Czy umowa o pracę musi mieć formę pisemną?

Pani Moniko, kierownik jednego z działów w naszej firmie przyjął do pracy na magazynie młodą osobę, która niedawno skończyła szkołę. Dział kadr, dowiedział się o tym tydzień po fakcie… Kierownik poprosił o umowę o pracę dopiero po pięciu dniach świadczenia pracy przez tę osobę. Stwierdził, że pracownicy teraz tak szybko porzucają firmy, że czasem nie warto zadawać sobie trudu przygotowywania umowy o pracę… Oczywiście niezwłocznie przygotowaliśmy umowę i dopilnowaliśmy wszystkich dokumentów, ale zastanawiamy się, czy możemy mieć z tego tytułu problemy?

Nawiązanie stosunku pracy

Umowa o pracę jest podstawową formą nawiązania stosunku pracy. Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Umowa o pracę powinna określać:

• Strony stosunku pracy (pracodawca, pracownik)
• Datę zawarcia umowy – określa dzień zawarcia umowy, nie musi on być równoznaczny z dniem rozpoczęcia pracy
• Rodzaj umowy o pracę (na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny)
• Warunki umowy o pracę:
  • rodzaj pracy – określa on stanowisko, funkcję lub np. wyliczenie czynności, które powinien wykonywać pracownik.
  • miejsce wykonywania pracy – może to być siedziba pracodawcy, dział, oddział, może to być również ruchome miejsce pracy lub określony obszar np. Kraków.
  • Wynagrodzenie – należy określić stawkę wynagrodzenia zasadniczego pracownika z wyszczególnieniem wszystkich dodatkowych składników
  • wymiar czasu pracy – określa dobowy i tygodniowy czas w jakim pracownik będzie pozostawał w dyspozycji pracodawcy
  • inne warunki zatrudnienia np. w umowie zawartej z niepełnoetatowcem należy dodatkowo określić próg, po przekroczeniu którego praca będzie wynagradzana na zasadach pracy nadliczbowej
• Termin rozpoczęcia pracy – określa dzień, w którym pracownik rozpoczyna pracę.

Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Art, 29 § 2 Kodeksu pracy

Niepotwierdzony pisemnie stosunek pracy nadal ważny

Art. 22 § 1 Kodeksu pracy stanowi, iż podpisanie umowy o pracę nie jest elementem, który determinuje powstanie stosunku pracy. Nawiązanie stosunku pracy powstaje z chwilą, gdy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje zatem nieważności umowy o pracę, gdy zachodzą wymienione wyżej przesłanki determinujące powstanie stosunku pracy.

Wyrażony w przytoczonym wyżej art. 29 § 2 Kodeksu pracy wymóg pisemnego potwierdzenia warunków umowy daje pracownikowi dowód na to, że zawarł umowę o określonej treści i umożliwia w ten sposób łatwiejsze dochodzenie roszczeń pracowniczych. Warto jednak zaznaczyć, że brak potwierdzenia nie oznacza, że stosunek pracy nie powstał. Pracownik ma zatem prawo do roszczeń wynikających ze stosunku pracy na mocy kodeksu postępowania cywilnego.

Postępowanie sądowe

Jeśli umowa o pracę nie została potwierdzona pisemnie, nie oznacza to, że fakt świadczenia pracy nie może zostać potwierdzony w sądzie za pomocą zeznań świadków, np. współpracowników, którzy mogą poświadczyć, że dana osoba faktycznie wykonywała pracę danego rodzaju, pod kierownictwem pracodawcy, w wyznaczonym przez niego czasie.

“(…)Do zawarcia umowy o pracę może dojść w sposób dorozumiany. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje jej nieważności”.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 4 listopada 2009 r.; sygn. akt I PK 105/09

Państwowa Inspekcja Pracy wystąpi o ustalenie stosunku pracy

W przypadku, gdy wykonywanie pracy posiada kodeksowe znamiona stosunku pracy, czyli pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem, a jednocześnie pracodawca odmówił zawarcia umowy na piśmie, pracownik może złożyć skargę do Okręgowego Inspektoratu Pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy.

Inspektor Pracy ma prawo skierować do pracodawcy wystąpienie z wnioskiem o potwierdzenie w formie pisemnej rodzaju i warunków umowy o pracę, a także wytoczyć na rzecz zainteresowanej osoby powództwo o ustalenie stosunku pracy. Pracownik może także wystąpić z takim powództwem samodzielnie zgłaszając w sądzie pracy powództwo o ustalenie stosunku pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy

Konsekwencje niepotwierdzenia warunków pracy za pomocą umowy o pracę

Brak potwierdzenia w formie pisemnej warunków pracy i płacy, czyli ustaleń wynikających z umowy o pracę w terminie wyrażonym ustawowo, tj. przed dopuszczeniem pracownika do pracy, stanowi wykroczenie przeciw prawom pracownika zagrożone karą grzywny:

Kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed dopuszczeniem go do pracy, podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Art. 281 pkt 2 Kodeksu pracy

Ciekawe orzecznictwo

Wyrok Sądu Najwyższego z 13 kwietnia 2000 r., I PKN 594/99, OSNP 2001, nr 21, poz. 637
O wyborze rodzaju podstawy prawnej zatrudnienia decydują zainteresowane strony (art. 353 1KC w związku z art. 300 KP), kierując się nie tyle przesłanką przedmiotu zobowiązania, ile sposobu jego
realizacji.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 7 marca 2006, I PK 146/05, M.P.Pr. 2006, nr 9, poz. 474
Decydujące jednak znaczenie należy przypisać woli stron i zamiarowi
ukształtowania w określony sposób treści łączącego je stosunku prawnego,
zamiarowi towarzyszącemu zawarciu i kontynuowaniu stosunku umownego.

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 1998 r., I PKN 416/98, OSNP 1999, nr 24, poz. 775
Brak bezwzględnego obowiązku osobistego świadczenia pracy
wyklucza możliwość zakwalifikowania stosunku prawnego jako umowy o pracę.