HR-owe Koło Ratunkowe: Skuteczne doręczenie dyscyplinarki po pandemii

Podstawa prawna – Zniesienie stanu zagrożenia epidemicznego

Rozporządzeniem Ministrów z dnia 27 czerwca 2023 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego uchylono rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 marca 2022 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu zagrożenia epidemicznego (Dz. U. poz. 679, z późn. zm.). Rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 lipca 2023 r.

W trakcie pandemii, jedną z ważniejszych zmian, które utrudniły pracodawcom skuteczne dostarczenie pracownikowi, np. pisma rozwiązującego umowę o pracę za pośrednictwem operatora pocztowego, było zniesienie przepisu gwarantującego skuteczne dostarczenie pisma, pomimo jego nieodebrania przez pracownika (podwójne awizo).

Powrót do przedpandemicznego trybu wypowiadania umów pocztą

Począwszy od 1 lipca 2023 r. pracodawca, przekazując pracownikowi np. oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę za pośrednictwem operatora pocztowego, może liczyć się z tym, że brak odbioru przesyłki będzie równoznaczny z jej doręczeniem (w terminie siódmego dnia od drugiego awizowania).

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia lub za wypowiedzeniem może zostać wręczone pracownikowi na wiele sposobów. Pracodawca może dokonać tego osobiście lub skorzystać z pośrednictwa operatora pocztowego, np. poczty lub kuriera. 

Data rozwiązania umowy w świadectwie pracy

W przypadku przesyłki listownej, datą rozwiązania stosunku pracy jest data, z jaką pismo pracodawcy dociera do pracownika w taki sposób, że może zapoznać się z jego treścią (chyba, że w oświadczeniu pracodawcy zostanie wskazana późniejsza data rozwiązania umowy). Innymi słowy, datą jaką należy wpisać w treści świadectwa pracy jako datę rozwiązania umowy o pracę jest data doręczenia wskazana na zwrotnym potwierdzeniu odbioru. Może jednak zdarzyć się tak, że pracownik nie odbierze kierowanej do niego przesyłki. W związku ze zniesieniem stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii, przesyłka dwukrotnie awizowana jest ponownie uznawana za dostarczoną.

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego a ważność badań lekarskich

Zwolnienie dyscyplinarne pocztą możliwe 14 dni od zniesienia stanu zagrożenia epidemicznego

Sytuacja epidemiczna spowodowała, iż większość pracowników wykonywała swoją pracę w formie zdalnej, co utrudniło pracodawcom, np. wypowiadanie umów.

W trakcie pandemii, na mocy art. 98 ustawy z 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz.U. poz. 695 ze zm.) nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe, których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów. W okresie epidemii przesyłka dwukrotnie awizowana nie była uznawana za dostarczoną.

Pracodawcy, którzy w czasie pandemii nie mieli możliwości skutecznego powiadomienia pracownika, np. o złożeniu woli o rozwiązaniu przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia, mogą tego dokonać w aktualnie obowiązującym od 1 lipca 2023 r. stanie prawnym.

Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę – czy wymaga zmian w treści umowy o pracę?

Czy można zwolnić pracownika e-mailem?

Pracodawca ma jeszcze jedną możliwość skutecznego dostarczenia pracownikowi pisma wypowiadającego lub rozwiązującego stosunek pracy.

Oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę może zostać doręczone pracownikowi za pośrednictwem poczty elektronicznej (najlepiej na służbowy adres e-mail pracownika z potwierdzeniem doręczenia) tylko wówczas, gdy pracodawca posiada kwalifikowany podpis elektroniczny.

Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Jednak do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej konieczne jest opatrzenie wiadomości e-mail kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tym samym, zwykła wiadomość e-mail czy SMS informujący pracownika o wypowiedzeniu umowy o pracę nie spełnia tego wymogu.