Zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę – czy wymaga zmian w treści umowy o pracę?

Case study firmy

Pracodawca określił w treści umowy o pracę – wysokość wynagrodzenia pracowników poprzez wskazanie konkretnej kwoty wynagrodzenia brutto. Pracownicy wynagradzani są tzw. stawką stałego, minimalnego wynagrodzenia za pracę. 

Wysokość minimalnego wynagrodzenia zmienia się na początku 2026 roku. Pracodawca zastanawia się jaka jest poprawna procedura zmiany treści umowy o pracę?

• Czy konieczne jest wręczenie aneksu do umowy, a może porozumienia zmieniającego?
• Czy w związku ze zmianą, należy wręczyć pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia?

Wynagrodzenie jako stały element umowy o pracę

Zgodnie z art. 29 § 1 Kodeksu pracy, umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy
• miejsce wykonywania pracy
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia
• wymiar czasu pracy
• termin rozpoczęcia pracy. 

Skoro wysokość wynagrodzenia, jako stały element treści, została określona w umowie o pracę poprzez wskazanie konkretnej kwoty wynagrodzenia, aby ją zmienić niezbędne jest wprowadzenie w umowie zmian.

Aby dokonać zmiany w treści umowy o pracę konieczne jest zastosowanie jednego z dwóch trybów:

• porozumienia zmieniającego, jeśli pracownik wyraża zgodę na zmianę lub 
• w drodze wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy, jeśli pracownik nie wyraża zgody na proponowaną zmianę.

Aneks do umowy tylko, jeśli zmiana jest neutralna

W przepisach prawa pracy nie funkcjonuje pojęcie aneksu do umowy. Pracodawcy nierzadko jednak postanawiają o wprowadzeniu takiego dokumentu do obiegu. W praktyce, aneks do umowy stosowany jest najczęściej w przypadku przekazania informacji neutralnej lub oczywistej dla pracownika. Niektórzy pracodawcy decydują się na zastosowanie aneksu do umowy w związku z koniecznością zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w treści umowy o pracę.

Obowiązek informacyjny – wynagrodzenie ulega zmianie!

Zdarza się tak, że w treści umowy o pracę wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty, a jedynie poprzez zastosowanie zapisu o tym, że pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania dokumentu aktualizującego treść umowy o pracę. W takim przypadku konieczne jest jednak poinformowanie pracownika, że jego wynagrodzenie ulega zmianie w związku ze wzrostem kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, a pracownik: od 1 stycznia będzie wynagradzany w kwocie 4806 zł brutto miesięcznie (przy pełnym etacie).

W treści informacji o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu pracy) należy wskazać inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe. W związku ze zmianą wysokości wynagrodzenia za pracę nie ma konieczności aktualizacji „informacji o warunkach zatrudnienia”.

Rekomendacje Pasjonatów Kadr, Płac i HR na Facebooku

W związku ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę pracownikowi, który w umowie o pracę ma określoną stawkę wynagrodzenia kwotowo, pracodawca musi wręczyć aneksy do umów o pracę lub porozumienia zmieniające (oba pojęcia są tożsame, są zgodną wolą obu stron, które zawarły umowę). Natomiast w sytuacji kiedy wynagrodzenie nie zostało określone poprzez podanie konkretnej kwoty wraz ze wskazaniem składników wynagrodzenia za prace, a w umowie o pracę sporządzono zapis, iż pracownik otrzymuje minimalne wynagrodzenie zgodne z obowiązującą w danym roku stawką wynikającą z ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, wówczas pracodawca nie ma obowiązku sporządzania takiego aneksu lub porozumienia zmieniającego do umowy o pracę. Nie mniej jednak odnosząc się do art. 29 § 4 KP zmiana warunków pracy wymaga formy pisemnej, zatem pracodawca zmieniając kwotę wynagrodzenia powinien to dokonać w formie pisemnej, tak jak zawierając samą umowę o pracę, a pracownik powinien wiedzieć konkretnie i jasno jaką kwotę i na jakich warunkach otrzyma za wykonaną pracę zgodnie z art. 80 KP Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 3.11.1976 r., I PR 165/76 również o tym mówi: „Wynagrodzenie – jako istotny element każdej umowy o pracę – winno być określone w sposób dokładny i nie pozostawiający wątpliwości co do umówionych przez strony zasad jego zapłaty”. Dobrą praktyką było stworzenie aneksu dla osób zatrudnionych w poprzednim roku lub poprzednich latach, który zawierał obie kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę od stycznia i lipca 2024, jeżeli wynagrodzenie w umowie o pracę zostało określone kwotowo i stanowiło kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jeżeli chodzi o informację dodatkową o warunkach zatrudnienia nie należy jej wręczać ponownie przy aneksie do umowy o pracę określającym wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, chyba że zmienią się konkretne warunki zatrudnienia określone w art. 29 § 3 KP.

Anna Tusińska, Kierownik ds. kadr i płac