. Budżet państwa zasila natomiast konto uczestnika PPK jednorazową wpłatą powitalną oraz dopłatami rocznymi.

Składki podstawowe wynoszą:

• w przypadku składki finansowanej przez pracownika – 2% wynagrodzenia;
• w przypadku składki finansowanej przez pracodawcę – 1,5% wynagrodzenia.

Wpłata podstawowa finansowana przez uczestnika PPK może wynosić mniej niż 2% wynagrodzenia, ale nie mniej niż 0,5% wynagrodzenia, jeżeli jego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia. Wpłaty powinny być naliczane zgodnie z zadeklarowaną przez pracownika wysokością. W trakcie uczestnictwa pracownik może wielokrotnie zmieniać wysokość wpłat.

Uczestnik PPK może również zadeklarować wpłatę dodatkową w wysokości do 2% wynagrodzenia natomiast pracodawca w wysokości do 2,5% wynagrodzenia. Oznacza to, że zarówno uczestnik PPK, jak i podmiot zatrudniający mogą odprowadzać wpłaty do PPK w wysokości maksymalnej wynoszącej po 4% wynagrodzenia miesięcznie. 

Podmiot zatrudniający ma obowiązek poinformowania uczestnika PPK o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej oraz o możliwości obniżenia wysokości wpłaty.

Wpłaty przekazywane są przez pracodawcę na rachunek funduszu do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym naliczono wpłaty od wynagrodzenia.

Możesz o tym również przeczytać w moim poprzednim artykule.

10. Podatek od PPK

Dochody uczestnika w związku z gromadzeniem przez niego środków finansowych w ramach PPK podlegają zwolnieniu od podatku.

Art. 21 ust. 1 pkt 58c ustawy o pdof

Wolna od podatku jest także wypłata środków zgromadzonych w PPK, jeżeli:

• zdecyduje się na nią pracownik po osiągnięciu 60. roku życia,
• pracownik po ukończeniu 60. roku życia zawnioskuje o ich wypłatę w formie tzw. świadczenia małżeńskiego, o ile jego małżonek również ukończył 60. rok życia, a świadczenie to będzie wypłacane w co najmniej 120 ratach,
• o wypłacie postanowi uczestnik PPK, który nie ma ukończonych 45 lat, a celem wypłaty jest pokrycie wkładu własnego w inwestycję, która ma być sfinansowana z kredytu (np. budowa lub przebudowa budynku mieszkalnego), pod warunkiem zwrotu środków w wartości nominalnej,
• wypłata nastąpi w przypadku poważnego zachorowania uczestnika PPK, jego małżonka lub dziecka, przy czym wypłata nie może przekraczać 25% zgromadzonych środków,
• dojdzie do wypłaty transferowej zgromadzonych środków, czyli ich przekazania np. na inny rachunek PPK albo na rachunek lokaty terminowej lub IKE małżonka zmarłego pracownika.