Utrwalanie nieprawidłowości dotyczących pracy za pomocą zdjęć lub nagrań video 

Pracownik służby BHP zwrócił się do pracodawcy z pomysłem, aby dokumentować nieprawidłowości w zakresie BHP w zakładzie pracy za pomocą zdjęć lub nagrań video. Pracodawca zastanawia się czy pracownicy powinni wyrazić zgodę na wykonywanie zdjęć bądź nagrań podczas ich pracy oraz czy ma prawo przetwarzać dane w postaci wizerunku pracowników.

Brak podstawy prawnej na wykorzystywanie wizerunku pracownika powoduje, że pracodawca, który chciałby wykorzystywać wizerunek pracowników powinien to robić jedynie za zgodą pracownika.

Zasadność dokumentowania naruszeń BHP

Łamanie zasad BHP przez pracowników wydaje się wystarczającym powodem, aby dokumentować takie zdarzenia. Zdjęcie czy też nagranie może stanowić np. załącznik do protokołu wypadkowego, jeżeli naruszenie przepisów BHP związane było także z zaistnieniem wypadku przy pracy, lub dowód w postępowaniu dotyczącym nałożenia na pracownika kary porządkowej, czy rozwiązania umowy o pracę.

Obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa

Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, egzekwowania przestrzegania przez pracowników przepisów BHP, a także do ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy.

Monitoring jako narzędzie zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy

W związku z powyższym, przetwarzanie danych pracowników obejmujących także ich wizerunek, uzasadniać można realizowaniem przez pracodawcę obowiązków w zakresie BHP albo uzasadnionym interesem pracodawcy polegającym na zapewnieniu bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy, czy też możliwością dochodzenia/obrony roszczeń w ewentualnych postępowaniach.

Ponadto zgodnie z art. 22(2) Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Należy pamiętać o obowiązkach informacyjnych wobec pracowników. Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Zgodnie z przepisami dotyczącymi monitorowania pracowników, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

Konsekwencje nieprzestrzegania przez pracownika przepisów BHP

Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

• karę upomnienia;
• karę nagany.

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

FAQ, czyli dokumentowanie naruszeń BHP w pytaniach i odpowiedziach:

1. Czy pracodawca może robić zdjęcia lub nagrania pracowników bez ich zgody?
   Brak podstawy prawnej uniemożliwia takie działania bez zgody pracownika.
2. Czy zdjęcie naruszenia BHP może być dowodem w postępowaniu dyscyplinarnym?
   Tak, może stanowić dowód, np. w postępowaniu dotyczącym nałożenia kary porządkowej.
3. Jaki obowiązek ma pracodawca w zakresie BHP?
   Pracodawca musi zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz egzekwować przestrzeganie przepisów BHP w zespole pracowników.
4. Czy monitoring zakładu pracy jest dozwolony?
   Tak, jeśli jest niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia. Pracodawca musi jednak poinformować pracowników o monitoringu z wyprzedzeniem.
5. Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu?
   Nagrania można przechowywać przez okres do 3 miesięcy od dnia ich wykonania.

Dołącz do Akademii Inspektora Ochrony Danych i zdobądź dodatkowy zawód potwierdzony certyfikatem MEiN z kodem zawodu Inspektor Ochrony Danych – kod zawodu 242212