HR-owe Koło Ratunkowe: Ustalenie płatnika zasiłków w 2024 roku

Sprawdź stan zatrudnienia na dzień 30 listopada

Stan zatrudnienia w konkretnym dniu, tj. 30 listopada 2023 decyduje o tym, kto będzie wypłacał zasiłki ubezpieczonym, począwszy od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego. Na ten dzień, należy ustalić liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. 

Na podstawie art. 61 ust. 1 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych ustalają prawo do świadczeń i ich wysokość, a następnie je wypłacają.

Jeśli płatnik zgłasza do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 osób, płatnikiem zasiłku będzie ZUS.

Ponadto ZUS wypłaca zasiłki:

• osobom prowadzącym pozarolniczą działalność,
• osobom z nimi współpracującym, 
• osobom uprawnionym do zasiłków, za okres po ustaniu ubezpieczenia (pracownikom, zleceniobiorcom, itp.).

Liczba ubezpieczonych

Zgodnie z art. 61 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, liczbę ubezpieczonych ustala się według stanu na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w stosunku do płatników składek, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do ubezpieczenia chorobowego – według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia.

Kogo uwzględnić w licznie ubezpieczonych na dzień 30 listopada?

W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się:

• pracowników (w tym również uczniów),
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę nakładczą,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby współpracujące z osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby prowadzące działalność pozarolniczą,
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby współpracujące z osobami prowadzącymi działalność pozarolniczą.

W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się natomiast:

• osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych,
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Przykład I
Pan Kazimierz zatrudnia 15 pracowników i 5 zleceniobiorców, których zgłosił do ubezpieczenia chorobowego. W okresie od 10 października 2023 do 12 grudnia 2023 jeden z pracowników przebywa na urlopie bezpłatnym. Tym samym, na dzień 30 listopada 2023 liczba ubezpieczonych wyniesie 19. W związku z powyższym, płatnikiem zasiłku w 2024 będzie ZUS.

Przykład II
Spółka planuje zatrudnić 5 pracowników od stycznia 2024. W tym przypadku liczbę ubezpieczonych należy ustalić na styczeń 2024, w którym to miesiącu zatrudnione osoby zostaną zgłoszone do ubezpieczenia chorobowego, ponieważ na dzień 30 listopada 2023 r. nie było żadnych osób zgłoszonych przez spółkę do tego ubezpieczenia.

Należy pamiętać, że jeżeli oddział ZUS rozpoczął wypłatę zasiłku przed dniem 1 stycznia, to kontynuuje tę wypłatę za nieprzerwany okres niezdolności do pracy w nowym roku kalendarzowym.

Taką zasadę należy stosować nawet, jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym. W przypadku zmiany rodzaju pobieranego zasiłku po 1 stycznia, wypłaty kolejnego zasiłku dokonuje już płatnik składek.

Przykład III
Na dzień 30 listopada 2022 r. spółka zgłaszała do ubezpieczenia chorobowego 15 osób. Nie była więc uprawniona do wypłaty zasiłków w 2023 . Na dzień 30 listopada 2023 r. liczba ubezpieczonych wynosi już 25 osób. Firma będzie płatnikiem świadczeń począwszy od 1 stycznia 2024. Jedna z pracownic, przebywa na zasiłku macierzyńskim od 1 listopada 2023 do 15 maja 2024. Zasiłek ten wypłacany jest przez ZUS. Mimo, że od 1 stycznia 2024 spółka będzie uprawniona do wypłaty zasiłków, to ZUS w dalszym ciągu będzie wypłacał zasiłek macierzyński. Jego wypłatę rozpoczął bowiem przed 1 stycznia 2024 r.

Zmiana liczby ubezpieczonych w trakcie roku

Ustalenie płatnika zasiłku następuje na dany rok kalendarzowy. Zmienność w liczbie osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego w trakcie roku kalendarzowego nie wpływa na zmianę płatnika zasiłków. Jeśli więc w okresie po dniu 30 listopada, zwiększeniu ulegnie stan zatrudnienia, zmiana płatnika może nastąpić dopiero w kolejnym roku kalendarzowym, tj. począwszy od 1 stycznia 2025.

Przykład IV
Liczba ubezpieczonych na dzień 30 listopada 2023 wynosi 40 osób. Począwszy od 1 stycznia 2024 stan zatrudnienia ma ulec znacznej redukcji. Mimo to, do końca 2024, firma ta będzie wypłacać pracownikom zasiłki. Jeśli na dzień 30 listopada 2024 stan zatrudnienia nie przekroczy 20 ubezpieczonych, wówczas płatnikiem świadczeń w 2025 roku będzie ZUS.