HR-owe Koło Ratunkowe: Zaliczka na poczet delegacji

W myśl § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Tym samym zaliczka przy podróżach krajowych stanowi świadczenie nieobowiązkowe.

Przepisy rozporządzenia nie doprecyzowują w jaki sposób ma być złożony wniosek przez pracownika, w związku z czym uznaje się, że może to być wniosek pisemny lub ustny.

Kiedy mamy do czynienia z delegacją?

Przepisy ustawy Kodeks pracy, a dokładnie art. 77(5), wskazują, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Aby mówić o podróży służbowej należy spełnić trzy przesłanki wskazane w przepisie:

• pracownik musi wykonywać zadanie służbowe 
• zasadnie służbowe musi być wykonywane na polecenie pracodawcy
• wykonywanie zlecenia odbywa się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.

Jeśli pracownik udaje się w podróż służbową powinien otrzymać od pracodawcy pisemne polecenie wyjazdu. Przepisy nie wskazują, aby polecenie pracodawcy miało formę pisemną. Jednak każda podróż służbowa powinna zostać odpowiednio udokumentowana i rozliczona.

Z pisemnego polecenia wyjazdu w ramach podróży służbowej powinno wynikać m.in. 

• jaki jest cel danego wyjazdu, 
• gdzie rozpoczyna się, a gdzie kończy podróż służbowa, 
• czas trwania podróży służbowej, 
• środek transportu oraz 
• informacja o zaliczce na poczet kosztów podróży. 

Pracownik może zwrócić się z pisemną prośbą do pracodawcy o możliwość zaliczenia niewykorzystanej kwoty zaliczki na poczet kolejnej podróży służbowej. Jeżeli pracodawca nie wyrazi zgody na zaliczenie zaliczki w sposób zaproponowany przez pracodawcę pracownik powinien dokonać zwrotu zaliczki na rachunek wskazany przez pracodawcę.

Zaliczka na delegację zagraniczną

Pracownik odbywający zagraniczną podróż służbową może otrzymać zaliczkę w formie bezgotówkowej, czyli przelewem na konto bankowe, zarówno w walucie obcej lub w złotówkach. Jeśli zaliczka wypłacana wypłacana jest w polskiej walucie, odbywa się to za zgodą pracownika. Pracownik powinien posiadać walutowy rachunek bankowy, jeśli ma otrzymać przelew zaliczki w walucie obcej.

Jeśli wypłata zaliczki na poczet podróży służbowej za granicę jest rozliczana w złotówkach to jej wysokość usta się w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki. Walutę polską należy przeliczyć po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej (np. dzień poniesienia kosztu). Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Ani w przypadku podróży krajowych, ani w przypadku podróży zagranicznych przepisy nie określają terminu wypłaty zaliczki. Nie ma przeszkód żeby zaliczka została przekazana przelewem na jego konto prywatne.

Jeśli zaliczka wypłacana jest w innej walucie niż opłacone wydatki podczas podróży służbowej najlepszym rozwiązaniem jest znalezienie “wspólnego mianownika”, którym może być np. waluta polska. W takim przypadku pracodawca przelicza zaliczkę z waluty obcej na złotówki i dokonuje ostatecznego rozliczenia w polskiej walucie. 

W zaliczce na poczet kosztów podróży służbowej należy uwzględnić wartość diet.

Uwaga! Dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia od 1 stycznia 2023 roku ma wynieść 45 zł za dobę podróży. Obecnie dieta z tytułu krajowej podróży służbowej wynosi 38 zł. Natomiast od 29 listopada 2022 wzrasta wysokość diet za dobę zagranicznej podróży służbowej. 

Z przepisów rozporządzenia wyraźnie wynika, że wypłata w złotówkach może nastąpić wyłącznie za zgodą pracownika. W przypadku rozliczenia końcowego pracodawca może dokonać wypłaty w złotówkach bez konieczności uzyskania zgody pracownika. Ustawodawca nie przewidział takiej konieczności w przepisach rozporządzenia.

HR-owe Koło Ratunkowe: Premia za frekwencję

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż temu zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika.

W przypadku, gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, wskazującej na zasady rozliczania diety niż to wynika z przepisów ogólnych, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.