Świadectwo pracy zgodne z RODO

Termin wydania świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy.

Jednak pracodawca nie musi wydawać pracownikowi świadectwa, gdy zamierza nawiązać z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Jeżeli wydanie pracownikowi świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy nie jest możliwe, pracodawca dostarcza je pracownikowi w terminie 7 dni od ustania stosunku pracy za pośrednictwem poczty lub w inny sposób.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r. poz. 1041) albo doręcza je w inny sposób. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 1 Kodeks pracy).

Regułą jest fakt, że w dniu ustania stosunku pracy z pracownikiem, pracodawca musi mieć przygotowany już dokument i być gotowy do jego wydania pracownikowi.

Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Zmiany w Kodeksie Pracy od 1 stycznia 2019 r.

Zmiany w Kodeksie Pracy obowiązujące od 1 stycznia 2019 roku nakazują pracodawcy wraz z wydaniem świadectwa pracy przekazać pracownikowi w postaci papierowej, bądź elektronicznej informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym okresie.

Nowy obowiązek informacyjny dotyczy tylko tych stosunków pracy, które zostały nawiązane w 2019 r. i które następnie zostały lub zostaną rozwiązane.

Treść świadectwa pracy

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (Art.97 § 2 Kodeks pracy).

W świadectwie pracy musi znajdować się data jego wystawienia,  imię i nazwisko pracownika, a także datę jego urodzenia (bez miejsca urodzenia). Niezbędne jest również wpisanie wymiaru etatu w poszczególnych okresach zatrudnienia, nawet jeśli historia zatrudnienia pracownika jest długa, w świadectwie pracy należy wyszczególnić każdy okres pracy w innym wymiarze etatu.

RODO ograniczyło zakres danych osobowych pracownika, które pracodawca może gromadzić. Przeczytasz o tym w artykule poniżej.

Aktualnie w świadectwie pracy nie wskazujemy już imion i nazwisk rodziców. RODO ogranicza zakres pozyskiwanych i przetwarzanych danych osobowych do niezbędnego minimum. Zgodnie z powyższym, imiona rodziców pracownika nie są danymi niezbędnymi ani do nawiązania stosunku pracy ani do ustalenia uprawnień pracowniczych u kolejnego pracodawcy. Zmiana jest konsekwencją wejścia w życie ustawy wdrażającego RODO, co nastąpiło 4 maja 2019 r. 

Zmianie uległ również opis sposobu wypełnienia ust. 6 pkt 11 wzoru świadectwa pracy, w którym należy wskazać okresy wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze. W wyniku tej zmiany, sformułowanie „na stanowiskach ustalonych zgodnie z § 1 ust. 2 tego rozporządzenia” zostało zastąpione określeniem „oraz stanowiska, na których te prace były wykonywane, przy uwzględnieniu treści § 1 ust. 2 – 4 tego rozporządzenia”. Czyli wykaz prac świadczonych w szczególnych warunkach nie musi być identyczny z ustalanymi przez właściwych ministrów, kierowników urzędów centralnych oraz centralne związki spółdzielcze (na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, Dz.U. poz. 43 ze zm.).

W związku ze zmianami w prawie pracy Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało wzór świadectwa pracy, możesz go sprawdzić poniżej.

Pamiętaj: Umieszczanie informacji o przyczynach zwolnienia z pracy, w tym również informacji o naruszeniach obowiązków pracowniczych w świadectwie pracy jest niedopuszczalne.

Sprostowanie świadectwa pracy

Gdy pracownik stwierdzi, że wskazane w świadectwie pracy dane nie są zgodne z prawdą, może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie.

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania powyższego dokumentu wnosi się do sądu pracy (Art. 97 § 2¹ Kodeks pracy).

Od 7 września 2019 r. pracodawca nie ma obowiązku wskazywania w pouczeniu właściwego sądu pracy, do którego pracownik może złożyć powództwo o sprostowanie świadectwa pracy.