Przychodzi HR do Zarządu: Szef pisze e-mail po godzinach i dlaczego to zły pomysł?

Stały monitoring wskaźników HR prawdę Ci powie

W dziale obsługi klienta firmy z branży e-commerce zaobserwowano niepokojący trend. W przeciągu dwóch kwartałów znacząco spadła ocena jednego z szefów zespołów. Zauważalnie wzrósł również wskaźnik absencji. Dzięki stałemu monitoringowi wskaźników dział HR w miarę szybko wyłapał te anomalie. Korytarzowa plotka mówiła o tym, że w tym zespole panuje specyficzna atmosfera pracy. Niektórzy pracownicy mieli też jawnie narzekać na to, że muszą pracować po godzinach, bo tego oczekuje ich menedżerka. Szefowa HR postanowiła zgłębić ten problem. W tym celu zaprosiła na rozmowę negatywnie ocenianą menedżerkę zespołu, w którym zjawiska te wystąpiły. W drugiej kolejności zaplanowała rozmowy z pracownikami.

Krajowy trend – stałe poczucie bycia w pracy

Polscy menedżerowie nie stronią od kontaktów ze swoimi podwładnymi po godzinach pracy. Aż 23,9% pracowników przyznało, że dostaje informacje od swojego przełożonego po godzinach pracy (e-maile, SMS-y, wiadomości z komunikatorów) dotyczące spraw służbowych. Kolejnych 13% ma takie kontakty, ale twierdzi, że dochodziło do nich tylko w sytuacjach krytycznych [badanie UCE RESEARCH dla ePsycholodzy.pl]. 

Pandemia przyczyniła się znacząco do zamazania granicy między pracą a życiem osobistym. Potwierdziły to badania, w których aż 65,3% badanych przyznało, że obserwuje u siebie symptomy, które mogą wskazywać na wypalenie zawodowe. Szczególnie narażeni na to wydają się być ludzie młodzi (18-22 lata), gdzie wskaźnik ten sięgnął nawet 81%. Stałe poczucie bycia w pracy i nieumiejętność, bądź niemożność właściwego odpoczynku wydają się głównymi powodami. Ponadto szefowie zwykle dobrze rozpoznają wśród swoich pracowników tych, którzy wg nich mają sporo obowiązków domowych. Stąd ich większa tendencja do dociążania tych młodszych pracowników, którzy takich obowiązków nie mają. To z kolei może rodzić w nich poczucie frustracji i nadmiernego wykorzystywania.

Kontroferta. Zawracanie biegu rzeki czy próba zatrzymania pracownika w organizacji? Przeczytaj!

Ryzyko powstania nadgodzin

Wysyłanie wiadomości czy kontakty telefoniczne poza godzinami pracy nie są obwarowane zakazami. Pracownik jednak, wg prawa, nie jest zobowiązany do odpowiadania na nie, chyba, że pełni dyżur służbowy, co jest ujęte w Kodeksie pracy. Trzeba też dodać, że takie kontakty po godzinach mogą zostać uznane przez pracownika za polecenie pracy, co rodzi skutek w postaci rozliczenia godzin nadliczbowych.

Istota pracy nad komunikacją i wzajemnymi oczekiwaniami

Szefowa HR poinformowała szefową zespołu o faktach i poprosiła o wyjaśnienia. Okazało się, że sama była zdziwiona tym, że absencje w jej zespole tak wzrosły. Pytała nawet pracowników o powody, ale nie otrzymała żadnych konkretnych odpowiedzi. Postanowiła dalej obserwować to zjawisko. Możliwe, że ma ono charakter sezonowy. Zapytana o korytarzowe plotki okazała zdziwienie. Stwierdziła, że nigdy nie zlecała pracy po godzinach, z wyjątkiem awarii, kiedy konieczne było zastąpienie kogoś z powodu choroby. Zawsze wcześniej uzgadniała to z zespołem. Owszem przyznała, że jest surowa, ale utrzymuje dyscyplinę i wyniki jej zespołu są bardzo dobre.

Luka kompetencyjna w firmie? Posłuchaj podcastu!

Niejasne intencje szefa i poczucie odpowiedzialności pracownika

Z rozmów z pracownikami szefowa HR dowiedziała się, że ich bezpośrednia przełożona ma zwyczaj podsumowywania dnia, kiedy jest już w domu. Przegląda system i wysyła e-maile z różnymi pytaniami do swoich podwładnych. Oni czują się w obowiązku reagować natychmiast, więc sprawdzają raz jeszcze co robili, logują się do systemu. Często pytań tych jest dużo, w związku z tym, de facto pracują po godzinach. Na pytanie, czy szefowa oczekuje natychmiastowej odpowiedzi zgodnie większość odpowiedziała, że tak, bo właśnie w taki sposób odbierają te jej zapytania. Zdarzało się również, że do udzielonej odpowiedzi pojawiały się jeszcze kolejne, uszczegóławiające pytania. Ponadto pracownicy oczekiwaliby większego wsparcia swojej kierowniczki i konsultowania pewnych spraw bezpośrednio z zespołem.

Szefie zmień styl – z dyrektywnego na partycypacyjny

Po konfrontacji tych opinii okazało się, że intencją szefowej wcale nie było to, żeby odpowiadali na jej e-maile od razu. Jak twierdziła wcale tego nie oczekiwała. Spotkanie konfrontacyjne zespołu z szefową, przy udziale szefowej HR jako moderatora, przyniosło przełom. Postanowiono, że nie będzie wysyłania e-maili po godzinach, gdyby się to jednak zdarzyło pracownik nie ma obowiązku udzielania odpowiedzi natychmiast, chyba że sytuacja będzie awaryjna. Wówczas jednak preferowanym kanałem komunikacji będzie telefon. Wyznaczona będzie jedna osoba do pełnienia takiego dyżuru na wszelki wypadek, na okres próbny 3 miesięcy, żeby zobaczyć, jak to zafunkcjonuje. Szefowa zobowiązała się również zmienić swój styl z dyrektywnego na bardziej partycypacyjny. W tym celu zebrane zostaną postulaty, pomysły i oczekiwania zespołu, które po wspólnej dyskusji i akceptacji będą mogłyby zostać wdrożone.