Informacja o warunkach zatrudnienia na podstawie Art. 29 § 3 Kodeksu Pracy i konieczność jej aktualizacji

Co powinna zawierać kompletna informacja?

Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu Pracy pracodawca w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę informuje pracownika na piśmie o:

• obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
• przysługującym wymiarze urlopu wypoczynkowego,
• długości okresu wypowiedzenia,
• układzie zbiorowym, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalania regulaminu pracy (tzn. pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników) informuję pracownika na piśmie w ciągu 7 dni również o:

• porze nocnej obowiązującej u danego pracodawcy,
• miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia,
• sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
• sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia, o których mowa powyżej, może nastąpić również przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

A co jeśli warunki ulegają zmianie?

Pracodawca informuje pracownika na piśmie również o zmianie jego warunków zatrudnienia, objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu – nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Poinformowanie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia, może nastąpić ponownie jak w pierwszym przypadku przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

W praktyce jednak ponowne poinformowanie pracownika o zmianie warunków zatrudnienia bywa trudne i kłopotliwe, jak bowiem technicznie dopilnować, by terminowo wystawić nowy dokument  kiedy pracownikowi zmienia się okres wypowiedzenia przy umowie na czas  określony lub nieokreślony, czy wymiar urlopu z upływem 10 lat pracy.

Od czasu obowiązywania przepisu, czyli od 23 czerwca 2006 r.  kadrowcy głowili się jak ułatwić sobie pracę, jak udzielić pracownikowi informacji spójnej i na tyle bezpiecznej, by nie było konieczności produkowania kolejnej „papirologii”.

Po prawie siedmiu latach doczekaliśmy się oficjalnego stanowiska MPiPS w tej sprawie. Skutecznym rozwiązaniem, jest już bez wątpienia stosowane przez wielu praktyków rozwiązanie polegające na wcześniejszym informowaniu pracownika w pierwotnym dokumencie, o dniu w którym nastąpi automatyczna zmiana  warunków zatrudnienia (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia). W takim przypadku ponowne informowanie pracownika w momencie, gdy zapowiedziana zmiana dokona się zdaniem MP i PS jest zbyteczne.

Poniżej przedstawiam szczegółową treść stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 22 lutego 2013 r.

„(…) Odnosząc się więc do samej formy poinformowania pracownika o warunkach jego zatrudnienia, powołany wyżej przepis wskazuje jedynie, iż może to się odbyć w dwojaki sposób, a mianowicie w postaci szczegółowego opisania sytuacji pracownika w powołanym wyżej zakresie, bądź też odesłania do odpowiednich przepisów prawa pracy, które taką sytuację normują. Natomiast regulacja ta nie precyzuje, jaką formułę informacji należy przyjąć w pierwszym z wymienionych przypadków.

W związku z powyższym można uznać, iż jeżeli pracodawca poinformował pracownika w pierwszej informacji dotyczącej warunków jego zatrudnienia (sporządzonej nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę) także o dniu, w którym nastąpi zmiana tych  warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia), to powtórne zawiadomienie o tym pracownika w momencie, w którym faktycznie ona nastąpi, jest zbyteczne.

Przekazanie takiej informacji, zgodnie z brzmieniem art. 29 § 32 Kodeksu pracy będzie natomiast konieczne w sytuacji, w której pracodawca poinformował pracownika, po zawarciu z nim umowy o pracę, jedynie o jego bieżących warunkach zatrudnienia, jak również w przypadku wystąpienia okoliczności mających wpływ na zmianę warunków zatrudnienia pracownika, których nie można było przewidzieć w momencie nawiązania stosunku pracy (…)”.

Innego zdania jest jednak Główny Inspektorat Pracy, który uznał (w stanowisku z 10 maja 2013 r., sygn. GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP), że nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu. Zdaniem GIP aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika.

Poniżej przedstawiam szczegółową treść Pisma Głównego Inspektoratu Pracy z 10 maja 2013 r. w sprawie aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia (GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP).

“W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy obowiązek wskazany w przepisie art. 29 § 3² i 3³ Kodeksu pracy, powinien być realizowany w chwili zaistnienia zmian w warunkach zatrudnienia. Sformułowanie „(…) niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian” jednoznacznie wskazuje, że chodzi o informację o zaistniałej zmianie, a nie zmianie, która ma dopiero nastąpić.

Celem wskazanego przepisu jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. Przyjęcie założenia, że pracownik miałby pamiętać o pouczeniu sprzed kilku lat, kłóciłoby się zarówno z wykładnią gramatyczną, jak i celowościową, przytoczonego przepisu.

W związku z tym Główny Inspektorat Pracy stoi na stanowisku, że nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika (w szczególności dotyczy to upływu okresu 6 miesięcy i 3 lat zatrudnienia u danego pracodawcy, w odniesieniu do okresu wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony oraz upływu 10 lat zatrudnienia – w odniesieniu do wymiaru urlopu wypoczynkowego).”

Rozbieżności w stanowiskach urzędowych MPiPS oraz GIP nie ułatwiają „kadrowcom” znalezienia właściwego rozwiązania. Jednak warto zwrócić uwagę, że ewentualne błędy w zakresie aktualizacji informacji nie stanowią wykroczenia, a tym samym nie grozi za nie grzywna. A zatem działaniem zalecanym jest wybór praktyki dogodniejszej dla danego pracodawcy.