Ustalanie ryczałtu z tytułu używania samochodów służbowych dla celów prywatnych

• Czy zasady używania samochodu służbowego do celów prywatnych powinny być opisane w przepisach wewnątrzzakładowych? Jeśli tak, to jakich?
• Czy pracodawca może zobowiązać pracownika do zwrotu samochodu służbowego w czasie nieobecności?
• Czy jeśli pracodawca udostępnia auto firmowe w czasie nieobecności pracownika, a pracownik auta nie używa, to czy na liście płac należy doliczyć przychód?

Ryczałt za użytkowanie samochodu do celów prywatnych

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
  – o mocy silnika do 60 kW,
  – stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1083 i 1260) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
• 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione powyżej.

Niestety, ustawodawca nadal nie wprowadził regulacji odnoszącej się do ustalania przychodu w przypadku samochodów hybrydowych.

Od 1 stycznia 2022 ryczałt ustala się bazując na mocy silnika. Przed nowelizacją ustawy, ryczałt był uzależniony od pojemności silnika. Zatem w przypadku samochodów o mocy silnika do 60 kW lub stanowiących pojazd elektryczny bądź pojazd napędzany wodorem ryczałt wynosi 250 zł miesięcznie, zaś dla pozostałych – 400 zł miesięcznie.

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

W praktyce zmiana przepisów prawdopodobnie spowoduje, że pracownikom zostanie zapewniony wyższy ryczałt z tego względu, że obecnie stosunkowo mało pojazdów posiada moc 60 kW. Znaczna część samochodów ma bowiem silnik o wyższej mocy niż 60 kW, a przedsiębiorcy użytkują w swoich flotach auta o mocy wyższej, średnio 110–160 koni mechanicznych.

Celem ustawodawcy było zachęcenie przedsiębiorców do zakupów samochodów bardziej ekologicznych, tj. elektryczne oraz napędzane wodorem, w przypadku, których ryczałt można ustalić od kwoty niższej – 250 zł.

Ryczałt za część miesiąca

Jeżeli pojazd nie był użytkowany przez cały miesiąc, kwotę ryczałtu wylicza się jako 1/30 z 250 zł lub 400 zł za każdy dzień korzystania w przypadku użycia do celów prywatnych przez część miesiąca.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych powyżej.

Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną powyżej i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.

Jeżeli pracownik dysponuje pojazdem służbowym do celów prywatnych przez cały miesiąc, to przychodem jest pełna wartość świadczenia: 250 zł lub 400 zł. Jednak gdy ten okres jest krótszy, gdyż pracownik użytkował samochód tylko przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się jako iloczyn ryczałtu i liczby dni używania samochodu.

Przykład:
Przedstawiciel handlowy porusza się służbowym samochodem elektrycznym. Zgodnie z przepisami regulaminu pracownik może użytkować pojazd w celach prywatnych. Pracodawca ma obowiązek ustalić przychód pracownika proporcjonalnie do liczby dni, w których pracownik dysponował autem. 

Ryczałt podczas nieobecności pracownika w pracy

Regulamin użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych powinien zawierać informację, na jakich zasadach pracownicy mogą użytkować pojazdy służbowe. Ponadto przepisami regulaminu powinna zostać  uregulowana kwestia użytkowania pojazdów służbowych podczas urlopów lub nieobecności pracowników ze względu na chorobę.

Pracodawca może podjąć decyzję o konieczności zwrócenia pojazdu służbowego w tym czasie ale również, że może dysponować autem. Jeżeli pracodawca nie różnicuje tych sytuacji, przyjmuje się, że za okres nieobecności pracownika, gdy pracownik dysponuje pojazdem służbowym do celów prywatnych, również należy doliczyć przychód.

Koszty paliwa w zryczałtowanym przychodzie

Koszty paliwa zawarte są w wartościach zryczałtowanego przychodu. Minister Finansów wydał interpretację ogólną z 11.09.2020 r., DD3.8201.1.2020, w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, gdzie uznał, że: „Przyjmując zatem argumentację zawartą w jednolitej linii orzeczniczej sądów administracyjnych w zakresie interpretacji art. 12 ust. 2a ustawy o PIT, należy stwierdzić, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym”.

Co zawiera ryczałt za użytkowanie samochodu firmowego?

Ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych zawiera nie tylko paliwo, ale również np. ubezpieczenie, wymianę opon, bieżące naprawy, materiały eksploatacyjne, przeglądy okresowe, wymianę oleju i innych płynów oraz zużywających się części w wyniku korzystania z pojazdu, które zakład pracy – jako właściciel samochodu – musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.