Placówka oświatowa Eduwersum

Najbardziej obszerne w wiedzę z naszych produktów online

Najedź kursorem, na któryś z naszych programów.

Start: 10 październik 2023

9–miesięczny program rozwoju zawodowego

Podwyższone koszty uzyskania przychodu na pracy zdalnej

Czy pracownikowi na pracy zdalnej przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu ora ryczałt z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych?

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach i Eduwersum

Założycielka i CEO

Data publikacji:
21 lutego 2023

Pani Moniko, wiemy już, że w naszej firmie wdrożymy pracę zdalną na stałe praktycznie w pełnym wymiarze. Będziemy pojawiać się w firmie sporadycznie w trakcie miesiąca, ale… i tutaj pojawia się moje pytanie. Co z pracownikami, którzy korzystają z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu? Czy w dalszym ciągu mogę naliczyć tym pracownikom podwyższone KUP? Ponadto, część z pracowników korzysta z prywatnych samochodów do celów służbowych i z tego tytułu naliczany jest ryczałt. Czy w związku z wykonywaniem pracy w trybie zdalnym, nadal powinnam naliczać ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu do celów służbowych? Pani Moniko, jak rozumiem, w treści umów o pracę, w punkcie dotyczącym miejsca wykonywania pracy, nie dokonujemy zmian? W dalszym ciągu wskazujemy dwie lokalizacje, czyli miejsce zamieszkania pracownika oraz adres siedziby pracodawcy?
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], kadrowa z warszawskiej firmy handlowej, która czuje się zagubiona w zmieniających się przepisach.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Wysokość kosztów zależy od miejsca zamieszkania i miejsca świadczenia pracy.

Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku świadczenia pracy zdalnej, przy czym w przypadku takiej pracy zazwyczaj przyjmuje się, że pracownik świadczy pracę z domu.

Jeżeli pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, przejście na pracę zdalną nie ma większego znaczenia – nadal nalicza się koszty zwykłe.

Natomiast trzeba wziąć pod uwagę pewne ryzyko podatkowe. Przejście na pracę zdalną oznacza, że pracownik przestaje dojeżdżać do pracy. Tym samym, za miesiąc, w którym pracownik wykonywał wyłącznie pracę zdalną, nie powinny być naliczane koszty podwyższone. Naliczenie w takich okolicznościach kosztów w kwocie 300 zł prawdopodobnie nie spotkałoby z zarzutami – ryzyko kontroli w takim zakresie jest póki co niewielkie. Jeżeli jednak pracownik pojechałby chociaż jeden dzień do pracy, niekoniecznie w siedzibie pracodawcy, np. u klienta, oznaczałoby to wyjazd poza miejsce pracy, a tym samym uprawniałoby do naliczenia kosztów podwyższonych.

Podwyższone koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (…) przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, oraz pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę lub zwrotu kosztów dojazdu do zakładu pracy (chyba że zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu).

Stanowisko Ministerstwa Finansów

W 2021 roku wypowiedziało się na ten temat Ministerstwo Finansów uznając, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, i gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów

Należy jednak wziąć pod uwagę, że przepisy związane z wykonywaniem pracy zdalnej powstałe na czas pandemii posiadają charakter wyjątkowy i tymczasowy, tak więc nie można zakładać, że Ministerstwo Finansów podtrzyma swoje stanowisko po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego czy też w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (termin wdrożenia pracy zdalnej to 7 kwietnia 2023 r.).

Ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych

W przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych.

Na mocy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych m.in. samochodów osobowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu. Pracownik ma obowiązek złożenia pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę ustalonego ryczałtu, zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W związku z powyższym można przyjąć, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca może zmniejszyć ryczałt przysługujący pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych. Warto byłoby określić zasady takiego zmniejszenia ryczałtu w zawartej umowie o używanie samochodu do celów służbowych.

Autor publikacji:
Monika Smulewicz HR na Szpilkach i Eduwersum

Założycielka i CEO

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 20.08.2024
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla wymagających

  • Start: 19.02.2025
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 6.11.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

  • Start: 22.01.2025
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 6.11.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź
Newsletter

Zostawienie adresu email jest równoznaczne ze zgodą na otrzymywanie ode mnie wiadomości i z akceptacją naszej Polityki Prywatności.

Polityka prywatności
Dziękujemy!

Nasze ostatnie wpisy na blogu

Dorabianie do etatu w Polsce – co na to firmy i jak często o tym wiedzą? Raport Aplikuj.pl

Chęć poprawy własnej sytuacji ekonomicznej jest głównym powodem, dla którego pracownicy szukają dodatkowego zarobku poza miejscem stałego zatrudnienia. Według różnych danych sytuacja ta dotyczy nawet 30-40 proc. osób obecnych na rynku pracy. Niektórzy dorabiają za wiedzą przełożonego, inni nie informują go o swoich planach. Z najnowszego raportu Aplikuj.pl wynika, że ponad połowa pracodawców chciałaby, by prawo pozwalało im na weryfikację dodatkowych form zarobku podejmowanych przez pracowników.

Zobacz kursy, szkolenia i programy rozwoju zawodowego organizowane przez Eduwersum

Eduwersum Collegium Rozwoju HR (dawniej: Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego i Zarządzania Zasobami Ludzkimi) - lider na rynku nowoczesnych szkoleń online z dziedziny tzw. twardego i miękkiego HR

Akademia Mistrzostwa Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 4 miesiące / pakiet kursów
2500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowo-Płacowego

  • Start: 20.08.2024
  • 6 miesięcy
3997 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Mistrzostwa Kadrowego

  • Start: 20.08.2024
  • 3 miesiące
2750 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Prawa Pracy dla wymagających

  • Start: 19.02.2025
  • 3 miesiące
3500 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Master Certyfikowany kurs kierownika działu kadr i płac

  • Start: 6.11.2024
  • 6 miesięcy
8000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia HRCertyfikowany kurs specjalisty ds. zarządzania zasobami ludzkimi

  • Start: 22.01.2025
  • 6 miesięcy
4200 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Kalkulacji Wynagrodzeńdla wymagających

  • Start: 6.11.2024
  • 3 miesiące
4000 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

Akademia Inspektora Ochrony Danych

  • Start: 26.09.2024
  • 4 miesiące
4305 PLN

Możliwość płatności w transzach

Sprawdź

To nowoczesny projekt edukacyjny, oferujący specjalistyczną wiedzę i doświadczenie z obszaru prawa pracy, kalkulacji wynagrodzeń oraz zarządzania procesami kadrowo-płacowymi i HR w dynamicznie rozwijających się przedsiębiorstwach.

  • Certyfikowane szkolenia online i stacjonarne
  • Programy rozwoju zawodowego dla początkujących, specjalistów i menedżerów
  • Zaświadczenia MEiN (Eduwersum jest placówką oświatową)
  • Wysokie standardy potwierdzone ISO 9001

Metoda kształcenia oparta jest o praktykę i własne doświadczenie Uczestników. Wierzymy, że tylko uczenie się przez doświadczenie daje gwarancję zdobycia wiedzy.