Jak obliczyć ekwiwalent za urlop w 2024? Kalkulator niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego

Prawo do urlopu to jedno z cennych uprawnień, gwarantowanych kodeksem pracy, które należy się każdemu pracownikowi, zatrudnionemu na etacie. Wymiar urlopu jest zależny przede wszystkim od stażu pracy, ale także od innych czynników, np. wymiaru czasu pracy. Bez względu na to, ile dni urlopu w skali roku przysługuje pracownikowi, w przypadku rozwiązania czy wygaśnięcia umowy, należy mu  się  ekwiwalent pieniężny  za urlop wypoczynkowy, którego nie udało się wykorzystać w trakcie zatrudnienia. Dowiedz się, jak obliczyć wysokość tej kwoty oraz czy zawsze pracodawca musi go wypłacić. 

Czym jest ekwiwalent za zaległy urlop?

Ekwiwalent to forma finansowej rekompensaty, którą pracownik otrzymuje za niewykorzystany urlop, który powinien był wykorzystać, ale nie zrobił tego przed zakończeniem zatrudnienia.  Wartość ekwiwalentu za niewykorzystany urlop jest obliczana na podstawie przeciętnego wynagrodzenia danego pracownika oraz liczby niewykorzystanych dni (godzin) urlopu. Ta wypłata pieniężna  ma na celu zapewnienie pracownikowi rekompensaty za czas wolny, który mógłby wykorzystać do odpoczynku, w przypadku, gdy nie mógł tego zrobić. 

W jakich sytuacjach pracownikowi przysługuje ekwiwalent za zaległy urlop?

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi w sytuacji, gdy umowa o pracę zostanie rozwiązana lub wygaśnie. Nie ma przy tym znaczenia sposób rozwiązania umowy (wypowiedzenie czy porozumienie stron) ani przyczyny niewykorzystania urlopu. Jeśli w ostatnim dniu zatrudnienia pracownikowi został jeszcze do wykorzystania przysługujący mu urlop, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu. Jest to obowiązek pracodawcy, z którego nie może być on zwolniony nawet przez samego pracownika. Tak jak nie można zrzec się prawa do urlopu, podobnie nie można zrezygnować z ekwiwalentu. Tak skonstruowane przepisy pozwalają chronić pracowników przed wywieraniem na nich presji, czy innymi niekorzystnymi dla nich sposobami na uniknięcie wypłaty ekwiwalentu przez nieuczciwych pracodawców.

Ile wynosi ekwiwalent za urlop? Czy jest to stała kwota?

Zapłata za niewykorzystany  urlop nie jest kwotą stałą i  nie jest jednakowa dla każdego pracownika. Najważniejsze czynniki,  które wpływają na wysokość ekwiwalentu, to wysokość wynagrodzenia, składniki, które je tworzą oraz wymiar czasu pracy.  także współczynnik ekwiwalentu. To od nich w głównej mierze zależy wysokość wypłaty. Oczywiście znaczenie ma także liczba dni urlopu, za które pracownikowi należy się wynagrodzenie w postaci ekwiwalentu. Warto wiedzieć, jak wyliczany jest ekwiwalent, by oszacować, czego można się spodziewać, planując rozwiązanie umowy.

Współczynnik ekwiwalentu – czynnik wpływający na wysokość kwoty ekwiwalentu

Kolejnym czynnikiem, oprócz wspomnianych już wysokości pensji oraz wymiaru czasu pracy, wpływającym na wysokość wypłaty jest współczynnik ekwiwalentu. Współczynnik to średnia liczba dni roboczych przypadających na miesiąc pracy w danym roku. Wartość współczynnika w różnych latach jest inna, a to dlatego, że zależy od tego, jak w danym roku kształtuje się kalendarz. Wpływa na nią liczba dni kalendarzowych w danym roku, od której odejmuje się dni wolne: soboty, niedziele i święta. Pozostałą liczbę dni dzieli się przez 12 miesięcy.

Przykład wyliczenia ekwiwalentu w 2024 roku

W roku 2024 wyliczenie wygląda następująco:
366 (liczba dni w roku 2024) – 115 (wszystkie weekendy i święta) = 251
251/12 (miesięcy) = 20,92

W roku 2024 współczynnik ekwiwalentu wynosi więc 20,92. Jest to wpółczynnik obowiązujący dla pełnego wymiaru czasu pracy. A co w przypadku niepełnych etatów? Podobnie jak wymiar urlopu, współczynnik polega wtedy zasadzie proporcjonalności. Oznacza to, że:

• dla 1/2 etatu wynosi 10,46;
• dla 1/3 etatu wynosi 15,69;
• dla 1/4 etatu wynosi 5,23.

Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w 2024 roku?

Do ustalenia niewykorzystanego urlopu i naliczenia wysokości ekwiwalentu za urlop  zobowiązany jest pracodawca. Pracownik nie musi tego robić samodzielnie. Warto jednak wiedzieć, jak obliczyć ekwiwalent za urlop, by trzymać rękę na pulsie. W tym celu najłatwiej wykorzystać kalkulator do wyliczenia ekwiwalentu za urlop. A jak robi się to w praktyce? Oto 4 kroki, niezbędne do ustalenia wysokości ekwiwalentu za urlop:

• Krok 1 – ustalenie składników wynagrodzenia, z których będzie wyliczona tzw. podstawa ekwiwalentu, czyli średnia wartość miesięcznej wypłaty.
• Krok 2 – podzielenie podstawy wymiaru ekwiwalentu przez współczynnik ekwiwalentowy odpowiedni dla roku kalendarzowego w którym pracownik nabywa prawo do wypłaty ekwiwalentu.
• Krok 3 – podzielenie kwotę otrzymanej w kroku 2 (ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez obowiązującą danego pracownika normę czasu pracy (zazwyczaj 8 godzin). W ten sposób otrzymuje się wysokość ekwiwalentu za 1 godzinę.
• Krok 4 – Kwotę ekwiwalentu za 1 godzinę należy pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Tak przeprowadzone wyliczenia wskazują na ostateczną kwotę, jaka należy się pracownikowi za niewykorzystany urlop.

Ekwiwalent za urlop a płaca minimalna – przykład wyliczeń

Jak w praktyce wygląda wyliczenie ekwiwalentu za urlop? Przyjrzyjmy się temu, biorąc za przykład wysokość płacy minimalnej w 2024 roku, która do czerwca 2024 roku wynosi 4242 zł brutto. Zakładamy, że pracownik jest zatrudniony na okres próbny od 1 stycznia 2024 do 31 marca 2024 w pełnym wymiarze godzin. Umowa nie zostaje przedłużona. W tym czasie przysługuje mu 5 dni urlopu. Wykorzystał 3 dni. Ile wynosi ekwiwalent?

W pierwszym kroku ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu – w tym wypadku jest wysokość płacy minimalnej brutto, a więc 4242 zł. Następnie należy ją podzielić przez współczynnik, wynoszący w 2024 roku 20,92. Otrzymujemy kwotę 202,77 zł, którą następnie dzielimy przez 8 – podstawową dobową normę czasu pracy. To daje nam kwotę 25,35 zł. Pracownik nie wykorzystał 2 dni urlopu, czyli do wypłaty jest ekwiwalent za 16 godzin. Tak więc 16 × 25,35 = 405,6 zł. Tyle właśnie wynosi ekwiwalent za niewykorzystany urlop przy takiej symulacji. Trzeba przy tym pamiętać, że jest to kwota brutto. Na konto zostaje przelana kwota netto, czyli brutto pomniejszone o zaliczkę na podatek dochodowy, składki na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne.

Czy pracownik może zrzec się niewykorzystanego urlopu?

Prawo nie daje tutaj przestrzeni do interpretacji i jest jednoznaczne. Pracownik nie może zrzec się ani urlopu ani ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, a pracodawca nie może go nie wypłacić. To jego obowiązek, z którego nikt nie może go zwolnić. Istnieją jednak okoliczności, które pozwalają na uniknięcie wypłaty ekwiwalentu przez pracodawcę. Kiedy może się tak stać?

1. W przypadku, gdy pracodawca wyśle pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia i pracownik ten urlop w całości wykorzysta. W tym przypadku pracodawca jest uprawniony do podjęcia jednostronnie decyzji o udzieleniu urlopu, a pracownik jest zobowiązany go wykorzystać.
2. Jeżeli bezpośrednio po rozwiązaniu jednej umowy (czyli od następnego dnia), pracodawca i pracownik zawrą kolejną i postanowią o wykorzystaniu urlopu pozostałego z okresu pierwszej umowy w czasie obowiązywania kolejnej. Takie postanowienie powinno zostać potwierdzone na piśmie, co pozwoli w przyszłości uniknąć ewentualnych możliwych sporów.
3. Przy porozumieniu trójstronnym, pomiędzy pracownikiem, obecnym i przyszłym pracodawcą. Zdarza się, że kolejny pracodawca zgadza się na przeniesienie zaległego urlopu przy zatrudnieniu. Dzieje się tak zwykle z inicjatywy pracownika. Warto jednak pamiętać, że ta forma przenoszenia urlopu do nowego pracodawcy nie jest umocowana w prawie, a bazuje na orzecznictwie. Może być więc zakwestionowana przez organy nadzorujące. – nie wiem czy o tym bym pisała to jest coś, na co nie ma potwierdzenia w przepisach.

Gdzie udać się po pomoc, gdy pracodawca nie wywiązuje się z obowiązku wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy?

Wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest obowiązkiem, spoczywającym na pracodawcy. Jeśli się z niego nie wywiązuje, organem, do którego można się udać po pomoc, jest Państwowa Inspekcja Pracy. Zwykle wystarczy informacja o konieczności zgłoszenia zaistniałej sytuacji do tego organu, by pracodawca przypomniał sobie o swoich obowiązkach. Inspekcja Pracy dysponuje narzędziami, które dyscyplinują pracodawców i zmuszają ich do przestrzegania prawa w każdym zakresie. Warto jednak podkreślić, że w zdecydowanej większości pracodawcy działają uczciwie i wywiązują się ze obowiązków, nałożonych na nich przepisami prawa. 

Prawo pracy nie określa jednoznacznie, w jakim terminie należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Biorąc jednak pod uwagę, że momentem, kiedy pojawia się uprawnienie do ekwiwalentu po stronie pracownika jest dzień ustania stosunku pracy (rozwiązania lub wygaśnięcia  umowy)  przyjmuje się, że to jest właśnie termin, w którym powinna nastąpić jego wypłata, czyli tzw. termin wymagalności.

Jeśli chcesz wiedzieć więcej o urlopie wypoczynkowym i przysługujących Ci prawach, poznaj tajemnice wymiaru urlopu wypoczynkowego i dowiedz się wszystkiego, co warto wiedzieć na ten temat!