10 wątpliwości w zakresie stosowania KUP

W przypadku pracowników koszty uzyskania przychodu zostały określone ryczałtowo i wynoszą:

• 111,25 zł miesięcznie, a za rok podatkowy max. 1335 z jednego stosunku pracy,
• 2005,05 zł za rok podatkowy, jeśli podatnik uzyskuje przychody z więcej niż jednego stosunku pracy,
• 139,06 zł miesięcznie, a za rok podatkowy max. 1668,72 z jednego stosunku pracy w przypadku gdy miejsce zamieszkania podatnika (stałe lub czasowe) jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymuje on dodatku za rozłąkę,
• 2502,56 zł za rok podatkowy dla podatnika „dojeżdżającego” jeśli uzyskuje przychody z więcej niż jednego stosunku pracy.

Pracownik, który dojeżdża i ponosi większe niż wynika z ryczałtu koszty dojazdu do pracy, może uwzględnić w swoim rocznym rozliczeniu podatkowym faktycznie poniesione wydatki, pod warunkiem, że są one udokumentowane imiennymi biletami okresowymi (kolej, autobus, prom).

Na ogół prawidłowe ustalenie kosztów uzyskania przychodu przy naliczeniu wynagrodzenia nie stanowi problemu. Zdarzają się jednak sytuacje nietypowe, w których pojawiają się pewne wątpliwości, jakie koszty należy uwzględnić przy obliczaniu miesięcznej zaliczki na podatek.

Wątpliwości w zakresie zastosowania KUP

Wysokość wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu jest niższa niż pełny ryczałtowy koszt uzyskania przychodów.

Wątpliwość w tej sytuacji dotyczy ewentualnego zmniejszenia kosztu do faktycznej wysokości wynagrodzenia (przychodu). Wydaje się że byłoby to działanie nieuzasadnione: ustawa o pdof nie przewiduje okoliczności, w których następuje zmniejszenie miesięcznego kosztu uzyskania przychodu. Jeżeli pracownik otrzymał jakiekolwiek wynagrodzenie ze stosunku pracy, należy zastosować koszty uzyskania w pełnej wysokości. W praktyce pracownik w takim miesiącu poniesie stratę a zaliczka na podatek dochodowy wyniesie 0 zł. Jest to zatem kwestia czysto teoretyczna. Bez względu na przyjętą metodę zaliczka wyniesie zawsze 0, natomiast w zeznaniu rocznym zostanie uwzględniony pełny koszt.

W okresie całego miesiąca pracownik przebywał na zwolnieniu i oprócz premii kwartalnej (rocznej lub innego składnika zmiennego wynagrodzenia o podobnym charakterze) otrzymał wyłącznie zasiłek chorobowy.

W takim przypadku stosuje się pełny koszt uzyskania przychodów, ponieważ pracownik uzyskał, poza zasiłkiem, również wynagrodzenie ze stosunku pracy.

W jednym miesiącu pracownik otrzymał wynagrodzenie za więcej niż jeden miesiąc.

Mimo tego, iż pracownik otrzymał więcej niż jedno wynagrodzenie, przy obliczaniu zaliczki można uwzględnić tylko jednomiesięczne koszty uzyskania przychodów. Ustawa wyraźnie bowiem stanowi o wysokości kosztów uzyskania ustalanych miesięcznie, czyli wysokość kosztów uzyskania uwzględnianych do obliczeń w danym miesiącu nie może przekroczyć miesięcznego ryczałtu. Nie ma tu znaczenia, że wynagrodzenie wypłacono za dłuższy niż miesiąc okres. W zeznaniu rocznym pracownik może uwzględnić koszty uzyskania za wszystkie przepracowane miesiące – i w ten sposób odzyska nadpłacony podatek.

Pracownik został zwolniony w trakcie roku. Po paru miesiącach została mu wypłacona zaległa premia kwartalna.

Wątpliwość dotyczy uwzględniania pracowniczych kosztów uzyskania przychodu wobec osoby, która nie jest już pracownikiem. Odpowiedź brzmi – tak. Bez wcześniej istniejącego stosunku pracy nie byłoby prawa do wynagrodzenia, a zatem pracownikowi przysługuje mu prawo do zastosowania kosztów uzyskania, bez względu na czas, w którym zostało ono wypłacone.

Pracownik został zwolniony w roku podatkowym. W następnym roku zostało mu wypłacone wyrównanie tytułem premii rocznej.

Problem polega na tym, że w roku następnym może obowiązywać inna norma miesięcznych kosztów uzyskania. I tu pojawia się pytanie, w jakiej wysokości koszty należy uwzględnić przy obliczaniu zaliczki: bieżące, obowiązujące na moment wypłaty, czy historyczne, jakie obowiązywało w okresie, za który wypłacane jest wynagrodzenie?

Odpowiedzi należy szukać w ustawie o pdof. Dochód to różnica pomiędzy uzyskanym przychodem, a kosztem jego uzyskania. Ponieważ koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy oblicza się w miesiącu, w którym pracownik uzyskał przychód, a zaległa premia staje się przychodem dla pracownika dopiero w momencie wypłaty lub postawienia do dyspozycji, należy zastosować koszty uzyskania obowiązujące w momencie wypłaty (postawienia wynagrodzenia do dyspozycji).

Pracownik otrzymuje odprawę emerytalną lub rentową wypłacaną ze środków zakładu pracy.

Jak wynika z art. 92.1 par. 1 Kodeksu pracy – pracownikowi spełniającemu warunki uprawniające do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Wypłacone wynagrodzenie ma więc ścisły związek ze stosunkiem pracy, a zatem stanowi wynagrodzenie ze stosunku pracy. Dlatego należy uwzględnić koszty uzyskania przychodu w miesięcznej wysokości w miesiącu wypłaty odprawy.

Pracownik pracuje w wielu miejscach na część etatu.

W takiej sytuacji u każdego pracodawcy potrącane są koszty uzyskania w pełnej wysokości miesięcznej. Biorąc pod uwagę ograniczenia w wysokości rocznych kosztów, prowadzi to do sytuacji, w której przy dokonywaniu rozliczenia roczne okazuję się, że powstałą niedopłata podatku, ale wszelkie „reklamacje”, zgłaszane niekiedy do płatników są nieuzasadnione.

Pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym i w tym czasie otrzymuje zaległą premię. Pracownik mieszka poza miejscem zatrudnienia.

Pytanie brzmi, czy można uwzględnić koszty w wysokości podwyższonej, skoro pracownik w danym momencie nie świadczy pracy (nie dojeżdża)? Odpowiedź brzmi: jeśli pracownik złożył oświadczenie, z którego wynika, że przysługują mu koszty w wysokości podwyższonej, to takie właśnie koszty należy zastosować.

Pracownik zawarł z jednym zakładem pracy dwie umowy o pracę.

Wbrew pozorom nie jest to sytuacja bardzo rzadka. Pracownik może, bowiem wykonywać bardzo różne zadania w ramach różnych stosunków pracy – dla tego samego pracodawcy lub dla kilku różnych podmiotów. W takim przypadku dla wynagrodzenia z każdego tych stosunków pracy uwzględnia się osobno miesięczną normę kosztu uzyskania przychodu.

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim pełne dwa miesiące, z tym, że w pierwszym z nich otrzymał za kilka dni wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, finansowane ze środków pracodawcy.

Zgodnie z Art. 92 k.p. pierwsze 33 dni (lub 14 w przypadku pracownika powyżej 50 roku życia) niezdolności do pracy z powodu choroby w ciągu roku kalendarzowego opłaca pracodawca. Wynagrodzenie za czas niezdolności stanowi więc przychód ze stosunku pracy – jest to jedna z sytuacji, w której przepisy przewidują wypłatę wynagrodzenia pomimo nieświadczenia pracy. Dlatego w pierwszym miesiącu należy przy ustaleniu zaliczki uwzględnić miesięczne koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości, w drugim miesiącu, kiedy wypłacany jest już tylko zasiłek z ZUS kosztów uzyskania nie uwzględnia się. Również w rozliczeniu rocznym pracownik nie będzie mógł uwzględnić kosztów uzyskania za ten miesiąc. Kiedy nie świadczył pracy i nie otrzymał wynagrodzenia.

Podsumowanie

Z powyższych przykładów wynikają następujące wnioski: jeżeli pracownik nie uzyskał żadnych przychodów (w rozumieniu art. 12 ustawy) ze stosunku pracy, (np. przez cały miesiąc korzystał ze zwolnienia lekarskiego, przebywał na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym – koszty uzyskania przychodów za ten miesiąc nie mogą być odliczane. Jeżeli natomiast pracownik uzyskał jakiekolwiek wynagrodzenie, to zakład pracy zobowiązany jest odliczać miesięczną kwotę kosztów uzyskania przychodów.